电子文件管理的现状与发展趋势

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1、电子文件管理的现状与发展趋势近年来，随着电子文件的数量飞速增长、应用范围不断扩大、社会功能日趋明显，我国各地区、各单位都越来越重视电子文件管理。在开展电子文件管理的过程中，人们越来越深刻地认识到：电子文件管理的专业性、复杂性，决定其很大程度上依赖于标准的支撑与保障；只有构建一个科学、完善的电子文件管理标准体系，才能提高电子文件管理的专业化、规范化、标准化程度，确保电子文件真实、完整、可用和安全。因此，我国必须坚持"标准先行"的原则，加快推进电子文件管理标准建设。一、我国电子文件管理标准建设的现状从上个世纪末开始，国家档案局和有关部门开始研究制定与电子文件管理有关的标准，到目前为

2、止已经出台了5个国家标准和6个档案行业标准。5个国家标准是：①《GB/T17678.1-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》；②《GB/T17678.2-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构》；③《GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范》；④《GB/T23286.1-2009文献管理长期保存的电子文档文件格式第一部分：PDF1.4(PDF/A-1)的使用》；⑤《GB/Z23283-2009基于文件的电子信息的长期保存》。6个档案行业标准是：①《DA/T31-2005纸质档案数字化

3、技术规范》；②《DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规则》；③《DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范》；④《DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案》；⑤《DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求》；⑥《DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范》。除了上述国家标准和行业标准之外，中国核工、石油、航天、航空、银行、电信、电力、钢铁等重要行业的一些大中型企业也制定了一些与电子文件管理有关的企业标准。例如，中国石油天然气集团公司制定了本企业的《电子文件元数据规范》、《档案数字化技术规范》和《归档电子文件格式规范》等。尽管已经出台了

4、上述一系列标准，但是我国的电子文件管理标准建设仍然存在一些欠缺，主要表现在：一是标准的系统性不足。由于缺乏统筹规划、组织协调，各标准研究制定单位相互封闭、各自为战，造成各个标准之间难以衔接，甚至相互冲突，整个电子文件管理领域的标准结构散乱、不成体系。二是标准的数量不足。目前仍缺乏涉及一些电子文件管理关键环节(如形成、捕获)、核心技术(如迁移、封装)的标准；缺乏音频、视频、网页等特殊格式，银行保险、航天航空、国防核工等特殊行业的电子文件管理标准。三是标准的国际化程度较低。我国电子文件管理领域采纳国际标准的比例比较低，而且自身的标准在国际上的影响力较低。四是推广不够。在实际工作中，

5、部分单位和电子文件管理软件系统研发企业缺乏标准化意识，一些标准没有得到充分的推广应用。二、我国电子文件管理标准建设的发展趋势2009年，根据中国人民大学副校长冯惠玲教授率领的团队提交给中央和国家领导人的《关于加强我国电子文件科学管理的报告》，中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《电子文件管理暂行办法》，成立了国家电子文件管理部际联席会议。国家电子文件管理部际联席会议负责统筹规划、组织协调全国的电子文件管理工作。据悉，联席会议成立之后，就将加强电子文件管理标准建设列为年度工作重点之一；由联席会议办公室牵头起草的《国家电子文件管理工作规划(2011-2015年)》(征求意见稿)也将加

6、强电子文件管理标准建设列为十二五时期的重要任务之一。由此可见，我国电子文件管理标准建设将迎来一个黄金时期。笔者建议，在这个黄金时期，我们应着重从以下几方面开展工作：一是构建电子文件管理标准体系。应全面梳理当前我国电子文件管理领域内标准的情况，在分清哪些标准已经失效、哪些标准需要修订、哪些标准继续适用、哪些标准亟需制订的基础上，根据电子文件管理的客观规律和要求，构建一个科学、完善的标准体系。在标准体系的搭建过程中，需要认真考虑各种标准之间的一致性与协调性，并以标准体系作为标准建设的重要指南，科学规划，循序渐进地推动我国电子文件管理标准建设。二是加快研究制定亟需的核心标准。根据当前

7、实际工作需要，应该尽快制定电子文件管理术语、标识、系统功能需求、元数据、迁移、封装等亟需的基础性、关键性标准。据了解，国家电子文件管理部际联席会议办公室委托中国人民大学、国家档案局等单位研究起草的《电子文件管理系统通用功能要求》、《电子文件通用元数据规范》已经多次征求意见，将于年内正式发布。希望电子文件管理术语、标识、迁移、封装等标准也能加快研究制定。三是提高标准的国际化程度。要加强与国际标准化组织信息与文献技术委员会档案/文件管理分技术委员会(ISO/TC46/SC11)，以及西方发达国家