电子文件档案化管理的新思维

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1、电子文件档案化管理的新思维摘要：随着科学水平的不断提高，当前我们已经处于信息化社会，时代的变化也促使计算机技术逐步成为人们口常生活和工作中紧密相关的技术之一，尤其是办公软件的诞生，促使计算机逐渐代替了传统的笔墨和文案，也进一步提高了办公效率和办公水平，信息化管理逐步发展。本文就结合信息化技术，对电子文件的档案化管理做出讨论，探讨新思维和新方式。关键词：电子文件；档案管理；新思维中图分类号：G271文献标识码：A文章编号:1673-1069(2016)19-37-20引言如今，随着知识经济时代的到来，无形中改变了人们的生

2、活和工作方式，信息通过计算机技术的整理，越来越便捷化、电子化，而电子文件的档案化也应运而生，越来越受到人们的青睐。当然，在科学技术不断创新发展的当下，在信息时代日新月异的今天，电子文件趋于档案化管理是新型管理模式的产物，实现了我国档案管理工作的规范化、便捷化。1电子文件的档案化管理文件裆案管理的电子化发展有效弥补了传统纸质档案管理的缺点，一种新型的管理模式广泛应用推广，在计算机技术与网络有机结合的作用下，档案管理实现了统一管理、规范管理，更加清晰化。这种管理应用模式在电子计算机网络中进行存储，有序分类整理，方便快捷性能

3、大大提高，其长期高效的管理让档案管理服务工作为城市管理的安全稳定发挥了巨大作用。2电子文件档案化管理的优势2.1档案资源实现了共享传统的档案记录由于是纸质记录，在档案使用时带来了时间及空间的诸多限制，而电子化的文件档案管理形式，则弥补了传统记录的缺陷，完全不受时间和空间的影响，通过计算机网络的系统管理实现了档案信息资源的共建共享，解决了纸质档案存在的问题，而且电子档案可以在电脑终端进行互相传递，大大提高了服务效率，使得档案资源跨越了地域限制，可以在任何地方查阅，充分发挥了档案利用的价值。2.2存储占用的空间小传统的纸质

4、档案随着信息内容的不断增多，在保存和管理工作中相应需要占用的人员、空间就相应增加，极大的浪费了人力物力。而对于档案管理的电子化过程中，工作人员将档案文件内容存储到计算机的硬盘中，并加以分类保存，硬盘的存储量是非常大的，上万张纸记录的信息通过电子化处理后占用的内存都能进行保存，这正是档案管理信息化的优势所在。2.3电子文件档案化管理操作简单通过相关档案人员利用计算机进行操作，将文件内容输入到计算机中，档案文件管理电子化实现了建立，在增加或删除相应档案时都可以通过计算机进行，与传统纸质档案不同，避免了修改痕迹的工作，让更改

5、档案变得容易许多，规范了档案管理，在日常查询中节省了大量时间和精力。3电子文件档案化管理新思维3.1工作流程介绍对于新型的工作模式，要熟悉其工作流程，相关部门在进行电子文件档案化管理过程中，一是对需要记录的档案文件进行搜集分类整理，同时借助扫描仪先将内容扫描到计算机中，通过互联网传输显现到工作人员的视野中；二是把需要的内容文件集中汇总到计算机中进行保存；三是将分类保存整理好的电子档案信息分享发送到各个档案管理部门，通过这种信息共享的方式，各个档案部门对电子档案信息结合本部门职能进行筛选，根据不同的内容在计算集中进行保存

6、储备，并根据实际进行修改完善。当然，为了提高档案信息的安全性，防止计算机被黑客或病毒破坏，对于重要的档案信息要进行备份，或者采用更加安全的措施进行保管。3.2电子化文件应遵循顺序整理档案文件管理通常会通过口期进行属性区别，由于文件在更改或者备份时，文件中的日期标识是不会发生变化的，所以电子化档案文件管理时，应重视管理的顺序排列，无论在查找、更改或是共享时，都会提高服务的使用效率，避免排序不当造成的混乱，或查找的不方便，只有这样才能保证档案管理的规范有效使用。3.3电子文件档案化管理的注意事项电子文件档案化管理的安全保障

7、也不同于传统纸质档案管理方式，对于加密和重要的文件资料，在保管过程中往往要加强安全保障，我国计算机安全网络并不能保证档案文件的绝对安全，所以通常在保存时对于重要文件应采取加密隐藏的方式，并使用防止病毒或恶意程序侵蚀的安全软件进行防护，避免重要文件的窃取、丢失等情况发生，所以相关管理人员在日常的电子化档案信息管理时，应对重要文件提前备份，确保档案信息的安全性。3.4电子文件档案化管理的检测与维护电子文件档案化管理工作内容是不断增加的，由于其存储载体通常是硬盘、U盘或者是网上云盘等，这些存储介质的特殊性往往会受到外界因素的

8、干扰，所以在存储归档的同时，应对存储设备进行日常维护修复，专业档案管理人员需要对计算机进行定期检测，数据采集修复也是不可避免的，只有细心维护，才能保证文件档案电子化的安全管理。总之，进一步加强对存储载体的检测和维护工作对于保障档案管理工作的安全性意义重大，及时检测、及时处理出现的问题才能保证存储设备的使用效能，针对检测出的问题进行