文件及资料管制作业程序(4页).doc

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1、文件名称编号文件及资料管制作业程序003目录项次内容一目的二范围三内容四定义五权责六相关文件或参考资料起草者发行管制章核准页次13发往单位2005年04月18日2.0版发行程序书文件及资料管制作业程序文件编号003制订:文控中心页次23一、目的：为使与品质管理系统及环境管理系统执行有关之作业场所，持有之文件能有适当之管制及识别，确保各文件的合法性、适用性及有效性，故制定本书面程序。二、范围:2.1凡本公司系统文件，诸如作业程序、作业办法、手册均为当然之管制文件。2.2环境政策、目标、标的和方案。2.3各管制文件的编码、分发、审核及修改，皆依本程序办理。三、内容3.1制订因使程序书之格式一致

2、性,除外来文件之外,其作成方式应依照「程序书制作办法」内容规定并填写「文件及资料管制单」送请审核。3.2审核3.2.1文件及资料在发行之前,应依文件制、审、核之权限核准其适切性。3.2.2文件制、审、核之权限如下项次文件类别总经理经理/管理代表秘书/主管科长/文员1品保手册▲△2作业程序▲※※3作业办法▲※※作业指导卡▲△※操作说明▲△※检验规范▲※注:『※』表起草、『△』表初审、『▲』表核准。3.3发行管制文件及资料在发行时应于首页盖「文件发行章」,注明发行及或修订之标识,并依下列规定进行管制:3.3.1为使所有对品质制度及环保制度有效运作极为重要之作业场所,均持有适当之文件及资料,推行

3、国际标准制度之各项初版程序书及手册由以专用之档案夹统一发行并以「文件及资料管制单」要求各部门签收,发行后应随制度之更新或制程之改善等分别修订并分别使用,即第二版起依「文件及资料变更办法」单独使用文件及资料管制单以便于更新管制.除有特别规定外,各部门均须依所签收规定持有最新版本之文件.3.3.2依标准之类别及客户别编列外来文件,以「外来文件记录表」,依实际版次加以备注管制.程序书文件及资料管制作业程序文件编号003制订:文控中心页次333.3.3对过时或无效之文件与资料,不论是为知识保留或发行履历之用途,均应于该文件及资料加盖「作废章」或直接划X等注记以免因无意而被误用,并于「文件及资料管制

4、单」中注明已回收.3.3.4当被分发文件由于破损、丢失等原因重新发行时，需以「文件及资料管制单」申请核准后交由文件管制中心，由文件管制中心按3.3作业要求进行。3.4文件及资料变更管理:文件及资料变更皆依照「文件及资料变更办法」以统一形式办理申请变更.3.5调借阅管理:发行之文件及资料,便于查阅及归档,故予统一编号,其编号格式皆依「编号办法」规定,调借阅等以文件编号为主,文件及资料名称为辅。公司内或客户要求而需要调阅或增加发行份数时一律向管理代表口头提申请,经同意后在该「文件及资料管制单」上注明增加或调阅之单位与份数.3.6电子资料之建立与管制3.6.1公司内现行使用电子资料.3.6.2各

5、项资料之建档、使用依权限密码管制,以确保各项建档资料不致被其它人员因疏忽而更改内容。四、定义：4.1外来文件:指有关品保、环境管理制度等外来标准,而客户图面则依客户名称列管.五、权责：5.1权责人员:对文件及资料审查及核准责任之人员.5.2文件管制中心:负责对文件及资料之管制.六、相关文件或参考资料:6.1程序书制作办法(001).6.2文件及资料变更办法(002).6.3文件及资料编号办法(003).6.4文件及资料管制单6.5文件管制章及作废章.