浅议excel函数在学籍管理中的应用

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1、浅议Excel函数在学籍管理中的应用　　摘要：本文以学籍注册、技能抽考及成绩评定三项学籍管理日常事务为例，探讨了如何通过灵活选用Excel内置的函数，实现对学籍信息高效管理。　　关键词：学籍管理Excel函数应用　　学籍管理是每个学校都必须进行的一项繁琐事务。随着计算机的广泛应用和Office办公自动化软件的使用，目前学生的学籍信息一般都使用电子文档存储，以便上交到上级管理部门审核。通常，学籍管理员会根据学籍信息特点和相关要求使用Excel软件输入和存储管理信息，日常的学籍管理工作，如注册、修改、添加以及提取等，需要经过多次重复操作才能完成。如何让这些工作变得更轻松、省时？可以运用E

2、xcel提供的内置函数来帮助提高工作效率。　　Excel软件最突出的特点就是具有数据自动处理能力，利用公式计算、公式的复制以及公式的重新计算功能，可以使复杂的事情简单化，特别是Excel提供的内置函数能更方便快捷地完成相同的工作。函数是Excel中预定义好的公式，共有200多个。在学籍管理的日常事务中，灵活选用其中内置的函数，实现对学籍信息的输入和日常处理，可以达到事半功倍的效果。　　下面笔者从学籍注册、技能抽考及成绩评定这三个方面介绍Excel部分函数的功能与应用。　　一、学籍注册　　图1是从各班级收集的纸质数据表。　　图1　　根据Excel软件所具有的数据处理功能，从上图分析得出

3、，学生的“身份证号”字段中包含了“性别”和“出生年月日”的信息，这样“性别”和“出生年月日”两列的数据就不用再输入。　　首先，新建Excel工作簿，在Sheet1工作表中创建一个电子注册表，在表中输入标题行内容：班级学号、姓名、身份证号、性别、出生日期、专业、班级等。在数据区域输入如图2所示的数据即可，其中A列、F列和G列剩余的数据采用填充柄的复制功能完成。　　图2　　第二，利用Mid函数（字符串截取函数）从“身份证号”中计算出“出生年月日”。Mid函数的功能是返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符。身份证号中第7位至第14位这8个数据代表学生的出生年月日。　　例如：计算图2

4、的1号同学的“出生年月日”，在E2结果单元格中，输入：　　=MID（C2，7，8）　　注：C2为引用身份证号码（数字字符）所在单元格，E列其余的学生的信息依然使用填充柄的复制功能完成。　　第三，利用Mod函数（取余函数）计算出第17位数是奇数还是偶数。Mod函数的功能是返回两数相除的余数。身份证号的第17位代表了一个人的性别是“男”还是“女”，分别用奇数、偶数表示，奇数1、3、5、7、9表示男性，偶数0、2、4、6、8表示女性。即：　　=MOD（第17位数，2）　　第四，利用函数嵌套从“身份证号”中计算出“性别”。函数的嵌套是指一个函数中套入了另一个函数，函数的值作为另一个函数的参数

5、。函数嵌套的层数最多可以达到7层。　　由此得出：先用Mid取中间字符串函数，取出第17位的数字字符；再用数学函数Mod取余函数，计算该数字的奇偶性；最后是逻辑函数If条件函数，判断出是“男”性还是“女”性。　　例如：计算图2的1号同学的性别，在D2结果单元格中，输入：　　=IF（MOD（MID（C2，17，1），2）=0，"女"，"男"）　　二、技能抽考　　每年的技能抽考是湖北省检测职业院校学生学习情况的规定项目。出于公平公正的原则，笔者采用随机抽测学号的方式进行。例如一个专业注册60人，抽测10%，即随机抽取6人的学号。在Excel中随机函数Rand（）可实现这一功能。使用Rand

6、（）1次，然后对生成的数进行增倍、取整等处理，即可抽出一个学号，再使用填充柄的复制功能，6单元格即可搞定。　　随机函数Rand（）的功能是：返回大于等于0及小于1的均匀分布随机数，即产生出[0，1）之间的数：0或者一些小数。从抽测的学号分析，单独使用的Rand（）函数所产生的是[0，1）之间的数，不符合“学号”要求（以“学号”为1、2、……60整数为例，没有0），故采用以下方法解决此问题。　　首先，随机函数乘以合适的数值型系数A，随机数将产生于0到A区间，即[0，A）。如Rand（）*60函数，将产生大于等于0且小于60的一个随机数。因此通过乘以不同大小的系数，可以产生不同区间的随机

7、数。　　然后，配合取整函数，保证随机数为整数型数据项。例如Int（Rand（）*60）函数功能将产生0至60间的随机整数，即[0，60）的随机整数。包含了0，而不包含60。由于学号是从1到60号，在上面的基础上加上数字1即可满足抽取的要求。　　举例：在“抽测学号”第一个结果单元格中，输入：　　=INT（RAND（）*60）+1　　三、成绩评定　　近几年来，湖北省要求职业院校的学生取得英语、计算机等级证才能获得毕业证。如果学生英语、计算机两者有一项成绩不合格