内部控制手册-采购流程

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1、14.1供应商管理1.1概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关供应商纳入、管理、评审和淘汰等管理要求，旨在规范公司供应商管理过程中的各项具体工作，努力降低和避免供应商管理中存在的风险，保证企业的采购成本和采购效率。1.2适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3相关制度集团供应商导入流程集团供应商资源管理程序集团供应商绩效考核流程集团供应商质量管理程序。1.4职责分工资源开发专员：根据项目需求寻找供应商。集团战略资源开发部：新增供应商的评定，管理；根据计划需求对供应商

2、资源进行分配；供应商主数据和价格信息维护。SQE：负责新增供应商的评定的审核。14流程图1414141.1控制目标序号《内控手册》唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114.1-CT1保证采购的质量经营效率目标214.1-CT2保证采购的成本经营效率目标314.1-CT3保证采购的及时经营效率目标414.1-CT4保证采购的合法性合法合规目标141.1控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1234514.1-R1无归口

3、部门负责供应商管理及评审工作，导致供应商管理职责及分工不明确，出现问题时无法及时得到解决14.1-CT114.1-CA1由总经理及董事会审批同意成立集团战略资源开发部或指定相关部门作为供应商管理归口部门，明确部门工作职责，包括对供应商的日常管理、供应商资料保管、年度评审，供应商名录编写和管理等预防型集团供应商导入流程供应商管理制度　　　　　　　　14.1-R2未设置供应商审批权限，导致采购人员选择供应商的权限过大，产生舞弊风险14.1-CT114.1-CA2在全部满足询价文件实质性要求前提下，根据技术先进、生产适用、安全可靠、经济合理的原则，综合考虑包括价格、供货周期、质量方面的

4、特殊要求，供应商资质证书、信誉、业绩、服务，国家政策规定等相关内容，由采购单位或部门选择适当的评审方法，按照规定的程序进行评审，确定供应商。经办/审批预防型集团供应商导入流程供应商管理制度；集团资源供应商开发计划申请表　　　　　　　　14对于数量及金额较大的采购，应当由总经理及分管领导组织相关人员对供应商的报价进行评审；数量及金额较小的采购，可以由部门负责人组织相关人员对报价进行评审或签字认可14.1-R3未建立供应商数据资料库对供应商提供的信息资料进行完整的保管，导致供应商信息丢失，管理混乱14.1-CT114.1-CA3供应商管理部门应建立一个数据库，数据库内容应包括所有供应

5、商的名称、地址、联系方式、经营范围、与公司合作期间等信息。供应商管理部门应指定专人负责定期整理供应商数据库并及时更新。　预防型集团供应商资源管理程序集团资源AVL系统　　　　　　　　14.1-R4未对合格供应商提供的信息进行判别，导致因供应商提供的信息有误，购进的物品质次价高14.1-CT214.1-CA4由集团战略资源部商务组负责评估基本能力和商务能力，集团资源经理根据供应商资源地域性/适用地/产品定位指定地方研发或制造经理级以上进行工艺和研发能力评估审核　预防型集团供应商导入流程供应商基本资料调查表　　　　　　　　1414.1-R5选择重要供应商时未实地考察供应商所能提供服务

6、的能力，包括供应商的仓储、物流、生产能力、质量管理、资信能力等情况，导致供应商提供虚假资料欺骗公司从而赢得业务，造成货物质次价高14.1-CT214.1-CA5集团战略资源开发部、研发、质量&SQE、制造相关人员成立调查小组实地考察供应商的仓储、物流、生产能力、质量管理、资信能力等方面，填写供应商评价表，并提出是否评价为合格供应商的意见，经调查小组组长审核签字后报集团战略资源开发部负责人审批，集团战略资源开发部负责人审核签字后列入合格供应商名录　发现型集团供应商导入流程集团资源供应商开发计划申请表；供应商基本资料调查表　　　　　　　　14.1-R6未进行供应商资质管理，督促供应商

7、及时更换资质资料，导致合规风险14.1-CT414.1-CA6　发现型集团供应商资源管理程序供应商资质资料　　　　　　　　14在供应商数据库内设置供应商资质文件的有效期限的内容，每年年末对供应商数据库资料进行检查时应核对供应商资质资料的有效期限，对临近有效期限的供应商应及时提醒供应商办理更新手续并提供更新后的资质资料14.1-R7未就跟生产有关的涉密物资采购与供应商签订保密合同或协议，导致供应商将涉密资料提供给同行业的其他竞争对手，造成公司竞争能力下降14.1-CT414.1-C