文件编码管理规定

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1、文件编码管理规定第一章目的为加强对公司文件的管理，确保公司文件系统化、规范化、标准化，特制定本规定。第二章适用范围本规定适用于公司各部门所有文件的编写及管理规范。第三章职责第一条管理部负责公司文件的统一编码和归口管理。第二条各部门根据职责范围编写相关项目文件后由管理部审核，最终交项目总指挥审批。第四章文件编码原则第一条编写目的明确、针对性强。第二条职责界定和划分清晰、工作程序的设计合理规范、各类要求应与公司实际情况相一致。第三条格式应统一，语言简练、文字表达清楚、准确，内容应具有可操作性，尽量做到量化。第五章文件编写基本构成及编排、书写格式文件基本构成

2、包括：标题部分、正文部分、审批栏三部分。第一条标题部分包括标题(公司××文件/标准）、文件名、文件编号、发放日期、页数、版次等内容。处在首页最上部居中位置，占据页面六分之一的版面。各文件编写时直接套用，增加填写内容即可。第二条正文部分以章节纲要和条款式为主要格式，可包括文件名称、编写目的、适用范围、引用文件、工作职责、工作程序、附则、附录（质量记录）及相关支持性文件等。（一）章节纲要式第×章——为段落纲要，起题引和内容概括作用。3第×条——为章节的详细叙述，对题引内容进行进一步说明汇总。当条数仍不能完全表达，需对内容分别叙述，可以先采用序号：（一）（二

3、）（三）……，再采用：（1）（2）（3）……。附录部分如有多项，采用1、2、3……方式进行叙述。（二）条款式一、二、三……——大条款，正文的段落纲要，是对某几段文字的概述和总结，是区别内容和段落分节的重要标志，起标题引领性作用。1、2、3……——小条款，对大条款内容的分段叙述、详细说明，若此项条款仍不能完全表达，可以采用序号：（1）（2）（3）……,再采用①②③……。第三条审批栏此处为文件结尾部分，处于末页最底部，占据页面六分之一版面。以文本框方式进行设计，上部设置一条横线，下面内容包括：编制、审核、审批、发放号，要求文件编写完成后由相关人员手工填写，

4、发放号采用打码方式。第四条书写格式及字体、字号（一）文件幅面一律采用A4标准规格纸张编写、印刷。（二）标题采用分为固定内容和填写内容，固定内容为黑体五号，填写内容为宋体五号，段落行距为最小值（12磅）。（三）正文部分：文件名称采用黑体二号加粗，居中位置；章节及大条款采用仿宋字体四号，加粗，居中位置。文件正文采用仿宋字体小四号。（四）审批栏均采用黑体五号。（五）每页正文页边距：上部—2.54厘米；下部—2.54厘米；左边—2.6厘米；右边—2.3厘米。页眉页脚均设置为1厘米，每页48行，跨度14.5磅，段落行距固定为22磅。（六）设置页码为阿拉伯数字五号

5、字体，居于页面下方正中位置。第六章文件编号说明根据公司实际情况，借鉴ISO9000中的要求，公司文件目前只采用第三层次文件和第四层次文件，具体层次划分可参见本部《质量手册》中的说明。第一条第三层次文件：管理标准、技术标准和作业文件，其标识方法为：汉语拼音简写。C----表示第三层次文件。3××----表示文件类别，01----管理标准；02----技术标准；03----作业文件。×××----表示文件编号，按文件出现的先后顺序编号。第二条第四层次文件：质量记录。质量记录的控制借鉴老区经验，根据ISO9000：2008版标准的要求，将所有公司有关文件中的

6、记录收纳其中。质量记录的编号具有唯一性，即无论在公司任何部门任何时间使用，只有唯一一个编号与其对应。各部应建立本部门的质量记录控制清单，并将所涉及到的质量记录表格及清单上报管理部备案。标识方法为：汉语拼音简写。D----表示第四层次文件。××----表示部门代号，各部门代号见附录。***----为各部室下属工段代号，如果各部直接发文则不需要此代号，目前尚无工段分项，此处可忽略。×××----为顺序号。本规定由公司管理部负责解释。3