电子文件档案化管理问题浅析

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1、忿躯溜圆经验交流电子文件档案化管理问题浅析◇贾月婷电子文件有别于传统的档案义件，它可以复制并视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提存储于不同介质之中，必须通过复杂的编码和解码过供全部利用方式；二是依据电子梢案内容的密级层次程提供利用，利用者只要获得允许，就可以通过互联进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开网或局域网随时随地查阅所需的档案信息。面对全新放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用。对于提的电子文件管理形式．传统的档案管理方式和方法已供拷贝的制作，必须在有效监控下进行：三是采用通经无法完全适应．电子文件档案化管理正逐步成为档信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内案

2、工作者深入研究及实践探索的重要课题。容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不一、电子文件档案化管理的模式分析定期的更换：四是系统应对利HJ的全过程进行有效的电子文件档案化管理与传统的档案管理方式有跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查所区别，它不由文件形成部门或其他非专业部门来管证的依据：五是利用的系统应有较强容错能力。避免理．而是由电子档案部门集中统一对电子文件实行社由于误操作所带来不可挽回的损失。，会化、自动化、标准化、网络化管理。电子文件档案化三、电子文件档案化管理的关键节点管理模式是运用先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵要实现电子文件档案化管理，就必须实施前端控活的手段管

3、理电子文件。档案部门通过网络、计算机、制．即尽可能把电子文件在各个阶段的管理需求融人图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生电子文件管理系统设计、J，中。以功能合理的电子档案的电子文件信息进行集中统一管理，并保管、存储符管理系统作为管好电子文件的先决条件。在电子档案合电子文件形成部门要求的电子档案；电子文件形成管理系统的总体设计上。应考虑到以下3个方面的内部门。以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文容：件档案信息．以标准化的格式通过网络传递给档案部1．系统功能需求。电子档案管理系统是建立在现门．由档案部门进行分类、整理、编目．分别存储在档代信息技术普遍应用的基础上，把分散于不同载体、案

4、部门主服务器相应的存储空间里，在必要时，档案不同地理位置的信息资源，以数字化的形式存储，以信息还可以脱机存储到其他更安全的介质上，并做异高度有序的综合档案信息资源为处理核心，为管理和地备份．避免自然因素损坏和非法访问。档案部门遵决策提供可靠的信息服务的超大规模、分布式数字信循维护电子文件产生原始性的原则对电子文件档案息系统。电子档案管理系统的主要功能包括：一是实现信息进行管理，为信息存储单位提供信息查询功能，档案著录计算机化，提供数据录入、数据转换和收集并进行用户确认．以确保档案的完整与安全。整理。这项功能可以录入纸质档案，可以将用户过去二、电子文件档案化管理的基本要素录入的档案条目自动转换．

5、可以通过电子邮件或系统1．制定电子文件的管理标准。由于电子文件的记模块与办公自动化系统、MIS等其他系统联结，以解决录格式、载体形式有别于纸质文件，二者不仅在物理从文件流转到分类归档的问题；二是实现计算机辅助形态上不同，在处理方法、管理内容上也相差甚远。所档案分类和编目功能；j是提供档案的鉴定、销毁和以．必须根据电子文件的特殊性制定相应的管理标检索、统计功能，并能打印输出各种表格；四是实现档准，如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴案的网络查询、借阅、归还、催还功能，对档案查询和定标准、收集标准、防护标准、安全标准等。利用情况进行统计分析；五是实现档案数据维护和用2．确定电子文件的归档范

6、围和方式。由于电子文户权限分配管理，可将档案数据导出、备份到光盘、磁件的归档范围包括文字材料、图像文件、图形文件、视带等介质．以利长期保存；六是基于浏览器、超文本文频文件、音频文件、多媒体文件、数据文件等不同形件的档案检索利用，支持移动办公。式．所以电子文件的归档方式分为逻辑归档和物理归2．系统总体设计。要让电子档案管理信息系统各档两种。逻辑归档是指在计算机网络上，将电子文件项功能真正在计算机网络中实现，就必须对电子档案的物理地址存放在由档案部门控制的服务器中，使电管理系统结构、操作系统、数据库管理系统、网络结构子文件能供相关部门有效利用和处理。该方法适用于等进行设计。根据对电子档案管理系统业

7、务流程和功具有稳定可靠的网络环境和严密安全管理措施的单能分析．系统所采用的方案应是WWW技术与客户／服位：物理归档是指经过计算机处理的电子文件通过拷务器(C／S)结构相结合的一个集两层、三层结构的混合贝或刻录存入磁、光载体介质上，或采用数据压缩工体。具体地说，就是档案人员业务处理通过两层结构具对电子文件进行压缩然后刻入磁、光介质上，向档将数据送入主服务器处理，而普通用户检索查询则通案部门移交实行脱