浅谈电子档案管理对策分析

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1、浅谈电子档案管理对策分析浅谈电子档案管理对策分析　前言　　随着科技进步，.L.日常办公与管理离不开电子文件与电子档案的应用。电子档案具有许多有点，但是档案管理工作中发现其也有一定的缺陷。　　1.电子档案管理的现状　　1.1电子档案认识的局限性　　以前对档案管理都是把档案袋贴上封条，放在档案室里，这种做法不利于档案信息公布于社会、服务于社会，需要使用档案的时候极其不便，严重阻碍了档案管理的社会效益和经济效益。随着社会主义市场经济的不断发展，人们的价值观念也随之改变，已经意识到档案在经济中的重要作用，知晓档案信息资源能够带来巨大的经济效益。然而，在实际的档案管理工作过程中，出现了一些问题，少数人认

2、为单位档案是单位的私有财产，档案信息就必须处于封闭状态，不愿意将档案放在网络上进行开放。　　1.2电子文件的整理与归档受档案管理标准化进程制约　　全系统实施计算机管理的前提与基础是档案管理的标准化。国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》为机关档案工作标准化管理奠定基础，然而，这项政策在各级机关中实施，并非易事。多数单位因为实施现行分类法有一定难度，仅考虑本单位的现状，实施本单位制定的分类方法，没有意识到档案工作的规范化对未来档案电子化的影响。　　1.3计算机技术尚未大规模应用于档案管理　　档案部门的人力、财力比较有限，某些档案部门没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也

3、在传递、承办之后，用纸质档案进行再次保存，形成两种类型文件共存共用的局面。电子档案的使用和推广正处于初级阶段，多数档案管理人员并没有接受过档案管理方面的教育，致使档案人员难以熟练的使用电子档案的软件，或者再软件的选择上比较盲目，计算机网络和计算机在档案管理中的作用没有充分地发挥出来。　　2.电子档案管理中解决问题的对策　　2.1电子档案管理的原则　　2.1.1档案管理规范性原则　　档案管理的规范性要求所有档案信息的电子化尽量用国际通用标准，按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行。档案信息电子化的主要目的是利用网络信息传递方式进行档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递应选用统一认可的

4、标准。　　2.1.2档案管理可靠性原则　　采取各种档案管理的技术措施严格按照国家制定的规范执行，同时档案工作的制度保障也是不可或缺的。在电子档案管理的全过程中，要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意电子档案管理各个环节遵守操作规程，建立必要的备份，以防止信息的丢失和失真。　　2.1.3高效率原则　　档案信息的电子化讲究工作的效率与效益。选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。整个电子化工程成败和效率高低的关键靠合理的技术；而优良的电子化加工系统成为档案信息电子化工程的助推器。　　3.解决电子档案管理过程中问题的对策　　3.1加强电子文件全过程管理　　电子文件的收

5、集、积累的方法和要求受电子文件的特性限制。出于保留文件重要修改过程的目的，对原稿进行收集和积累。起辅助作用或正式作用的文件及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。　　3.2注重档案管理人员的培养　　档案人员的培养，需要档案部门和各级政府的高度重视、积极配合，一方面，要多渠道引进专业技术强的管理人员，.L.选择文书、档案工作的人员要素质高、思想好、责任心强。另一方面，要对现有档案人员进行现代科技知识和电子技术的培训。　　3.3选用可行性强的信息保护措施　　电子档案放在网络并不是百分之百安

6、全，存在着一定的风险性。这就需要电子档案上网后采取安全保护措施。常用的技术方法有加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等，有效地防止档案信息被窃取、删除和修改。不断改进档案管理的手段，努力提升电子档案的安全保护水平。　　3.4强化计算机软、硬件设施管理　　软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，档案管理部门需要配备必要的电脑刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料使用通用格式的光盘进行存储。及时修补管理软件的中出现的安全漏洞。在硬件管理上，改善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，注重防磁设施的完善和维护，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。　　

7、结语：总之，在科学技术不断发展的时代，在档案管理的日常工作中，不断地积累电子档案管理的经验，应用先进的电子档案管理技术手段，把电子档案管理工作做得越来越好。