电子文件归档工作管理的创新思考.doc

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1、电子文件归档工作管理的创新思考电子文件归档工作管理的创新思考随着办公自动化、网络化的不断深化，形成的电子文件信息越来越多，于是电子文件的归档管理一一电子档案管理成了广大档案工作者普遍关注的焦点。与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主耍原因是大多数电子文件形成或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其传统归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档。因此，在推动电子文件归档时，耍有创新意识，要从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，运用创新思维，顺应

2、其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。一、提高电子档案管理人员创新能力电子档案管理工作只有更多地着眼于社会档案现象变化中的重大理论问题和实践问题，深刻分析电子档案管理工作实践中出现的各种新情况，不断提出解决新矛盾的合理对策，才能保证电子档案管理工作的发展与繁荣。科学研究，贵在创新。而要做到这一点，在很大程度上取决于研究人员的创新能力的提高。1.增强电子档案管理人员的创新意识。由于计算机技术和通信技术组成的现代高新技术的出现，使整个世界发生了巨大的变革，也给电子档案管理工作带来了巨大的

3、变化。表现为档案信息载体的多样化、管理对象信息化、工作方式电脑化、服务方式网络化等，这些变化对传统的档案管理理念和管理方式必然产生巨大的冲击，又必然引发档案管理方式的巨大变革。多年来形成的传统理论、规章制度，正在遭到越来越严峻的挑战；一些成熟的原则和方法也将逐渐失去对现实档案管理工作的指导功能。而这恰好为电子档案管理工作人员创造性的发挥提供了广阔的空间。因此，我们必须直面现实，认真研究对策，积极探索由于计算机和通信技术普及而形成的各种新型文件载体，更新、发展与重新整合电子档案管理理论，不断深化电子档案管理学研究，以跟上时代前进的步伐。2.

4、提高电子档案管理人员的开拓性创新研究水平。创新研究必须突出新意，就是说要求研究者主动地、不断地开拓，创造前人或别人没有的新观点、新见解、新技术和新方法。目前我国档案学研究开拓性创新的成果偏少，为此，一方面要瞄准学科前沿课题和当前档案学研究的“热点”问题，例如电子文件的鉴定、归档、保管、利用问题，电子档案原始性、真实性保障技术问题，数字化档案馆建设问题，信息资源共享与档案提供利用手段落后矛盾问题，以及社会政治、经济体制变革给档案工作管理方式和手段带來的影响等。这些都迫切需要深入进行探索性研究。另一方面也要更新观念，正确对待前辈的学术思想和学

5、术观点。要养成独立思考的习惯，敢于超越，否则，将严重阻碍创新能力的提高。二、创新电子文件管理方式当前档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上。根据我国社会信息化的现状与档案工作的实际情况，在推进档案信息化过程中,应突出重点，以点带面地有序展开。1.档案信息化的重点应放在电子文件管理上，纸质档案数字化可以缓行。这样做的好处，一是有利于档案工作与电子政务、电子商务快速接轨。既能使档案丁作立竿见影地为机关、企业提供有效服务，乂能抓住机遇利用电子政务平台推进档案信息化的进程，把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门，卓有成效地把档案工作融入社会

6、信息化的潮流。二是有利于借鉴吸收电子政务、电子商务的信息管理标准，在现实接轨中先期制定电子文件接受管理标准再反推档案数字化标准，由近及远地建立档案信息标准，这远比直接制定纸质档案信息处理标准要简捷实用。三是在缺乏相关技术标准的情况下，对大量的纸质档案进行数字化处理后患较多，稍缓一步把有限的人力投放在前期基础工作上。例如，档案数字化鉴定、著录标引、信息组织、系统设计、已有格式的转换等，待条件成熟吋再规模性展开，这样可以收到更好的效果。2•抓紧档案信息化法规、标准与政策的制定。档案信息化是一项系统工程，为避免各地各级档案信息化建设各自为政，要

7、尽快出台有关法规、标准与政策。法规、标准、政策的滞后已成为阻碍档案信息化的主要因素。为加快有关标准、政策等的制定，笔者建议：一是要吸引国内相关行业的成果，例如图书、情报部门与政府部门有关信息标准，它们比档案部门已先行一步。二是要借用社会的技术力量。三是要研究借用国外档案信息化的经验。例如选取国外一些国家的档案工作为样本，从诸多档案工作体制、档案机构、档案法规、档案情况、档案专业人员情况、档案科学技术情况、档案专业教育发展、档案宣传、新闻与出版发展、档案国际交流发展、档案信息化程度、档案利用情况、档案环境等方面列出指标进行对比，并找出差距，

8、从而制定出我国档案工作现代化、信息化、网络化指标体系。三、提高电子档案保管储藏的创新技术由于电子档案的载体为磁盘、磁带、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破