浅谈电子文件时代档案管理的重要变革

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1、浅谈电子文件时代档案管理的重要变革岳金蕊中国古代文字的产生和应用，不仅标志着中国古代社会文明的发展水平，而且为产生文字的记录的档案提供了重要的条件。关于中国文字的起源，最为流行的传说是黄帝时期仓颉始造文字；在古文献中关于保存和传留书契典籍的记载不绝于史，《尚书》是迄今我国最古老的历史文件汇编和部分追述古代事迹著作的文集；仰韶文化属于新时代晚期，是中国先民所创造的重要文化之一，其中西安半坡村出土的距今6000多年的陶器上，有二三十种刻画符号，可以肯定的说就是中国文字的起源。中国原始文字记录的产生时间，可能距今已有5000多年。这也可认为是中国古代档案起源大致的时期。有

2、了文字就会使用，使用的记录保存下来，就其性质来说，就是古代的档案。档案是人类历史发展到一定阶段的产物。它的形成经历了一个相当长的历史过程。它以社会生产的发展和人类交往的扩大以及文字发明为基础，产生于原始社会向奴隶制过渡的时期。可见档案是有史以来最早的文字信息记录，是社会发展中的第一代文献。档案不仅是社会文明的产物，也是人类社会和国家文明的一种标志，现在随着社会的发展，电子文件逐渐取代纸质文件，档案管理工作较以前也有了很大的变化，笔者本文浅谈一下电子文件时代档案管理的变革。一、文件概念的变革信息社会，信息资源的重要性不言而喻。联合国教科文组织，国际档案理事会的有关调研

3、报告指出：“文件和档案是构成国家信息资源的基本要素和重要成分。”伴随着信息时代的来临，档案工作也正发生着一场巨大的变革，而这场变革首先是由电子文件大量生成而引起的。电子文件具有了不同于传统纸质文件的许多特点，它对于原生载体不再“从一而终”，文件信息可以以独立的形态选择不同的载体进行交流和传输。电子文件的根本特性或本质表现为其信息内容的原生性。于是“二位一体”的传统文件概念受到空前的冲击，引发我们重新审视和界定文件概念。2004年8月28日，第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过的《中华人民共和国电子签名法》的第五条指出：“符合下列条件的数据文件，视为满足法

4、律规定的原件形式要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。”由此可见，在电子文件时代，继续苛求文件的内容和形式的双重原始已经不合时宜。只要保证文件内容的真实、完整、可度，那么也就保证了文件的原始性。一、档案管理的变革文件根本属性的变化同样使档案学的学科内涵发生了变化，也给文件管理工作带来了巨大变革。笔者这种变革主要表现在以下几个方面，或者说，档案工作要从以下几个方面积极应对。2.1档案工作流程的变化按照

5、文件生命周期理论，传统档案工的作流程主要集中在文件的非现行阶段，而文件生命周期的第一阶段、第二阶段却很少涉足。早在20世纪40年代，作为文件生命周期理论创始人之一的美国档案学者菲利普·C·布鲁克斯就认为档案工作者应对文件的产生和管理给予更多的关注。电子文件大量生成之后，电子文件的产生、形成和管理使得文件工作和档案工作的界限逐渐淡化、模糊，两者已进入一体化的管理流程之中。档案工作者更加重视文件的概念来源，“概括而言，它的含义应当是指文件的形成过程和背景，即文件由谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了何种目的、采用怎样的结构形成等方面的综合背景信息。这些来源信息正是了解、

6、管理和利用电子文件的关键所在。”因此，这一变革不仅是文件信息流的重新组织，更是一个对文件、档案工作业务流的重新组合。结果是档案工作者不再局限于文件生命周期的末端，而将工作拓展到文件制作和形成阶段，而这正是尊重和体现了档案界提出的“新来源原则”和“前端控制”思想。在新的业务流程中需要档案工作者将档案工作的具体要求提前嵌入到文件管理系统当中。2.2更加注重档案的智能控制实体控制与智能控制是档案管理工作中的两个重要手段或方面，无论是在传统纸质文件时代，还是在电子文件时代两个方面的任何一个方面都不可或缺。但在不同的历史阶段，实体控制和智能控制在档案工作中的应用有不同的侧重。

7、它们在档案管理具体工作中具有不同的工作方法，体现不同的特点，也在不同时期、不同方面发挥着不同的作用。2.2.1实体控制及其特点为了维护档案的完整、安全，传统档案工作一般都以档案的实体控制为主，即对档案本身的系统化过程，从而达到组织馆藏的目标。文件实体控制的原则是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管利用。”它的任务是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目装盒，使处于零散状态的文件有序化、系统化。从实体控制的原则和任务我们可以看出，在实体控制过程中每份档案在馆藏体系中的物理位置是唯一的、稳定的。这种唯一的、稳定的有序很大