我国电子文件管理现状调查与思考

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1、我国电子文件管理现状调查与思考中国人民大学张宁在信息化进程中，社会信息资源愈来愈多地以电子化的形式存在。电子文件越来越广泛、深入地渗透和影响着人类社会生活的各个方面，其快速增长的庞大数量，以及对社会生活真切反映和普遍联系所造就的内在质量，使得电子文件成为现代社会信息资源的重要组成部分。自20世纪90年代起，电子文件管理逐步成为国际档案界关注和研究的热点。为了全面了解和把握我国电子文件管理的现状，提升我国电子文件管理水平，中国人民大学信息资源管理学院"电子文件管理机制研究"课题组采取实地调查和问卷调查相结合的方式，于2007年6月~12月间对我国153家中央直属机关、省级档案机构

2、、企事业单位的电子文件状况进行了点面结合的系统调查。近些年来，我国电子文件发展进入"井喷期"。国家档案局2006年进行的调查显示，已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统，产生各类电子文件近2亿件。此番最新调查结果表明，我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7%，其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在；有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50%以上(包括50%)。48%受访机构认为未来5年，50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在。在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中，有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电

3、子文件数量将成倍增加。由此不难预见，在不久的将来，电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。由于我国信息化建设起步较晚，关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究，并取得了一定的成果。但对比国外一些电子文件管理先进的国家以及国内的实际管理需求看，电子文件管理远未达到理想的目标。此次现状调查进一步揭示出我国电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题。课题组根据调查结果分析，目前我国在电子文件管理实践中仍然面临着缺乏制度规范、电子文件管理系统功能不完善

4、、电子文件质量难以保障等诸多问题。即便是归档后的电子文件，也因缺少科学的管理措施，亦面临着无法正确划分保管期限、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题使得大量的电子文件基本处于无序、无规的分散混乱状态，导致我国电子文件面临着严重的失控风险。一、电子文件归档方法的不恰当，直接危及文件信息资源的有效收集电子文件是各类机构在电子政务、电子商务以及各类电子化业务中形成的凭证性信息记录。长期以来，机构内的档案部门和各级各类档案机构共同肩负着收集和保管具有保存价值的电子文件的职责，它们通过接收归档和

5、移交的方式，将属于归档范围之内的电子文件集中到档案部门统一管理。国外实践表明，这种集中管理的模式在电子文件管理时代依然适用。然而，电子文件生成分散、易于操作等特征，使得原有的归档时间、归档方法和归档程序都难以满足其要求。在数量上，在中央机关及直属企事业机构，电子文件生成量与归档量的比例远远低于传统状态。调查数据表明，42.2%的电子文件没有以任何方式留存；74.4%机构的没有采用任何措施存留数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件，电子文件处于严重的流失状态。在归档方法上，由于尚未出台电子文件保管期限表，大多数机构仍按照纸质文件保管期限表执行；电子文件的归档流程要

6、么只是沿用纸质文件的定期集中移交(占40.8%)，要么就是简单的系统自动转存(占40.8%)。缺少适用的电子文件归档规则和科学的方法、流程很难在集中归档的状态下保证归档电子文件材料的完整，所以，各机构电子文件归档的有效性很难认定。在归档范围上，大部分档案机构只关注电子公务文书的归档，25.6%的机构只接收党政文件(公文)和部分业务文件；而剩下74.4%的机构由于电子文件管理系统不完善，无法接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等，导致这些最能够反映机构业务职能的电子文件长期分散保管在业务部门或者信息部门。这些统计数据意味着这些机构的电子文件很难及时、准确和完整的收集到

7、档案部门的手中，难以实现有效地集中统一管理，导致大部分机构将面临电子文件严重失存的风险。档案馆的调查统计数据表明，自2000年以后，各档案馆才开始接收电子文件进馆，而且37.9%的档案馆迄今仍未开始接收工作。即便在已经开始接收工作的档案馆中，3.4%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行的业务电子文件(包括数据库)，6.9%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行和非现行的业务电子文件(包括数据库)。其他89.6%基本上没有关注电子业务文件。不难想象，无论是