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1、浅谈新形势下如何提高人事档案管理工作 摘要:在现今新形势下,我院的人事档案管理工作要更好地适应信息时代、人才时代和市场经济的需要,更好地服务于经济建设和社会发展,就必须充实人事档案的内容,就必须开展人事档案管理升级,克服档案管理的公式化和形式化,突出新时代特征,从而实现档案内容和档案管理的立体化、动态化,将我院人事档案管理工作提升到一个新台阶。 关键词:新形势人事档案管理方法 人事档案作为档案资源的重要组成部分,同时也是进行人力资源管理的重要依据和资料,是知人善任、选贤举能的重要工具
2、,是全面考察人才的重要依据,也是正确的选拔和使用人才的重要依据。伴随着中国改革开放的不断深入,社会经济的不断发展和人力资源保障工作的不断深入。人事档案管理管工作的重要性也不断凸显,作为反映我院人才情况的人事档案,对我院改革人事制度改革、合理配备人员以及发掘人才资源,促进我院更加平稳、快速、协调发展有着极为重要的作用。 1人事档案管理工作的重要性 人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性,加强对人事档案的管理,及时研究解决人事档案管
3、理工作中遇到的问题,在人力、物力、财力等方面给予大力支持;同时,把人事档案管理工作列入重要议事日程,落实工作目标,从而积极推动基层人事档案管理工作的开展,以提高人事档案工作的管理水平,为管理工作提供更好的保障和服务。 在现代劳动用工管理中,人事档案的作用包括以下几个方面:对职工个人而言,人事档案管理部门可以据此为流动人员提供身份认定和办理社会保险:为员工代办申报职称:根据档案确定退休年龄;根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄;代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整
4、;出具与人事档案有关的证明材料等等。 当前我院人事档案管理工作中存在的主要问题 人事档案管理人员的问题 这主要表现在我院人事档案管理人员数量不够,素质不高,大多存在兼职做人事的情况,而专业的档案管理人才缺乏,这导致了我院人事档案管理效率相对较低,资料收集困难,资料不全面等情况。 2.信息开发利用率差,发挥服务作用程度低 人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面,人事档案信息资源的开发利用程度不高,在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。 2
5、.人事档案管理观念陈旧,不能适应新的形势 随着人事制度的改革,在人才密集、人才流动性较强的科学院系统,人才的流动已成为必然的、正常的现象。高层次人才中无档人员逐渐增多,科学院档案管理过程中出现的“人档分离”现象越来越突出,给科学院传统的档案管理观念与被动服务局面带来严峻的挑战,也给我院人事档案管理工作带来很大的困惑。迫切要求我院档案管理人员更新观念,以适应新形势,应对新局面。 2.人事档案管理信息化程度不高 在如今这个高度信息化、网络化的时代,人事档案的管理必须适应时代要求,将互联网平台和计
6、算机软件应用于人事档案的管理之中。 对人事档案管理的几点建议 加强领导,完善体制,建立档案管理制度 定期了解档案工作情况,研究解决遇到的问题,加强督促、检查与指导,不断完善、修订、健全档案查(借)阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责和送交档案材料归档工作制度等八项制度,做到制度上墙、帐簿成册,并且认真按照规定的制度、规定的程序办事,有效地提高档案工作的准确性和工作效率。.拓宽信息渠道,广泛材料,实现档案管理规范化 随着人事制度改革的不断深入
7、,如果要系统、完整地收集一个人的相关资料,就必须变坐等为主动索要。除了传统的信息收集渠道外,还可以利用相关机构的人事数据库和网络平台,进行检索和收集,力求资料的全面和准确。 对收集来的材料严格按照《人事档案整理规范》规定,逐份鉴别、筛选、分类、排序、编目和加工,直至装订。在整理人事档案过程中必须:严格依据人事档案材料的内容特征。对不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工。按照类别排列顺序,逐份逐页输入目录,做到材料与目录相符,材料形成时间填写无误,材料份数和页码计算准确。 3.夯实基础,积极
8、开展档案管理信息化建设: ①提高档案工作人员的素质。一方面要组织档案工作人员学习有关法律法规;另一方面要有针对性和计划性地举办培训班,培养出一支思想过硬、作风扎实、乐于奉献、业务精通的复合型档案管理人员。 ②完善基础设施。严格按照《档案工作条例》和《人事档案工作目标管理考评标准》落实好档案库房、阅档室和办公室,并符合“六防”(防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光)设施要求,按规定配置铁质档案柜和新型档案夹等保管、整理档案的有关器械和物品。 ③加快人事档案管理信息化建设,完成档
