对电子文件管理的思考

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2、写作–独家原创9/9精品文档近年来．随着电子计算机应用的普及与信息技术的迅猛发展。政府机关和社会各行各业办公自动化的程度不断加深，由此产生大量的电子文件．其中有保存价值的电子文件，必须要归档保护。电子文件归档后即形成电子档案，那么。如何认识电子文件．电子文件应如何归档，归档后如何管理?这是每一位档案工作者要深入思考的问题。　　　　一、电子文件的特性　　　　使得电子文件的管理区别于传统文件电子文件的产生是人类记录史上的一次革命，正确认识电子文件。　　是做好电子文件管理工作的基础。　　电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式

3、存储于磁带、磁盘、光盘等载体。依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与传统的纸质文件相比，电子文件主要有以下特性：　　1．非人工识读性电子文件的信息内容皆以二进制代码的形式存在，是一种纯粹的数字化信息，人类无法凭借自身的器官识别这些构成电子文件的代码序列，只有通过特定的程序解码，使之转化为文字、声音、图形、图像等能为人类眼、耳等器官识别的信息编码形式，呈现在电脑屏幕或将其输出，才能够予以识读。　　2．系统依赖性电子文件的生成、处理直至归档保存都是在计算

4、机软硬件平台的支持下实现的，电子文件信息内容的存、取均须借助于计算机的编码、解码技术，离开了计算机系统。电子文件便失去了“生存”的空间和基础。　　3．信息的易更改性与传统的纸质文件不同。电子文件“寄居”在变幻莫测的数字化环境中，增删更改电子文件的信息内容不仅十分容易，而且可以不留痕迹，尤其在动态文档中，信息内容不断更改，甚至转瞬即逝。当信息内容转换至其它载体或感染病毒时，都存在发生变动的可能性，使其不同于“原件”。　　4．载体的不稳定性电子文件的载体如光盘、磁带等远不如传统文件载体“寿命长”、稳定，对环境的温湿度、防磁性能等要

5、求较高。J~tPl-，载体本身及读取设备的更新换代、兼容性的不稳定等都有可能导致信息内容的丢失、损坏，不能读取，甚至造成信息的全部损毁。　　5．信息与载体的相分离性电子文件信息与载体的相分离性，使电子文件既可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而信息形态无任何变化。于是很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”。这个性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。　　6．电子文件对背景信息和元数据的依赖性背景信息是指伴随着电子文件的生成和运作过程产生的人员和机构等方面的信息。对于普通纸质文件来说，一

6、般的原件上或附带的表格中直接记录了单位交接、报批签署等背景性内容，也就是说文件本身已包含了背景信息。电子文件则不同，背景信息与文件内容信息常常被分离保存，如果背景信息丢失．会直接影响电子文件的凭证作用和价值。元数据是指构成电子文件数据的数据，例如格式信息、字型、字体、数据字典、数据库描述，逻辑与物理模型。　　7．多种媒体的集成性文字、图形、声音、影象等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容。使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多，甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上。给保管带来很多问题。　　电子文件的特性决

7、定了对电子文件的收集与管理不同于传统纸质文件，必须树立新的管理理念．建立新的管理制度，采用新的管理方法。　　　　二、树立文档一体化的理念管理　　　　电子文件在传统办公环境中，档案工作与文件工作缺乏有效衔接、统筹兼顾。导致大量的重复性劳动，留下许多“补丁工程”和难以尽数的缺憾，但工作尚可继续。电子文件的特性决定了在现代办公环境中如果继续沿用这种模式管理电子文件．则无法保证同纸质文件一样一年后齐全完整准确地将电子文件交给档案管理人员。因此。需要档案部门积极主动地提前介入档案的收集、整理、利用等工作。在文档一体化理念的基础上管理电子

8、文件文档一体化管理，是基于文件生命周期理论，利用计算机和网络技术，从系统论的角度出发．对文书工作和档案工作统筹规划、科学管理，使之系统化、规范化。以期发挥各自及总体最大效能的现代化管理模式。这要求以系统论为指导。重新设置合理的工作流程，简化重复环节，协调原本泾渭分明的文件工作