我国电子文件管理国家战略的特点

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1、我国电子文件管理国家战略的特点我国电子文件管理国家战略的特点我国电子文件管理国家战略的特点    电子文件管理国家战略，就是从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排，体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路。无论它是以什么样的形式表现出来，是出台国家政策，制定国家或行业标准，还是启动档案馆的电子文件管理系统建设，只要是体现国家意志的，带有全局性的关于电子文件管理的国家行为，都可以视为电子文件管理国家战略措施。    如果仅从字面上看，一些国家并没有使用“国家战略”这种说法，但从内涵考察，却已经形成了事实上的“电子文

2、件管理国家战略”。20世纪90年代中后期以来，鉴于分散管理产生的问题，很多国家和地区以动议、战略动议、政策框架、管理系统等形式强化了国家层面的统筹规划、政策引导、标准规范和技术攻关，逐步形成以国家档案馆为龙头的电子文件管理体制和规范体系，并相继推出了一些体现国家意志和利益的重大举措，如美国的ERA，欧盟的数字欧洲动议，澳大利亚、新西兰的数字化保管动议，英国国家档案馆、美国国防部对电子文件管理系统功能的认证与评估流程等。这些实质上都属于国家战略举措。    深入考察可以发现，每个国家推动电子文件管理的路径和方法是不尽相同的，然而却可以获得异曲同工、殊途同归的效果。事实上，世界永远充满

3、差异，从政治、经济、文化、社会发展战略，到纸质文件时代的文件、档案管理体制、管理方法，各国从来都有不同的选择，而不是同一模式。无论任何领域，“借鉴”并不是简单地“拿来”拼凑，不加区分的照抄照搬往往会发生“水土不服”，而只有适应本国国情的发展战略最终才能引导事业顺利发展。    因此，当我们意识到电子文件管理需要国家战略之后，重要的事情就是要搞清楚中国需要什么样的国家战略，和其他国家相比应有哪些特色。把这个问题想明白了，制定和实施电子文件管理的国家战略才有清楚的思路。    笔者和课题组同仁一道在对国内外情况进行深入调查的基础上，经过反复比较和分析，提出在当前阶段，中国的电子文件宏观

4、管理应该走一条“统揽全国，政策引导，融合发展，综合治理”的道路。    一、统揽全国    电子文件管理是文件管理的组成部分，需要根植于现有的文件、档案管理体制之中。中国有着覆盖全国、网状分布的档案管理体系和档案事业管理体系，这两个体系密切关联，都是由按行政区划构成的“块块”和按专业主管系统构成的“条条”交织而成的。与一些联邦制国家中央文件、档案行政管理部门的职责只限于联邦机构不同，中国国家档案事业的宏观管理对象是这个覆盖全国、条块结合的管理体系。长期的实践证明了这种管理体制对于中国档案事业的适应性和效能。    在这种体制背景下规划、设计、推动全国的电子文件管理，要求整体战略和相

5、关措施都有面向全国的统筹性和包容性，能覆盖中央与地方、不同地区和不同行业，对全国各级各类文件、档案管理机构具有普遍的适应性和约束力。由此而带来的三个难题是：一要兼顾中央和地方，以及各专业系统电子文件管理的特点和发展水平，而这其中存在大量的差异和特殊问题，很难整齐划一；二要顾及整个管理体系各个节点的布局和相互连通，而不仅仅是单一节点的建设，因此从一开始就要有共建共享的意识和措施；三是在各地区、各系统经济、文化、信息化发展不平衡的条件下，电子文件管理的推进过程也会遇到许多不平衡。    在一定意义上，解决这三个难题就是“统揽全国”的含义所在，是我国电子文件管理战略的重要特点。    二

6、、政策引导    在推动电子文件管理的各种手段中，我国应该把政策放在核心位置上，作为一种主动力机制，发挥定位、引导的关键作用。    政策是执政者为了实现一定的路线和任务而制定的行动准则，它是执政者意志的观念化、主体化、实践化反映。制定全国电子文件管理方面的政策，可以权威地表达国家的有关态度和立场，明确在一定历史时期内电子文件管理应该达到的目标、遵循的行动规则等。目前，有些国家制定了电子文件管理的总体政策框架，有些国家针对某些方面的需求制定了专门的政策，都发挥了良好的引导、规范、指导作用。    与一些国家立法引导、标准先行、技术驱动等特点相比，我国当前电子文件管理的现状也是采取政

7、策引导方针的重要原因。    相关法规的规范效力毋庸置疑，但是，目前我国还缺少丰富、普遍、优良的电子文件管理实践，相关立法的基础条件还不够成熟，而且立法程序比较复杂，周期比较长，对于亟待规范的电子文件管理活动有“远水”之感。    标准对于电子文件管理活动具有很好的规范效果，但是一来标准是对重复性事物和概念的规范，在实践不足，电子文件管理现象的重复性表现还不充分的阶段，对标准的科学性和成熟度不能有过高的期待，实践的不平衡也会使标准条款的“妥协性”增高；二来标准主要是解