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1、电子档案管理问题分析与对策摘要：电子档案是现代信息技术发展给档案界带来的新的管理对象。由于它与传统档案管理原则和方法上存在较大差异[1]。所以,电子档案管理的是一个不容忽视的课题。本文比较了电子档案和传统档案管理的差异，并提出了一些电子档案管理的方法，给出了具体的实施方案。 关键词：电子档案档案管理信息存储磁盘备份 随着科学技术的发展,办公自动化、计算机辅助设计、制造以及互联X的应用越来越广泛,促使文件从传统的纸质形态转为以电子形态为主,未来多数文件将以电子文件的形式而存在。文件载体的这一变化,给我们的生活和工作带来巨大的变化,同时由于电子文件不同于传统的记录形式,将给档案工作带来新
2、的生机和活力,也在管理形式、管理方法等诸多方面给广大档案工提出严峻的挑战[2]。 1.电子档案的优越性 电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物,也是档案现代化的显著标志。电子档案以其现代化手段,在档案信息存储、输出、处理等方面,具有纸质档案无法比拟的优越性,日益为档案界瞩目。 1.1电子档案信息有着庞大的存储量。 电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘等。例如一张100克的CD-ROM光盘可存约3000,000页纸质档案。这极大的节省的纸张和用于信息存储的空间。随着科学技术的发展,电子档案存储的信息量将更加庞
3、大。 1.2电子档案信息多元化。 随着多媒体电子计算机应用越来越广泛,电子档案的信息形态也变得多元化。电子档案可以通过声音、图像、动画和文字形式存储信息,改变了纸质档案记录信息的单一性，形象生动地再现了信息的原始形态，给人带来更直观准确的信息。 1.3电子档案信息的方便快捷性。 工作人员只需要坐在计算机前，用键盘和鼠标就可以实现信息的输入和处理，十分方便。并且，在五笔输入法和近些年新兴的搜狗输入法的支持下，电子档案中文字信息的输入将远远快于纸质信息的书写。电子档案自身特点,决定了档案信息的传播不受时空的限制,不受载体传递的限制,具有信息资源共享的特点。 2.电子档案存在的问题 2
4、.1电子档案的保密性、安全性问题。 首先,电子档案管理的保密机制还不够健全。计算机特别是X络的运用,大大方便了档案的管理者和利用者,但同时也带来了保密性和安全性方面的问题。X络中存在有大量四处游荡的电脑病毒和技艺高超的黑客,一旦存有重要电子档案的计算机感染上病毒或受到黑客攻击,造成的损失将是灾难性的。 2.2电子档案的真实性、可靠性难以保证。 电子文件的特点在于信息与载体的易分离性,且信息极易于被复制、删除、修改并通过X络进行远距离传输。这些特点影响了电子文件的真实性和可靠性,容易使人们对其产生不信任感。 2.3电子档案存储的高科技性。 日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存
5、在结构更加复杂,且应用到需要前沿的计算机知识，这就需要档案管理者有较强的计算机知识基础，能够操作数据库等数据管理的软件。这就增加了管理电子档案的人员成本，使得档案的管理变得更加复杂。 3.电子档案管理的浅析 电子档案管理方法与传统的纸制档案管理有所不同，给档案管理部门传统的管理方法带来冲击。如何管理电子档案，科学有效的利用，是一门不容忽视的学问。 3.1电子档案的收集整理 首先，根据国家行业标准《电子文件归档与电子档案管理规范》，制定本单位的《电子档案管理规定》，对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做出具体的规定。以确保电子档案信息的准确录入工作。 3.2电子档案的保管
6、（1）电子档案的载体选用。目前最适合长久保存电子档案的载体有硬盘、一次性写入型金或白金盘。电子档案数据传输或交换时，应尽量使用内存[3]。若电子档案数据量较大，可使用磁带机。 （2）电子档案载体的保护。 a）不要直接在光盘上贴标签，会影响甚至破坏光驱。 b）盘片对光和温度比较敏感，因此要注意放光防高温。 c）尽量避免在光盘数据面造成划痕，影响数据的读取。 （3）电子档案信息的保护 a）使用防毒软件严防电脑病毒，确保电子档案信息不受侵袭。 b）采用信息加密技术。电子通信系统中可采用“双密钥码”等技术对信息进行加密，确保信息在传输中的原始性、真实性。 c）采用防火墙、入侵检测等技
7、术保证X络安全。 3.3电子档案的编目和检索 电子档案的每一件光盘、磁带、磁盘都要按库房中的排列顺序编号，并写标题简要说明各自储存的内容或年代跨度。盘带标题按序号汇集起来，编程盘带目录。电子档案是全文在计算机上处理，可以任意整理、分类、排列、检索，实现档案全文自动检索，文件级目录可省去。 3.4电子档案的利用 电子信息技术的发展和运用改变了传统文件的利用方式，使档案信息的利用不再受时间和空间的限制[4
