电子文件,电子档案的管理问题与对策初探

《电子文件,电子档案的管理问题与对策初探》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、电子文件,电子档案的管理问题与对策初探电子文件,电子档案的管理问题与对策初探电子文件,电子档案的管理问题与对策初探电子文件,电子档案的管理问题与对策初探电子文件,电子档案的管理问题与对策初探电子文件,电子档案的管理问题与对策初探电子文件,电子档案的管理问题与对策初探电子文件,电子档案的管理问题与对策初探杨楠摘要本文提出了电子文件的概念及其特?I生;电子文件归档管理上可能遇到的问题及解决问题的对策.叙词电子文件电子档案归档管理--_--_’_---’…我们公司各方面管理的电子化,网络化快速地发展,给我们这些档案工作者提出了全新的课题——如何认识和管理电子文件,

2、电子档案?这是一个非常迫切的需要解决的管理问题,其原因是,一方面电子文件产生的数量急剧增加,形式不断翻新.而且有不少已经进人归档阶段并转化为电子档案;另一方面不少档案工作者对电子文件的认识还比较肤浅.而且由于信息技术的发展太快,难以找到完全一致的,一劳永逸的解决方法.1.对电子文件的认识信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作,传输,存储等处理的数码序列;从社会生活的角度来认识,电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具.产生的一类数字化形式的记录;按电子文件产生的领域,可将其分为两种:一种是记录人们在办理公务,处理一般事务或交流信息过程中产生的电

3、子文件,例如:OA(办公自动化)电子文件,E.mail(电子邮件)电子文件等,它们多以文本,图像,声音或影像等形式存在;另一种是记录人们生产或科研活动中的技术性电子文件,例如0(计算机辅助设计),0M(计算机辅助制造)等生成的电子文件,它们多以光栅图或矢量图等形式存在.电子文件应用发展的阶段性:草稿性的电子文件(计算机只起打字机作用),辅助性电子文件(纸质文件为主,电子文件为辅),正式电子文件(电子文件为主,纸质文件为辅),无纸电子文件(使用中完全取消纸质形式的电子文件).电子文件的设备依赖性:离开了计算机及其相应的软件,电子文件就无法生成,传递,识别.决定

4、其设备依赖性的因素有:数字编码,硬件,软件,设备更新,加密等.仅设备更新因素.就会给电子文件的长久保管带来很大困难.一般的计算机几年后就可能被更新.而一些耐久性的光盘等电子文件载体也许可以保存几十年甚至lid年.若干年后很可能出现有保存完好的光盘,但是已找不到读取设备了.电子文件信息与载体之间的相分离性:电子文件可以在不同计算机之间传递,也可以在不同的载体之间相互复制,而信息形态无任何变化.于是很难象纸质文件那样确定哪个是”原件”.这个性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实性,可靠性和完整性.电子文件的易更改性:对电子文件的更改能做到不留任何痕迹,所以为了

5、解决其安全和正确,需要解决很多的技术难题.电子文件的多媒体集成性:文字,图形,声音,影像等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成?31?④电子文件的内容,使得其组成和结构比纸质文件复杂得多,甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上,给保管带来很多问题.电子文件非实体归档的可能性:不论电子文件实际存在什么位置,都可以做到不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档.也就是说,人们认为是”集中”归档保存的电子文件,实际上分布在计算机网络的各个角落,甚至相距十万八千里.由此而来的问题是一旦网络毁坏,电子文件就可能永远丢失r.值得重视的电子文件特性还有不少,例如,信

6、息共享性,非直读性,标准化依赖性,对背景信息和元数据的依赖性等等.因此需要探讨和解决的问题太多太多,并且迫地眉睫.2.电子文件归档管理上可能遇到的问题网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源.电子文件之所以涉及范围迅速扩展,数量急剐增加,最主要的原因是计算机网络化的快速发展.网络化带来的突出问题是,多数办公自动化网络的建设没有档案部门的参加,而多数档案工作者又对计算机网络了解甚少,缺少参与的能力.可以想见,这样建成的网络中,对电子文件归档管理不可能完全符合档案管理的要求,存在的问题不会少.例如安全问题,病毒感染,”黑客”人侵,如果一些网络只设计了电子文

7、件的逻辑归档功能,而没有考虑对其进行物理归档,一旦网络被毁坏,电子文件丢失将难以避免.技术发展更新过快,造成电子文件长久保管出现困难.日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储机构更加复杂,电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物.例如,为适应办公习惯,在字处理文本上,可以签署具有图形属性的手迹批示,使同一份文件的不同信息存放在不同的地点或不同的数?32?据库中.又由于技术更新过快,非标准信息必然增多,使电子文件离开了特殊环境就丢失了可读性保证电子文件的真实性,完整性,可靠性的技术难题很多.例如,从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理;收集电子文件时,

8、忽略收集背景信息和元数据;一些草稿性电子文件处于自生