浅谈新形势下如何提高高校档案管理工作水平

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1、浅谈新形势下如何提高高校档案管理工作水平卢青兰西南石油大学610500：高校档案不仅真实地反映了学校的整个办学历史，也是高校各种教育教学活动的真实记载，它为学校的教学评估、教学研究、补办毕业证等提供了直接的信息。因此高校的档案管理工作是高校日常工作的重要组成部分。随着信息化技术的不断发展，高校档案管理的旧模式已经无法适应当前高校的发展，本文主要从当前我国高校档案管理工作的意义和现状入手，探究新形势下提高高校档案管理水平的有效策略，希望给高校的档案管理工作提供一定的借鉴。关键词：高校；档案管理；电子档

2、案一、引言在国家颁布的《高等学校档案管理办法》中对高等学校的档案给出了明确的定义：“高等学校的办校、招生、教学、管理以及科研等活动所形成为的对学校、学生和社会具有保存价值的各种不同形式或载体的历史记录，一般有文字、声像、图表等”[1]。同时，《办法》中也对高校档案管理工作也从各方面进行了阐述，明确了高校档案工作的机构设置、管理内容、人员配备等方面。近年来随着高等学校的发展，高校档案管理工作也越来越受到人们的关注，如何在新形势下提高高校档案管理工作的水平已经成为了社会共同关心的热点问题。笔者就该课题谈

3、谈自己粗浅的看法。二、高校档案管理工作的意义高校档案是社会和人们了解高等院校的一个窗口，通过这个窗口人们能够了解到高校的教学质量和管理水平，因此它可以作为高校办学以及增强办学实力的重要依据。由此可见，做好高校档案管理工作的意义重大。其重要意义主要体现在以下两个方面：1.为高校的各项工作提供正确的信息服务高校档案是对高校各项工作的真实记载，比如说学校的办学历史，各种科研活动，教育成果等，这些珍贵材料的保存为高校的日常工作提供了信息[2]。比如为学生补办各种证书，若没有档案信息的保存就无法为查询学生是否

4、获得该证书提供依据。2.为高校管理工作往智能化方向发展提供支持信息化、智能化是高校工作今后必然的发展方向，高校档案中蕴含着大量信息资源，它能够为我国高校工作的信息化和智能化提供信息上的支持。三、当前我国高校档案管理工作现状近年来国家对于高等教育越来越重视，这给高等院校的发展带来了新的机遇。高校的现代化建设水平在不断提高，同时档案管理水平也有了很大的提高。但是与信息化的发展速度相比，当前高校的档案管理水平还未完全适应新形势的变化。主要还存在以下几个问题：1.档案管理的X络化建设还不够完善当前很多高等院

5、校都建立的自己的X络档案管理系统，并取得了可喜的成绩，不仅大大缩减了管理的人力物力，也提高了管理人员的工作效率。但是，我们需要注意的是绝大多数的高校档案管理X络是存在一定安全隐患的，X络化的建设还不够完善。高校档案资料保存着高校建校以来的各种资料，包括一些比较重要的资料，若X络档案管理系统的安全得不到保障，则会出现一些安全问题，比如被不法之徒盗取高校重要资料。也有很多高校由于资金不足，相应的X络管理系统还未建立起来。2.档案管理人员专业素质不高目前高校档案的管理人员的专业素质和管理经验都不高，他们并

6、没有相应的学历，也没有接受过专业的档案管理方面的教育，对于信息化的档案管理工作更缺乏了解，并不能够满足当前新形势下信息化档案管理方式的需求。而且，另一方面，一些档案管理人员并没有意识到档案管理工作的重要性，因此就缺乏一定的职业道德。特别是有一些高校领导，将档案管理部门直接视为“老、弱、病、残”职工的一个“养老单位”[3]。四、新形势下提高高校档案管理水平的有效策略1.提高对高校档案工作的认识新形势下要提高高校档案的管理水平，首先就是要提高对档案管理工作重要性的认识。高校的档案管理工作能否可持续发展，

7、能否为高校的发展做出贡献，关键就在于高校领导是否重视。也就是说，首先学校的领导要转变观念，在充分认识到档案管理工作的重要性之后，给予其应用的地位。2.建立健全的档案管理制度要使高校档案工作顺利开展，就必须建立有序、完整的管理制度，它是实现高校档案规范化管理的可靠保证。首先，我们必须制定一套行之有效的管理制度，让管理工作能凭章办事。在制定相应管理制度的时候，有一点是需要注意的：高校的档案管理制度是要在贯彻执行国家有关档案工作的相应法律法规基础上的，根据各高校的特点来制定适合本校档案管理工作的规章制度[

8、4]。在制定了健全的档案管理制度之后，就要对其坚决落实，并实时对制度的落实情况进行检查，以确保制度真正发挥了作用。3.完善档案管理的X络化建设高校档案的X络化建设已经成为了今后高校档案管理工作发展的必然趋势，因此各大高校应该加大对这方面的投资，积极改善档案管理工作人员的工作条件和环境，开展档案数字化管理的建设，这样才能真正实现高校档案管理工作的信息化。另一方面，在建立完善的X络化档案管理系统的基础上，还应该采取积极的措施以保障该系统的安全。4.提高管理人员的综合素质新