电子文档管理办法.docx

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1、.电子文档管理办法1目的对公司以电子文档形式保存的记录予以控制。2适用范围适用于所有公司以电子文档形式保存的记录。3职责3.1综合部：负责对超过一年的电子文档进行归档管理。3.3各职能部门：负责收集、整理、保管本部门的电子文档类记录。4工作程序4.1电子文档类记录的编号按《文件控制程序》执行。4.2电子文档类记录的贮存和防护4.2.1综合部编制《电子文档类记录清单》，将公司所有与质量管理体系运行有关的电子文档类记录汇总，包括名称、编号、保存期、保存部门等内容。4.2.2各部门资料员必须把所管电子文

2、档类记录分类、整理，编制本部门的《电子文档类记录清单》，作为部门工作手册的附录，并按《电子文档类记录清单》上规定的期限保存。4.2.3电子文档类记录的存贮环境要适宜，应防磁化、防病毒、防潮、防火、防盗、防尘、防损坏、防丢失等，积极配合网络管理部门对计算机进行系统维护和保养。4.2.4所有部门必须定期对所使用的计算机进行查毒、杀毒；定期更换计算机密码或用户密码，并做好相应的保密工作。4.2.5综合部于每年12月检查一次各部门记录的使用和管理情况。4.3记录借阅、复制4.3.1各部门保管的电子文档类记

3、录应便于检索，需借阅、复制者执行《文件控制程序》4.5.5条。4.3.2电子文档类记录为内部文件，外单位查阅前需报管理者代表批准后方可查阅。合同要求时，在商定期内对商定范围的记录可提供给1/2.顾客查阅。4.4电子文档类记录的处理电子文档类记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由各部门资料员填写《文件销毁申请单》交综合部审核，报管理者代表批准，由综合部执行销毁。2/2