企业电子文档管理办法

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1、电子文档管理办法1总则1.1为了规范公司电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的公司电子档案管理体系，保障公司电子文件和电子档案的安全保管与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《屮华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》及行标CJJ/T117-2007《建设电子文件与电子档案管理规范》等有关法规，特制定本办法。1.2本办法适用于全公司范围内的电子文档管理。1.3公司电子文档管理除执行本办法外，尚应执行国家现行有关标准的规定。2术语2.1电子文件：是指在数字设备及环境屮生成，以

2、数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。2.2施工工程电子文件：在工程施工过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。施工工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。2.3归档电子文件：是指在各项活动屮产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。2.4电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理

3、权限內档案部门移交的过程。2.5电子文件的物理归档：指把电子文件集屮下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。2.6电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。2.7电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。2.8电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。2.9背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上卜*文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。2.10元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的

4、格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。2.11定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存吋，每一稿应以不同标识加以区别。2.12正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，艽标识应以正式文件文号注明。2.13文本文件：用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集吋应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文

5、件以XML、RTF、TXT、NSF为通用格式。2.14图像文件：用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。2.15图形文件：采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档吋应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。2.16影像文件：用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设

6、备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。2.17声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。2.18超媒体链接文件：用计算机超媒体链接技术制作的文件。2.19数据库文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。2.20计算机程序：计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。3电子文件管理体制和职责3.1电子文件归档管理归公司档案

7、室负责，解决实际问题，为电子档案的保管、查验、复制等提供支持。3.2电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办部门负责，将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。3.3建立由网络管理和技术人员负责审核的电子文件的有效性管理制度。3.4根据电子文件的类型和特点注明文件格式、吋间、软硬件环境、格式等相关的数据及参数。保证归档电子文件的质量。归档电子文件冋时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内