文件纪录管制作业程序

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1、****************企业股份有限公司条款4.2文件、纪录管制作业程序本页版次1文件编号QP-02初订日20130930文件页次1/5修订日-壹、目的：本公司依据ISO9001最新版国际标准要求和产品特性，建立所属质量管理系统文件，作为各部门人员执行的依据，并适时调整更正，以确保操作系统，和作业流程的符合性、适切性、有效性。贰、管制范围：本公司质量管理系统文件包含：质量手册、作业程序、作业标准、外来文件。叁、内容：ㄧ、作业流程管制事项主办单位使用窗体分發收繳文件變更廢止存參申請補發檔案管理制修核准文件鑑別管理代表外来文件审查表各部门文管文管文管文件制修废申请表文

2、件总览表文件目次表窗体总览表文管文件收发管制表文管各部门文件销毁记录表窗体销毁记录表各部门文管文管文管/领用和缴回单位文件制修废申请表新旧文件对照表新旧窗体对照表文件收发管制表文管文件收发管制表各部门管理系统建议表***企业股份有限公司质量管理系统二阶作业程序****************企业股份有限公司条款4.2文件、纪录管制作业程序本页版次1文件编号QP-02初订日20130930文件页次2/5修订日-二、说明：【ㄧ】文件鉴别1.法规搜集(1)各部门文件制订人员，必须先行研阅管理系统国际标准，以及产品规范和相关法规，结合工作实务，依据相关管理系统要求事项，订定简便、

3、实用且有效之质量管理系统文件。(2)外来文件包含国际标准、国家标准、安全法规、客户产品规范、主管机关公函，依其性质由管理代表实施审核，并判定适用性，审查结果登录在附件一、外来文件审查表。审查时应先确认其正确性、完整性和为最新版。审查结果代号区分为：1.建檔存查；2.文件转换；3.不适用；4.倡导。(3)客户所提供之产品规范和图面要求，由业务部接收后，转研发部审查确认。(4)外来文件审查人员，审查过程如发现有版次、时效和内容上的疑问，要和发文单位进行确认，必要时应要求重发。(5)外部检验或校正报告，由品管组在接收时实施审查确认和存档。2.文件辨识(1)本公司ISO9001质

4、量管理系统文件，包含：A.一阶品质手册。B.二阶作业程序。C.三阶作业标准(含以章节分类编排之作业指引和作业标准)D.四阶窗体纪录(附属于二阶作业程序附件)。(2)国际标准条款和一、二阶文件对照，参见质量手册附录B。(3)质量手册代码QM、作业程序代码QP、作业标准QS。(4)各阶文件编码方式为代码+2码流水号，例如：作业程序共计25篇，编号依序为QP-01~QP-25；附属于三阶作业指引之作业标准编号为作业指引编号加上-1，例如：QS01-1)。(5)外来文件，沿用其原始编号。(6)窗体纪录代码为文件编号加上附件排序和版次，共七码。例如：QP-02共有窗体10件，首版编

5、号依序为：QP0201-1~QP0210-1(7)窗体格式如为电子文件(文书软件)，依据软件设计编号。(8)文件编号和版次识别：A.文件编号和所引用条款，注记于文件左上角。B.各阶文件版次变动结果，注记于文件右上角。C.窗体纪录版次变更结果，注记于窗体右下角。(9)文件撰写：采条列式，依照层次编写：壹、一、【一】、1、（1）、A顺序。(10)同一式窗体适用不同标的，依照该窗体适用标的，增列页次序号，如有3种格式，可在窗体编号后和版次前增列序号，例如3式，可分别加编1/3、2/3、3/3。【二】制修核准1.本公司质量管理系统文件，和相关窗体制修订和废止要求事项，分别由各执行

6、权责单位依据国际标准、客户要求、以及实际作业管制情形制订，提出附件二、文件制修废申请表。***企业股份有限公司质量管理系统二阶作业程序****************企业股份有限公司条款4.2文件、纪录管制作业程序本页版次1文件编号QP-02初订日20130930文件页次3/5修订日-1.各阶文件修订和核准权责如表一、文件审核权责对照表：文件类别制订人员审查核准手册管理代表管理代表总经理作业程序各部门承办人管理代表总经理作业标准各部门承办人各部门主管总经理2.经核准之文件、窗体，由文管人员编写附件三、文件总览表和附件四、文件目次表；附件五、窗体总览表，以供对照查阅。3.为

7、了利于辨识文件修订前后差异，新版文件修订部分，由文管人员，在修改处，加设底线或删除线以及版次别做识别。例如：4.其他注记注意事项客户如提供产品质量规格书，由研发部实施审查确认，并适时查核更新，以确保适用性，其要求内容应转换为内部文件和传达执行人员。5.因应各部门作业内容和填表弹性，各类窗体之字段书写宽窄度，可视实际需求伸缩使用。包含：将窗体格式，由横式改为直式。6.各部门为试算和辅助需求，另行弹性设计运作的窗体，不受本作业程序限制。【三】分发收缴1.文件审查核准完成（含外来文件），由文管人员执行备份作业，保持最新状态，分发使用