行政处罚案件档案管理办法

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1、吉林市工商行政管理局行政处罚案件档案管理办法 第一章总则第一条 为规范行政执法行为，加强行政处罚案件档案管理，依据《中华人民共和国行政处罚法》、《工商行政管理机关行政处罚程序规定》及档案管理有关规定，制定本办法。第二条 行政处罚案件档案（简称案卷），是指在依法办理行政处罚案件中形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。第三条 本办法适用于全市工商行政管理系统行政处罚案件的档案管理。第四条 行政处罚案件档案应当由档案管理部门统一进行管理，建立健全相关制度，明确岗位职责，

2、确保案件档案的规范、完整和安全。第二章立卷装订第五条行政处罚案卷包括简易程序案卷和一般程序案卷。第六条简易程序案件可以合并立卷，20至50案装订成一卷；一般程序案件原则实行“一案一档一号”的立卷原则，也可以分为正卷、副卷。第七条简易程序案件立卷材料及装订顺序：（一）卷内目录表（二）卷内材料部分1.当场处罚决定书2.必要的证据材料【现场笔录、询问笔录、与案情相关的情况说明】3.行政处罚收据或执行情况记录4.其他文件材料第八条一般程序案件立卷材料及装订顺序：（一）卷内目录表（二）综合材料部分（隔页纸）1.立案

3、审批表2.行政处罚决定书3.对当事人制发的其他法律文书3.1.询问通知书3.2.责令改正通知书3.3.实施强制措施决定书[含(场所、设施、财物)清单]3.4.解除行政强制措施决定书3.5.延长（查封、扣押）期限决定书3.6.（检测、检验、检疫、技术鉴定）期间告知书3.7.（查封、扣押）财物移送通知书3.8.先行处理物品通知书3.9.分期（延期）缴纳罚款通知书3.10.行政处罚（听证）告知书3.11行政决定履行催告书4.送达回证：上述文书中，没有设置一体式送达回证的文书，送达所填写的送达回证[送达处罚决定书

4、、检验报告等]5.听证笔录（三）证据材料部分（隔页纸）1.当事人或者其委托代理人询问笔录及其提供的与案情相关的陈述材料2.当事人的主体资格证明材料2.1.单位：企业法人营业执照、事业法人单位证书2.2.个人：公民身份证明、个体工商户营业执照等;2.3.委托代理人:委托代理人身份证明及其委托代理证明文件；3.证据复制（提取）单【涉案行为或物品相关的进货单、销售记录、台帐、财务记录、图片等】4.证人证言材料【所有身份证明材料均附于其提供的证言或者书证之后】5.鉴定结论【含抽样取证记录】6.现场笔录和现场检查图

5、片材料；7.其他作为证据使用材料【巡查记录等】（四）财物处理及其他材料部分（隔页纸）1.财物处理单据1.1.罚没款收据1.2.物品处理记录[含销毁记录和图片]1.3.其他财物处理材料2.其他材料2.1.涉嫌犯罪案件移送书2.2.案件移送函2.3.行政建议书2.4.实施行政强制措施(场所、设施、财物)委托保管书2.5.委托鉴定书2.6.当事人提交的延期或分期缴纳罚款的申请2.7.强制执行申请书（五）副卷（隔页纸）【分副卷则不需隔页纸】1.副卷目录表2.案件来源登记表3.投诉、申诉、举报等案件来源材料4.指定

6、管辖通知书5.案件调查终结报告【涉嫌犯罪案件情况调查报告、案件销案报告】5.行政处罚案件有关事项审批表【实施强制措施审批、强制措施延期审批、解除强制审批、处罚建议审批、延期结案审批、分期或者延期缴纳罚款审批、物品处理审批、涉嫌犯罪移送审批等】6.行政处罚决定书草拟稿7.案件核审表8.案件集体讨论记录9.行政处罚决定审批表10.听证报告11.行政处罚案件结案报告12.其他有关材料【预警通知书、(建议去掉)协助调查函、检查建议书、行政处理告知记录、、回访表等】第九条案卷封面推荐采取打印，目录及卷内文书材料应当

7、使用打印或钢笔书写，字迹要工整、清楚；内容要完整、准确。第十条案卷装订前应当清除文书材料上的全部金属物，并根据不同情况作如下处理：　（一）文书破损的，应当进行修补或者复制，复制件放于原件之前；　（二）文书纸面超过A4纸的，按卷面大小折叠整齐；　（三）文书纸面过小或者装订后影响字迹的，以A4纸进行粘贴；（四）以视听资料、计算机数据为证据的，应当在案卷中标明载体的形式、录制的时间和地点，以及载体的数量、内容、责任者、存放地点等；　（五）不能附卷保存的物证可拍摄成照片附卷。（六）案卷一般采用三孔一线的方法用线装

8、订，左侧装订，文书材料的左边和下边必须对齐，装订线以不妨碍卷内文书材料阅读为原则。（七）案卷厚度以不超过2厘米或者200页为宜，过多时可以分正卷、副卷装订。第十条案卷正副卷页码应当分别编排，页码应当标注在每页的右上角，如有反页则标注在左上角，封面、封底、卷内目录、隔页纸、无文字的不编页码。第十一条案卷页码应当使用打码机顺序标注，页码标注通常采用三位数标注法，如“001”；卷宗材料超千页的，可以采用四位数标注，如“0001”。第