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1、新型干部学院电子文件的管理现状与思考［摘要］本文通过对新型干部学院在电子文件管理中出现的管理意识不强,缺乏必要的管理制度和人员等问题进行分析,提出了在新形势下,转变观念、建立规章制度、抓好技术处理和保存等一些做好新型干部学院电子文件管理的见解。 ［关键词］新型干部学院；电子文件；管理 ［］G27［］A［］1005-6432（2011）26-0227-02 从十六大开始,中央为了适应新形势、新任务的迫切需要,提出了要“大规模地培训干部、大幅度地提高干部队伍的素质”这一重大战略任务。为完成这一重大战略任务,中央、中
2、央各部委、国有大型企业、高等院校等都建立了一些新型干部学院。这些新型干部学院在办学中,借助X络技术,在教学、科研、行政管理活动中,普遍应用计算机和办公自动化技术,生成了大量的电子文件。这些电子文件在办学中发挥着日益重要的作用,并将进一步成为新产生文件的主体。但是,目前这些电子文件的管理还没有得到足够的重视,很多教学、科研、行政管理方面的重要的电子文件还游离于档案的管理之外。因此,如何对这些电子文件进行科学、合理、有效的管理和保护,这是一个亟待解决的问题。 1加强新型干部学院电子文件管理的必要性 学院电子文件是学院在从
3、事教学、科研、行政管理以及其他各项活动中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、附表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录,是学院办学成果的凝结。随着E时代的到来,人类已进入一个信息化的时代,计算机技术广泛地应用,把档案工作带入了自动化与X络化的新阶段。电子文件的大量产生,给学院教学、科研、行政管理以及各职能部门带来了巨大的变化,丰富了传统的工作方法、工作手段和管理模式。但电子文件是一种新型的观念型、流动型、高效性和易损性文件。目前,新型的干部学院电子文件在管理中还存在以下问题： (1)电子文件管理意识不强
4、,缺乏必要的管理制度。人们对实行办公自动化产生的电子文件重要性还没有引起足够的重视。许多人认为纸质文件才是文件,电子文件不是文件。目前,许多学院电子文件的产生实际上是无序的,往往是谁起草文件谁保管,没有专门人员统一的管理。许多有价值的党政管理、教学、科研方面的电子数据资料散落在学院内各部门中。甚至有些文件就在平时的文字和图表处理中被随意地覆盖、删除掉了,或因存储载体用于其他信息的存储而被清洗。而这些问题的存在往往是由于学院内部缺乏完善的电子文件管理规章制度,未明确电子文件的全程管理原则、工作流程以及各部门的岗位职责,从而
5、导致电子文件的形成部门对电子文件的重要性认识不够,保存电子文件的意识薄弱,未将电子文件的收集和归档纳入本部门的文档管理范围内。 (2)电子文件收集难度大。由于学院各职能部门(即电子文件的形成或承办部门)的工作环节有时又是互有交错的,收集职责难以界定,出现关系不顺,相互推诿现象。同时,由于这些电子文件形成部门或承办部门对电子文件的收集积累的步骤及要求不甚明了,难以规范化。收集归档工作是由文件管理转换为档案管理的转折环节,电子文件归档工作的质量关系到整个电子档案管理水平。而在学院实际管理工作中,从电子文件的形成到归档往往要
6、跨越多个部门,有的部门对形成的电子文件存放太随意、管理不严格,忽视对其有效的保存和归档。除学院文件之外的其他文件,如上级来文、领导讲话稿、重要的会议记录等材料这一问题没有得到很好解决,也影响到电子文件的收集。 (3)电子文件存放载体随意、文件信息格式杂乱不通用。电子文件的产生和运行完全是由相关的系统来实现的,且具有对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等一些不安全因素。而现在计算机设备更新太快,各部门在职能活动中产生的电子文件储存又过于分散,若无专人管理,不实现集中脱机保管,对原有的
7、系统产生的电子文件不进行及时必要的转换,那么对不兼容的计算机和软件生成的文件在交换使用时会造成很大的困难,读取文件时也会遇到困难。以上问题的出现,会对电子文件产生不安全的因素,对电子文件的真实性无法保证,这些都给电子文件的安全保管和长期保存带来很多问题。 (4)缺乏电子档案管理技术人员。电子档案的管理是一项技术工程的管理,是一门新兴的档案管理科学。对电子文件及其归档后形成的电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案那一套管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的,也不仅仅是只懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜
8、任的。电子档案的管理要求管理人员既要具备档案管理基础知识和基本方法,又要熟悉计算机软硬件技术及数字通信技术。不具备这两方面的基础技术技能,就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理。而目前新型干部学院的文件管理人员大多是兼职的,虽然计算机水平有的比较高,但系统受过档案管理知识培训的几乎没有,对
