案件档案管理办法

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1、皖质办发〔2008〕37号关于印发安徽省质量技术监督系统行政处罚案件档案管理办法的通知各市局，省局稽查总队、省纤检局、省标准院：现将《安徽省质量技术监督系统行政处罚案件档案管理办法》印发给你们，并提出以下意见，请一并贯彻执行。一、2008年度行政处罚案件档案归档立卷工作按本办法规定执行；二、自2009年1月1日起，停止使用原统一印制的16开格式文书等不符合法定形式的文书材料；三、提倡使用打印式文书，限制使用格式文书，提高行政处罚案件档案的质量和整洁度。执行中如有问题和建议，请及时与省局法制处联系。二〇〇八年九月一日-8-安徽省质量技术监督系统行政处罚案件档案

2、管理办法第一条为加强和规范全省质量技术监督系统行政处罚案件档案的管理，根据《中华人民共和国行政处罚法》和《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合本省质量技术监督行政执法工作实际，制定本办法。第二条本办法所称质量技术监督行政处罚案件档案（以下简称处罚案件档案），是指质量技术监督部门按法定职权和程序，在处理行政处罚案件过程中，制作和收集的与案件有关的一系列具有保存价值的文字、图表、声像等资料。第三条处罚案件档案的收集、整理、归档、保管、使用，应当遵守本办法。第四条质量技术监督行政处罚案件主办人员是处罚案件档案归档的责任人,稽查工作机构和行政处罚工作相关工作机构根

3、据职责分工负责本单位处罚档案的收集、整理、归档立卷，法制工作机构负责处罚案件档案工作的监督和指导，档案管理工作机构统一负责处罚案件档案的保管，法制工作机构和档案管理工作机构负责处罚案件档案使用的管理。第五条处罚案件档案应当集中存放，安全管理，严格遵守《档案法》、《保密法》和质量技术监督系统有关档案管理的规定，严防遗失和泄密。-8-第六条一般程序处罚的案件档案保管期限为10年。简易程序处罚的案件档案保管期限为5年。处罚档案保管期限自立卷之日起计算。第七条处罚案件档案应当符合下列要求：（一）材料真实、准确，反映行政处罚活动的客观情况和案件事实；（二）内容齐全、完

4、整，记录行政处罚工作的全面过程；（三）格式正确，符合法定形式，纸质文件材料须采用A4纸制作，小于A4纸的应当黏贴在A4纸上，大于A4纸的需要折叠成A4纸大小；（四）文字材料字迹必须清楚、整洁，符号正确，签署完备，载体应符合耐久性要求。实物证据在入档前可以进行拍照，照片存放在对应的案件处罚档案中。第八条-8-一般程序行政处罚案件档案一般应当包括：案件来源情况（包括案件移交单、案件移送函、案件举报线索等材料）、立案审批表、证据材料、当事人基本情况及身份证明（营业执照、组织机构代码证、个人身份证明、法定代表人证明材料、授权委托书）、审理记录（案件办理审批表）、行政

5、处罚告知书、行政处罚决定书、送达回证、结案报告（结案审批表）、行政处罚决定执行笔录及罚没收据；经过听证程序的处罚案件档案还应当具有听证申请书、听证通知书、听证会笔录、听证意见书。第九条简易程序行政处罚案件档案应当包括当场处罚决定书和结案报告（结案审批表）、行政处罚决定执行笔录及罚没收据等材料。第十条处罚案件档案按一案一卷的原则装入档案盒，简易程序处罚的案卷档案可以多卷装入一个档案盒。案件材料数量过多时可以适当分卷。档案盒的样式按照档案管理的有关规定制作。第十一条处罚案件档案材料按照如下顺序整理：（一）封面；（二）卷内目录；（三）处罚决定书；（四）办案过程中形

6、成的其他材料按处罚程序和形成时间的先后顺序依次排列；（五）备考表。第十二条处罚案件档案卷内文件均应当以阿拉伯数字三位数编写页号，空白页不编写页号。各分卷独立编制页号。页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。第十三条处罚案件档案的封面内容填制要求如下：（一）案号：按行政处罚案件编号的有关规定编制。（二）案件名称：简要写明违法主体和违法行为。-8-（三）案件处理意见和执行情况。（四）起止日期：卷内文件形成的起止日期。（五）保管期限：根据档案保管期限划定。（六）卷内文件数量：卷内的文件份数和页数。（七）立卷人：处罚案件档案立卷

7、归档的责任人。第十四条处罚案件档案的卷内文件目录内容填制要求如下：（一）序号：卷内文件的排列序号。用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序，一份文件只标注一个顺序号。（二）文号：文件编号。文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。没有文号的不需填写。（三）题名：文件的标题。文件没有标题或者标题不规范的，可以依据其内容拟写标题，并加“[]”号。（四）页号：每份文件首页上标注的页号。（五）备注：注释文件需要说明的情况。如案卷有副卷的，应在卷内目录的最后一个序号栏中标明。第十五条处罚案件档案的备考表内容填制要求如下：（一）本卷情况说明：缺损、修改、

8、补充、移出、部分灭失等情况；如发生行政复议或行政诉讼