浅谈电子文件的全过程管理

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1、浅谈电子文件的全过程管理【摘要】本文结合工作实际，在认真贯彻落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，推进档案数字化建设工作之际，较好地发挥档案为中心工作和现实斗争服务的作用，浅谈电子文件全过程管理的理论基础、实践应用及发展趋势。【关键词】电子文件；全过程管理；文件连续体模式在现代社会，随着工作环境与工作要求的提高，数字化、电子化产物大量产生。以电子文件作为管理对象，保存人类活动记忆的电子文件管理工作已逐步形成并得到社会广泛重视。电子文件管理是传统文件、档案管理的新时代延展，但由于电子文件本身的特点，需研究并建立一套适合电子文件管

2、理要求的原则、方法、技术、标准和理论，对电子文件管理实践发展和理论建设有着重要意义。一、理论基础（一）数字（式、化）文件与电子文件。数字化是信息处理的一场革命，是指使用0和1两位数字编码来表达和传输一切信息的一种综合性技术，在同一浅谈电子文件的全过程管理【摘要】本文结合工作实际，在认真贯彻落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，推进档案数字化建设工作之际，较好地发挥档案为中心工作和现实斗争服务的作用，浅谈电子文件全过程管理的理论基础、实践应用及发展趋势。【关键词】电子文件；全过程管理；文件连续体模式在现代社会，随着工作环境与工作

3、要求的提高，数字化、电子化产物大量产生。以电子文件作为管理对象，保存人类活动记忆的电子文件管理工作已逐步形成并得到社会广泛重视。电子文件管理是传统文件、档案管理的新时代延展，但由于电子文件本身的特点，需研究并建立一套适合电子文件管理要求的原则、方法、技术、标准和理论，对电子文件管理实践发展和理论建设有着重要意义。一、理论基础（一）数字（式、化）文件与电子文件。数字化是信息处理的一场革命，是指使用0和1两位数字编码来表达和传输一切信息的一种综合性技术，在同一种综合业务中进行传输，再通过接受器使其复原，可以无限地复原，而质量不会受到任何损害。数字（式、

4、化）文件即由电子计算机或各种数码设备生成的，其信息以二进数字代码记录和表示，因此也被称为电子文件。值得注意的是，经过计算机或数码设备直接形成的数字信息，符合文件要求的称电子文件毋庸置疑。加拿大电子文件研究专家露西安娜?杜兰蒂认为，电子文件是指正常的业务活动中，以数字形式利用、保留或存储的文件，而不论其是否以数字形式制作或接收。因此经数字化转换而来的原文件的数字化副本，同样具有电子文件的特征和功能。美国教授DavidM?Levy在对电子文件与纸质文件比较时发现，电子文件与传统纸质文件在稳定性、持续性、物理性、交互性、可变性方面都有着质的区别。电子文件

5、管理是指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象，运用一定的技术方法对其加以组织和控制，形成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性并向社会提供利用服务。（二）全过程管理。全过程管理是指根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程管理与监控，以确保电子文件的完整性、真实性、可靠性、安全性和可读性。我国《电子文件归档与管理规范》总则规定：“应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。”1994年至1997年，加拿大

6、不列颠哥伦比亚大学和美国国防部在关于电子文件真实性的联合研究项目中提出了电子文件全过程管理的框架模式，认为应由以下措施构成电子文件的管理链条：根据预先确定的标准格式和模版编辑文件；根据文件的类型和用途，使用预先确定的方法认证文件；根据个人的资格及其权限，确定其接触电子文件的权力；在系统中嵌入“工作流程”，只向有关人员呈现有关文件；使用磁卡、密码或指纹识别等方式限制对某些技术的接触；在系统内设计审计跟踪功能，记录对系统的任何接触及其结果（如文件被修改、删减和增添等）。电子文件的全过程管理从根本上说是文档一体化在电子文件管理中的实现模式，只不过其理论基

7、础发生了变化，即从文档一体化的理论基础——文件生命周期理论，转变到了电子文件全过程管理的理论基础文件连续体模式(theRecordsContinuumModel)理论。文件生命周期理论和文件连续体理论作为社会科学性质的档案学理论，它们是不同社会历史时期档案实践的产物，其形成受到当时的经济、科学、技术、文件等诸因素的直接影响，反映当时档案工作与发展对理论的要求。它们之间具有基础与应用、宏观与微观、指导与被指导等辩证关系。电子文件的全过程管理与传统文件、档案管理一体化管理是一脉相承的，但在具体的管理与控制方法、手段，与传统相比，电子文件管理显然有了新的

8、发展。二、实践应用电子文件管理也涉及到传统文件、档案管理的主要环节，主要内容包括鉴定、积累与归档、整理、著录、检索、保护、