success_浅谈电子文件管理

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1、浅谈电子文件管理管永翔1管永伟2（1江西省公路管理局物资储运总站南昌330013）（2江西省公路工程监理公司南昌330002）摘　要：电子文件是在办公自动化过程中生成的，电子文件与传统文件在载体、使用和保存方式不同，在电子文件管理过程中面临新问题，本文提出了切实可行的管理办法。关键词：信息工程；电子文件；管理3120前言电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件在使用计算机办公的过程中产生，或将纸张、图片、图像、声音等各种资料进行数字化处理（如扫描、数码摄入等）而产生的有

2、价值的信息，如办公类电子文件、资料扫描件、E-MAIL、WEB页面、CAD/CAM文件、MPEG文件、MP3文件等。随着科技进步，党政机关和各行各业都在积极创造条件，采用计算机提高效率，加速现代化进程，随之产生大量电子文件。电子文件操作方便、传递快捷、存储空间小，具有传统文件无可比拟的优势，成为改革、发展和增效的宝贵资源，同时也提出了新问题：应如何对电子文件进行科学有效的管理，以更好地提供服务。1电子文件管理存在的问题电子文件管理的理念在1998年前后传入我国，但没有象西方发达国家那样在全社会范围内得到推广，造成这种状况的原因之一是对电子文件管理的重要性认识不足，仍按习

3、惯停留在纸质文件管理上，据了解，在电子文件管理方面有以下问题：1.1对电子文件的认识有的未充分认识电子文件的意义、功用和重要性，未对电子文件进行整理、鉴定和归档；有的未采取安全防范措施，电子文件易被非法访问、非法改动和损害；有的电子文件处于自生自灭状态；有的只用计算机起草和打印文件，打印出纸质文件后，作为草稿性的电子文件很多未被保存，或因存储载体用于存储其它信息而被删除；有的对电子文件不分价值，全部保存下来；收稿日期：2005-03-28有的仅保存在硬盘里，日积月累，电子文件数量庞大，有的数量多达上千MB，增加了管理和使用的时间和精力，因此需对电子文件进行收集、整理和归

4、档。1.2传统文件的保存纸质文件只要避开天灾人祸，遵守保管要求，就能长期保存。电子文件则不然，电子文件依赖于软硬件设备，当设备将信息记录于存储载体后，就离不开设备，只能上机读取，不能直接读取。电子文件易被更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等，这些因素影响了电子文件的有效使用和长期保存。1.3计算机更新换代对电子文件保存的影响。随着科技进步，计算机系统更新换代后，不少以前的老版本电子文件无法在新的软硬件环境下直接使用，给电子文件的长期有效使用增加了难度。例如：在软件方面，WindowsME、Windows2000、WindowsXP、Windows2003计算机操

5、作系统平台中，如要使用DOS操作系统下形成的电子文件，有的须迁移到上述平台，或在上述平台中仿真DOS环境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位计算机平台中也存在上述问题。1.4办公自动化与电子档案的关系。办公自动化系统与电子档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难。采用计算机及网络的单位，使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而单位档案室的档案管理系统，是由档案行政管理部门推广的、符合档案管理标准和规范的软件。二者的设计单位不同，在各自的软件环境下采用的电子文件格式不同，因此有些电子文件须先转为规定格式后归档，有些无法转换，增加了电子文件归档的难

6、度。2电子文件的科学有效管理要把电子文件管理好、开发利用好，记录生产工作活动，为更好地提供服务做好准备。那么，如何对电子文件进行科学有效的管理呢?3122.1电子文件管理的要点电子文件易被修改和删除，同纸质文件相比更容易失真或丢失，不能照搬纸质文件管理的方法，要充分了解电子文件的特性，找出特殊之处。电子文件管理靠技术条件实现，电子文件的保管期限不仅取决于其内容，还取决于载体寿命、计算机软硬件的生存周期和电子文件与计算机软硬件平台的一致性。要统一电子文件的软硬件设施，对电子文件的形成、收集、归档进行全过程管理，并使管理标准化、规范化、制度化。规定电子文件归档的技术环境、相

7、关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求。确保电子文件的真实性（其内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致）、完整性（内容、结构、背景信息和表明属性的数据，包括格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据无缺损）、有效性（可理解、可被利用，信息可识别、存储系统可靠、载体完好和兼容）。还要做好安全防护。2.2电子文件管理的技术细节电子文件的归档范围可参考纸质文件的相关规范，文字型电子文件的通用格式为XML、RTF、TXT；扫描型电子文件的通用格式为JPEG、TIFF；视频和多媒体电子文件的通