浅谈电子文件管理的特点

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1、浅谈电子文件管理的特点大庆高新汽车工业园有限公司摘要：随着信息化时代的到来，电子文件逐渐取代纸质文件，是档案文件中主要的组成部分。此时档案管理工作不仅仅需要对纸质文件进行管理，还需要对电子文件进行全面的管理。但是我们需要清楚的知道，对电子文件的管理与纸质文件有明显的区别。木文就电子文件管理的特点进行分析，以供参考。关键词：电子文件；纸质文件；档案管理；特点随着信息技术与网络技术的普及与应用，办公自动化水平也在不断提高，逐渐取向无纸化。与纸质文件相比，电子文件的应用及其方便，在实际工作中可以充分发挥其利用价值，提高工作效率，电子文件档案管理必然会成为未来档案的主流。因

2、此我们必须要掌握电子文件的特点，了解其与纸质文件的区别，明确电子文件的管理特点，只有这样，才能够更深入的管理电子文件，促进档案管理事业的进一步发展。一、电子文件的特点所谓电子文件也就是在现代化技术发展的基础上而形成的一种以磁盘、计算机等为载体的资料。其中主要有电子书、电子信件、电子报表等。它具有特殊性特点，要想有效的保证电子文件，就需要明确电子文件的特点。电子文件具有以下几个方面的特点。1、电子文件的直观阅读性不高纸质文件的直观阅读性很高，而电子文件则不同，在阅读电子文件的过程中，我们必须要依靠现代化办公设备，例如计算机等。2、电子文件处理需依靠现代化设备与纸质文件

3、不同的是，电子文件在传递以及处理的过程中都需要依靠计算机等各种先进的现代化设备进行，当没有这些设备，那么电子文件也就无法传递、处理，甚至阅读。3、电子文件不受时间与空间的限制在实际工作中，我们不仅可以充分利用电子文件，还可以实现资源共享，并II在其共享过程中并不会受到时间以及空间的限制，方便了人们的生活与工作。4、电子文件的保存要求高纸质文件在保存过程中，管理人员一般会将其置放于干燥的地方，但是在对电子文件进行保存的过程中，不仅要求其外界环境的温湿度达到要求，还应该避免将其放置在磁场，对保存场地的防磁性要求非常高。5、电子文件具有不稳定性在对电子文件存放的过程中，其

4、不稳定性会越来越高，只冇在利用计算机设备对其进行利用、传递以及阅读的过程中才具有较高的稳定性特点。6、电子文件的兼容性好目前，我国技术水平正在不断提高，计算机系统的更新速度非常快，这就要求电子文件具有较好的兼容性，并且能够根据不同的版本转换数据结构。7、电子文件具有可变性特点在对纸质文件进行管理的过程中具有真实性与可靠性特点，而与之相反的，电子文件在保存与管理过程中具有可变性，随时有可能被丢失或者修改，苏真实性与可靠性根本不能够保证，只有在实际工作中通过文件的备份才能够避免文件修改、丢失等各种危险。二、电子文件与纸质文件的不同点1、归档时间不同档案管理工作者在对纸质

5、文件进行归档的过程中，通常是在次年上半年进行归档，其周期为一年;而对电子文件进行归档的过程中，一旦文件办理结束，管理人员就需要对其进行归档，其周期无规律可循。办理后的电子文件会通过计算机或者网络技术直接专递到档案部门，由档案部门对其进行归档，便于后期文件的使用与查找。2、归档方式不同长期以来，管理者在档案管理过程中大多会采用纸质材料将信息归档己经成为我国档案管理与整理的一项制度，当文件形成之后，相关工作人员会对其进行整理之后交给档案部门进行归档。而电子文件则是采用的现代化先进技术，例如电子编码技术，在其编订与修改过程中不留任何痕迹，即使保存之后我们冋样可以对其不留痕

6、迹的修改文件。因此，在对电子文件管理过程中管理人员应该随吋进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护.保证文件在传输、处理过程中不会再出错误，确保电子文件的原始性、真实性和准确性。3、管理方式方法不同。电子文件随吋归档。一方面避免文件漏归，保证归档率和完整率，结合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免文件的流失和病毒的破坏。电子文件归档必须以磁盘或光盘形式移交。依据电子文件的特殊性.电子文件的分类编0等管理方式与纸质文件是不同.可以达到一级管理.档案部门在接受电子文件的同吋.必须给每份文件编制文件号。根据上、下行文之间的关系.并给出相应的分类号和档案号。在归档的同

7、吋，进行主题词标引、著录。技术条件允许吋可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。三、建立电子文件应采取的方法1、电子文件的收集电子文件的特殊性决定了电子文件的收集不同于纸质文件。其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质文件。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但如果对正式的纸质文件冇进行全文信息自动化检索要求吋，或者从保留文件蘑要过程的信息考虑，则应及吋收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，也应及时收集.并与其相应的纸质文件之间建立标识关系.尤其是对无纸化生成的电子文件，应当有严格的措施。2、做好归档电子文件的技术处