合同归档管理制度

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1、合同归档管理制度　　篇一：合同归档管理制度　　合同归档管理制度　　1.目的　　为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。2.适用范围　　适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。3.职责　　人力资源部是本制度制定的责任部门；总裁办是本制度执行的监督部门；各部门是本制度执行的责任部门。4.分类管理（详见下表）　　5.归档管理　　各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至

2、原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）；　　原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理；　　电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部必须统一保管一份复印件及扫描件。6.借阅管理　　合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）；　　1　　如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申

3、请单》（详见附件：《合同借阅申请单》）。7.交接管理　　各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》8.本制度由人力资源部制定，于XX年04月21日生效。　　附件：《合同借阅申请单》　　2　　合同借阅申请单　　注：1.此申请单由合同借出部门存档；　　2.合同借阅归还后此单交还借阅人；　　3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。　　合同借阅申请单　　注：1.此

4、申请单由合同借出部门存档；　　2.合同借阅归还后此单交还借阅人；　　3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。　　3　　篇二：合同档案管理制度()　　合同档案管理制度　　第一章总则　　一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价　　值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相　　关的具有保存价值的材料形成。　　第二章合同分类　　一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产

5、　　等而签订的合同或框架协议。　　二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。　　三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订　　的合同。　　四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或　　委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。　　五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动　　合同。　　八、财务合同：指与相关金

6、融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。　　第三章档案管理的责任分配　　一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。　　二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。　　第四章文件合同归档要求　　一、文件合同编

7、号规则　　合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。　　文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。　　基本模式：　　ST-XX－XS－0001－HT　　公司号年度号分类号顺序号部门代码　　1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。2．分类号：分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予　　识别代码。　　3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……，表示　　公司当年某一类合同的序号。　　4．部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门

8、的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领　　导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并　　按月将合同的所有档案资料提交完整。　　四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案