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1、当下高校档案管理建设刍议第32卷第11期2011年11月湖南科技学院JournalofHunanUniversityofScienceandEngineeringVl01.32NO.11Nov.2011当下高校档案管理建设刍议梅志珍(湘南学院编辑部,湖南郴州423000)摘要:高校档案资源真实反映着一所高校的历史沿革与发展轨迹,具有不可再生性,不应视为单纯的文献.当下高校档案管理中存在诸多问题,只有从根本上加以解决,变静态的储存为动态的利用,才能与时俱进,更好地服务于我国高校各项建设与发展.关键词:高校;档案管JE;问题;观念创新;动态利用;
2、人才建设中图分类号:6275文献标识码:A文章编号:1673-2219(2011)1卜018O一02高校档案不只是各类信息的简单的储存,各类档案实质上就是高校某个发展阶段的历史,真实反映着一所高校的历史沿革与发展轨迹.档案信息资料,不应视为单纯的文献,实际上,它真实记录与反映着一个时期一所学校的教学,科研和管理水平,具有不可再生性,在高校发展的今天,都在起着延续过去,承接现在和开启未来的重要作用,对于高校档案的重要性,国内外很多学者都已深刻认识到.可以说,档案工作的实质,不是静态的储存,而应是动态的利用.高校在我国担负着培养跨世纪人才和科研等
3、多项重任,在坚持全面"创新"和科学发展观的要求下,尤其在计算机信息技术被得到普遍应用的今天,我国高校各个领域的工作都已发生深刻和根本的变化,而相反,高校档案管理工作却显得相对滞后,暴露出在管理上的诸多问题.高校只有从根本上革除档案管理上的各种弊端,才能与时俱进,更好地服务于我国高校各项建设与发展.由于种种原因,我国高校档案管理还存在着一些较为突出的问题,并已从根本上影响着档案工作的发展.以笔者所在高校为例,当前我国高校档案管理普遍存在着以下一些问题:管理观念陈旧.一些高校在档案管理观念上还在因循守旧,认为档案管理不过是对资料各类信息的简单整理
4、,分类和储存,在服务上不过是供学校内部人员调阅,对于档案管理的重要性,还没有引起足够的重视,因而,在工作方式和服务方式上,都还在沿袭老一套,因为工作观念的僵化,在一些即使采取了档案管理电子信息化的高校,也还是在进行较为原始的手工信息录入.档案管理在工作方式上不但显得陈旧,服务方式单一,工作人员素质也明显不符合信息管理网络化时代的要求.工作方式落后.在高校建设的很多领域,新技术,新设收稿日期:2011—09—10作者简介:梅志珍(1969一),女,湖南郴州人,主管护师,研究方向为高校档案管理.180备都得到了充分利用,然而,在信息技术高度发达的
5、今天,网络技术已在从本质上深刻影响着我国各个领域的发展,笔者却在承担着我国一些重要科研任务的高校看到,档案管理工作相对于高校其它各项建设,显得极为滞后,一些高校对于档案管理,甚至还保持着原始的手工记录.电子信息档案与网络化建设,这些重要的新技术,新手段,在档案管理中并未得到实际的应用.服务模式单一.档案资源实质反映着一所高校整体工作的全貌,尽管其信息不可再生,然而,其信息资源,却具有可以反复利用的特点.一些学者认为高校档案资源,在本质上推动着一所高校的教学,科研和管理,在发展上起着"延续过去,承接现在和开启未来"的重要作用.这表明,档案信息资
6、源实质上可以服务于高校的各项建设.对于档案资源的开发和应用,在本质上也真正体现着一所高校的发展水平.然而,笔者在我国一些高校调研时发现,大多数高校,对于档案的信息资源利用还远远不够,档案往往只是单纯地作为一此资料供人调阅,查询和参考,档案信息资源,对于学校的各项建设,在各项管理上的延续与变革,在教学的发现与发展,在科研的成果继承与创造等等很多方面,都显示出较低的应用率,对于档案信息资源的应用,显然还停留在比较肤浅的层次.档案资源在利用上的价值性,应用性和服务性,显然在我国大多数高校,还未真正上升到应有的广度和深度.服务模式单一,从根本上制约了
7、我国高校档案资源的应用方式,应用价值,也从根本上影响了我国高校对于档案信息资源应用的广度和深度.学生档案不足.很多高校的档案都暴露出这样的共同问题,对于学生的档案,除了一些简单的学籍信息,很多问题缺乏真正的文档储存,实际上仍然是真空地带,空白地带.这表明,在形成档案的内容规划中,对于学生的一些重要信息,明显未列入档案内容的规划和档案信息资源的管理,实际上,很多涉及学生的资料,对于高校建设已成为不可或缺的重要文献,学生科研成果,学生问题研究,学生活动开展,学生各种问题调查,这些记录性资料,显然都有着相当重要的意义.这表明,高校档案的内容规划与档
8、案信息管理,在任何一方面抱残守缺,都将实际影响到高校的档案管理工作的质量和成效.综上所述,可见由于我国高校档案管理上存在诸多问题,已从根本上制约着我国高校档案管理的
