南京市行政处罚案件档案管理办法

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1、南京市行政处罚案件档案管理办法　　　　第一条为进一步规范行政执法行为，加强对行政处罚案件(以下简称案件)文件材料归档工作的管理，更好地发挥案件档案在依法行政中的作用，依据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《南京市档案条例》以及国家档案管理业务规范的有关规定，结合本市实际，制定本办法。　　第二条本办法适用于南京市行政区域内具有行政处罚权的行政执法机关(包括授权组织和受委托执法组织)有关案件文件材料的归档整理和管理。　　国家、省驻南京行政执法机关可参照执行。　　第三条本办法所称行政处罚案件文件材料，是指行政执法机关在办理

2、处罚案件活动中形成的、能反映案件真实情况、有保存价值的各种文字、图标、声像、证物等不同形式的记录。　　第四条行政执法机关管理案件文件材料应当遵循统一、规范、集中的原则，将案件文件材料的立卷、归档作为办理行政处罚案件的重要工作环节，建立健全相关管理制度，明确岗位职责，确保案件文件材料的完整、安全。　　第五条凡在行政处罚案件审查过程中形成的与案件有关的具有查考利用价值的各种载体形式的案件文件材料均应收集齐全。　　第六条案件材料归档的整理必须遵循文件材料形成规律和特点，保持案件文件材料的有机联系，每个案件形成的文件材料应集中立卷，便于保管和利用

3、。　　第七条从初查或者立案之日起，案件承办人员就应当开始系统收集有关文书，做好立卷的前期准备。案件办理结束后，案件承办人员应当整理案件的全部材料，进行立卷。　　第八条行政处罚简易程序案件归档文件材料包括：　　1.处罚决定书　　2.处罚收据或执行情况记录　　3.其他文件材料　　第九条行政处罚一般程序案件归档文件材料包括：　　1.行政处罚决定书。　　2.实体性证据材料　　(1)当事人身份证明、授权委托书；　　(2)现场检查、勘验笔录；　　(3)调查询问笔录；　　(4)证人证言；　　(5)图片；　　(6)证据先行登记保存、检查、暂扣等物品清单；

4、　　(7)证据先行登记保存、检查、暂扣等物品返回清单；　　(8)鉴定、检测、评估等机构出具的书面报告；　　(9)有关部门协助调查出具的材料；　　(10)其他证据材料。　　3.程序性证据材料　　(1)责令停止违法行为(限期整改)通知书及送达回证；　　(2)行政执法调查通知书及送达回证；　　(3)证据先行登记保存决定书及送达回证；　　(4)行政处罚陈述权、申辩权告知书及送达回证；　　(5)行政处罚听证权告知书及送达回证；　　(6)行政处罚听证通知书(公告)及送达回证；　　(7)陈述、申辩记录；　　(8)陈述、申辩复核材料；　　(9)听证笔录；

5、　　(10)行政处罚决定书送达回证；　　(11)其他文书或证据材料。　　4.内部审批文件材料　　(1)立案审批材料；　　(2)证据先行登记保存报批材料；　　(3)减轻处罚审批材料；　　(4)调查终结拟作出处罚决定报批材料；　　(5)重大行政处罚决定集体讨论记录；　　(6)暂缓、分期缴纳罚款审批材料；　　(7)结案审批材料；　　(8)其他审批材料。　　5.其他应归档的文件材料　　(1)罚没款收据；　　(2)行政处罚执行情况备注；　　(3)申请暂缓或者分期缴纳罚款材料。　　第十条在行政处罚决定发生法律效力以后，当事人提起行政复议或行政诉讼形成

6、的档案，可合并入原案卷保管，或另立附卷保管。　　第十一条案件档案的分类按照“年度——案件”方法进行。行政处罚案件档案的类目名称定为“行政处罚类”。案件档案数量较少，未单列管理的单位，案件文件材料的归档整理按照《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》执行。　　第十二条简易程序和一般程序案件文件材料分别整理。简易程序案件20至50案为一卷；一般程序案件(包括听证程序案件)为1案1卷，案情重大、复杂或材料过多时可一案数卷。　　第十三条案件归档文件材料必须齐全、完整、准确，字迹必须工整、清晰、耐久，不得使用不耐久材料书写、打印。列入永久保管的数码彩

7、色照片必须冲洗后归档并粘贴整齐。　　同一次序文件材料按照结论性材料在前，办案客观进程形成的材料在后；文件材料在前，证据材料在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后的次序排列。　　第十四条卷内文件材料应当按照排列顺序依次编写页号。页号在文件正面的右上角和背面的左上角空白处以阿拉伯数字编写;文件背面无文字内容的，不编写文件页号。　　每个案卷都要填写规范准确的卷内文件目录和备考表。卷内如有需要说明的问题，应填写在备考表上，并签上立卷人、检查人姓名。　　案卷标题应完整揭示卷内文件内容，简明确切。标题一般由当事人(全称)、

8、案由等组成。案卷封面、卷内目录、备考表、卷底不编号。　　档号由档案馆(室)统一编制填写。　　第十五条案件装订前，应将卷内文件材料去掉金属物，对已损坏的文件材料应予修复，若文件材料纸张规格过大，