公司文件编码管理规定 - 副本.doc

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1、公司文件编码管理规定一、目的为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。二、编号规则文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要设置，在主文件号的基础上制定。主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。示例如下：□□□□□12345产生日期文件类别号文件流水号部门代号公司代号流水号说明：由1、2、3组成主文件号；4、5组成辅文件号。主文件号部分1、公司代号：信和-XH2、部门代号：用字母表示财务部-CW、产品部-CP、销售部-

2、XS、策划部-CH、仓管部-CG、办公室-BG。3、文件流水号：数字表示，从0001到9999。辅文件号部分1、文件类别代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。文件类别代号：ZD-制度文件、LC-流程文件、BD-表单文件、HT-合同文件、MB-模板文件。2、办公用品的编码：具体的辅编码由物品名字的首写字母代替。如：14年5月1日给销售部配电脑数量一台XHXS/0001-DN/140501。3、日期代号日期代号由年月组成，如2014年1月产生的文件则写：201401。其他分项子文件代号各部门可自行规定，报办公室中心备案。举例说明

3、：销售部于2011年9月1日以公司名义与某医院签订一份销售彩超系统合同，这是销售部第一份合同，且是作为合同文件归档，因此以现有的编号规则，出来的文件编码为：XH-XS/0001-HT/140901，由销售部下单给采购部，采购部以此文件编码进行采购申请直至产品发往医院，再由某某实施工程安装。到项目验收完毕，将所有此文件编码产生的文件一同进行归档处理，并同时报备销售部归档。然后将项目移交给售后，根据此编码建立售后服务体系。三、使用规定1．各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。2．各部门/单位进行合同盖

4、章时，在申请单上注明合同号，办公室备案并建立电子档管理。其他文件编制、归档时，在文件封面注明编号。