我国电子文件管理的现状_问题与对策

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1、10电子政务6E-GOVERNMENT2010我国电子文件管理的现状、问题与对策*刘越男①②①数据工程与知识工程教育部重点实验室　北京　100872②中国人民大学信息资源管理学院　北京　100872摘要:电子文件已经成为当代中国信息化实践活动的基本凭证。面对电子文件管理的基本任务，我国已经在电子文件证据地位、电子公文交换、电子文件存档等方面推出了相关的政策法规标准。然而，由于存在文件概念专业性有余而共识性不足、推动方式以分散探索为主而顶层设计不足等问题，导致国家电子文件流失、失控严重，需要在战略规划上将电子文件管理纳入到

2、信息化建设整体之中，通过机制创新推动电子文件管理的进展，通过标准建设和市场引导促进电子文件规范化管理。关键词：电子文件；数字档案；电子文件管理；电子文件标准；电子政务；信息化文件作为主要的信息承载形式，其管理正日益融入统计数据确切地反映整个国家范围内电子文件的数量、形成、管理和利用文件信息的各项活动中。文件作为“业种类和分布情况。不过我们至少可以从现有的两类数据务凭证”、“信息资源”、“信息资产”的定位也揭示了其中看出其发展的趋势。管理工作对于政府管理和社会发展的重大意义。第一类数据是关于电子文件本身的统计1。根据国家电

3、子文件管理正逐步由以载体为中心的手工方式转档案局2006年的调查，中央机关电子文件数量高达1.5向以系统为中心的自动化方式。在此转型过程中，每个大亿余份，总量达75TB。2007年底，中国人民大学信息资力推进信息化进程的国家都在电子文件管理上面临难题，源管理学院课题组基于问卷的调查显示，2006年我国中这些难题有些是技术因素导致的，有些是业务和文件管理央机关及其直属企事业单位生成的电子文件数量比2005根基不牢导致的。相应的回应也从多个角度入手，各国电年增长了18.9%，其数量占文件总数的72.7%[1]。子文件管理问题

4、及其应对既有共通之处，也有特殊之处。第二类数据是关于信息系统覆盖率的。截至2009年本文将对我国电子文件管理的现状和问题予以梳理和揭6月，北京市政府建成了600余个信息系统，覆盖宏观决示，并基于中国国情和世界经验，提出发展对策。策、经济调控、市场监管、公共服务、城市管理等领域，对政府核心业务覆盖率达90%以上[2]。2007年我国1.5万一、现状个国有大中型企业中，80%-90%的企业建立了不同规（一）电子文件已经成为信息时代社会实践活动的基模的计算机辅助管理系统，如MIS、OA系统；几千家引本凭证，成为当代文化的主要载

5、体进MRP、ERP软件，约1/3取得了较好效果。我国大中型随着信息化建设的推进，电子文件大量产生并迅速企业信息技术应用基本普及，大部分已实现中级信息化，增加。由于缺少统一的统计口径和顺畅的渠道，很难有部分大中型企业集团已进入高级信息化阶段[3]。赛迪研究*基金项目：国家社科基金项目“我国地方政府数字档案集中管理策略与模式研究（项目编号：09BTQ031）”。1这些数据由于受访者对于电子文件理解的偏差，精准度难以保证。电子政务6E-GOVERNMENT201011院指出，2006—2007年，我国整个计算机市场的明星用文的

6、凭证作用予以明确，该规章指出：国务院办公厅统户已从大中型企业变为中小型企业，从金字工程的行业一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式转为公共服务部门，竞争的重点将由中心城市向地方转的公文的电子数据与相同内容的纸质公文具有同等法定移[4]。这说明我国信息化已经全面铺开，不仅电子文件的效力。数量激增，其应用范围也日益普遍。（三）国家各相关部门颁布了政策法规标准，促进和伴随着电子文件大量产生，其社会角色亦发生转变。保障了电子文件的交换、利用和存档在很多场合，电子文件无需或无法打印成纸张，因而是《GB/T9667.1～2

7、-2005基于XML的电子公文交换格相关社会实践活动的唯一凭证，是相关文化的唯一载体。式》、《GB/T20916-2007中文办公软件文档格式规范》等标且不说大型数据库、音频、视频、超媒体、三维设计图、准为不同单位间跨系统文件交换提供了统一的技术规范。博客、即时通信等没有纸质对应物的文件类型，即便是2004年中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《关一度需要双套打印、双轨运行的文本型文件也日益实现于加强信息资源开发利用工作的若干意见》（中办发2004无纸化。比如，根据笔者的调研，自2009年开始，北京[34]号），2007年

8、4月颁布、2008年5月1日施行的行政地税的15万纳税户实现了无纸化申报，使用数字签名直法规《中华人民共和国政府信息公开条例》，2008年4月接在网上提交纳税申报表，无需事后打印签字。国务院办公厅颁布的《关于施行〈中华人民共和国政府（二）颁布或更新了法律法规，已在法律上直接认可信息公开条例〉若干问题的意见》（国办发[