高校档案管理信息化建设的问题与对策

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1、高校档案管理信息化建设的问题与对策　　1高校档案管理信息化建设概述　　高校档案管理信息化建设的问题与对策　　1高校档案管理信息化建设概述　　高校档案管理的内涵　　高校档案是指，“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高等学校档案所记录的信息体现了学校建设和发展的历史情况，反映了学校最基本的职能活动，不仅可以为学校的发展提供信息指引方向，而且它所记录的学生信息也为学生走向社会提供参考。高校档案是高校发展历程中最权威的信息库，各大高校越来越重视档案的管理并将其纳入学校管理体系当中，不断加大投

2、入规范管理体系，以实现高校的可持续发展。　　1.高校档案管理的信息化建设　　传统的档案管理都是以纸质媒介记录所有信息，然后进行分类归档保管。这些档案在遇到学校搬迁、档案移送时很容易遗失，而且在档案查找调阅时也很麻烦，另外它不能实现信息的共享。随着信息技术的飞速发展，计算机和网络的普及，高校档案管理正经历着革命性的变化：高校档案管理模式已由传统的手工管理向现代信息化管理转变，也就是档案的信息化建设。在技术手段和应用软件的帮助下，表格、图表被广泛应用于档案管理，便于人们检查、查询、修正或者是重复使用，档案信息化建设使得档案管理更加规范、更加简单、更加方便、更容易实现资源的共享和永久保

3、存。　　1.高校档案管理信息化建设的意义　　档案信息化建设方便了档案信息的保存。电子存储媒介具有信息容量大，占用空间小，无限距离传输等特点，因此档案的信息化建设能有效解决日益增长的档案信息与合理保管之间的矛盾，同时还增强了档案信息完整的资源保管和有效服务社会的能力。　　档案信息化建设可有效实现档案信息资源的共享。计算技术和网络技术在档案信息化建设中广泛运用，将高校档案信息数字化和网络化，为高校档案走出封闭、走向社会创造了有利条件。　　档案信息化建设优化了档案管理的模式。有了档案信息化建设，档案管理软件可以实现网上归档。电子档案的系统化管理，能够对文件进行全程控制，进而实现对档案管

4、理模式的优化。　　高校档案管理信息化建设中存在的问题　　档案信息化建设认识不足　　教师和学生是高校档案的主要使用者，当教师面临工作调动时或学生毕业走向社会后，人档分离使得获取档案信息非常困难，因此高校档案信息化管理的需求日益强烈。另一方面，高等教育信息化建设进程对档案管理工作提出了新的思路和要求。当前，信息化、数字化已深入到高校教学、科研、学生活动和日常管理的方方面面，这就对高校档案的管理工作提出了更高的要求同时也带来了巨大的挑战。　　社会和高校发展的需要均对高校档案信息化建设提出了较高要求，但目前仍然有很多高校没有明确地认识到高校档案管理信息化建设的重要性，因此学校对档案管理信

5、息化建设工作既没有清晰的发展方向和建设目标，也没有相应的政策措施，并且对档案信息化建设过程中的难度估计不足，以致于档案信息化建设工作难以很好地推进和完成。　　2.档案信息化建设管理体制混乱　　“统一领导，分层管理”的档案管理体联盟制在绝大多数高校并没有落到实处，而是简单地将档案办公计算机化和无纸化等同为档案管理的信息化，对档案的信息化建设缺乏有效的管理。档案信息化建设不仅仅是要将档案信息数字化，更重要的是要做到档案管理流程化、标准化、规范化，档案信息集中分类能够及时准确有效地被档案管理系统所接收，建立档案管理数据库，但是，由于学校管理不规范，机制不灵活，导致高校档案管理部门和教育

6、科研管理部门不能有效协调，不能充分满足档案信息化管理的要求。2.档案信息化建设基础设施和技术落后　　目前，高校由于对档案信息化建设重视程度不够，档案管理经费投入和技术投入都比较少，一般对档案馆或档案室只是配备了基本的计算机和网络，导致了基础设施不完善，技术支持不充分，档案管理的信息化建设举步维艰。具体体现在以下几个方面：一是经费投入不足，使得电子化设备无法及时维修、更新或升级，不能跟上信息化发展的步伐;二是数据标准不统一，信息资源无法有效共享和处理。三是缺乏统一的接口和建设标准，电子文件统一归档十分困难。同时纸质文件正被电子文件以极快的速度和极大的覆盖面逐步替代，使得电子文件成为

7、主要的记录工具，各高校缺乏统一的规范、标准的管理软件和信息接口及建设标准，对所产生的大量的电子文件未能进行系统化的归档处理，造成这些宝贵资源的丢失。　　2.档案信息化建设人员素质偏低　　高校档案管理人员素质偏低的根源还是高校领导受传统观念的束缚，对档案管理没有给予应有的关注和充分的认识，他们认为档案管理只是简单的业务工作，没有意识到档案管理信息化建设对学校和师生的发展具有极为重要的作用，因而就不注重档案管理的人员构成，忽视档案管理人员的素质培养和职业技能培训，导致高校档案管理中缺