中等职业学校文书档案管理现状及对策研究

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1、中等职业学校文书档案管理现状及对策研究【摘要】档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。笔者从事学校档案管理工作多年，本文就中等职业学校文书档案的现状作为分析对象，提出初步的构想。【关键词】文书档案;中职文书档案;现状分析;管理对策中图分类号：G270文献标识码：B文章编号：1009-8747（2012）01-0013-01文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企

2、业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。加强文书档案管理工作尤为重要，特别是在加强文书档案内容的建设上，力求从多角度、多侧面、多层次地反映中等职业学校的情况，既记录学校过去的发展史，又着重反映学校的现实状况，并能从中看出学校的发展趋势，从而全面、客观、真实地反映学校的整体情况。6一中等职业学校文书档案管理现状分析1.中等职业学校文书档案仍采用年度归档的方式，收集鉴别、整理归档、查阅借用等没有健全的规章制度，文件归档、登录、统计等一系列环节性的工作，仍旧采用手工操作；当前，中等职业学校文书档案员通常由学

3、校办公室人员兼职，文书档案管理人员接受过高层次专业学习和系统教育的人员不多，甚至有人没有接受过短期培训就直接上岗，业务能力差，人员变动频繁，有些学校把年龄偏大的员工安排做管理档案工作，他们对计算机知识掌握甚少，难以应付现代文书档案信息化的要求，使学校文书档案跟不上时代发展。2.一些中等职业学校负责人缺乏对文书档案管理人员工作重要性的认识，强调的是引进高素质的教师，建成一支高素质的教师队伍，惟独没有引进文书档案方面管理人才的计划；档案室面积小，档案柜陈旧，导致文件堆放混乱，有些文件材料不能及时归档；对文书档案没有统一的管理规划和标准，归档文件的分类、排列、编号不规范，管理方法、运行手段落后

4、，难以发挥文书档案应有的作用。二中等职业学校文书档案管理对策1.目前，文书档案管理工作已经现代化，硬件、软件齐全，中等职业学校领导要充分认识到其存在价值，重视文书档案工作，把提高文书档案工作列入议事日程，使之成为学校发展的一个重要参数6只有领导重视了档案工作，认识到档案工作对学校发展的重要性，档案意识才会影响辐射到广大教职员工。领导者的档案意识强，才会将档案管理工作列入议事日程，实实在在地解决档案工作中存在的问题和困难。采取切实措施，确保资金投入充足、设备配置到位、人员配置齐全。应配备1名副校长分管文书档案工作，定期检查文书档案工作，提出改进意见，并切实解决工作中的实际困难，提供必要的人

5、力和物力，使文书档案工作正常、有序开展，助推学校各项工作的开展。单位领导对档案工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要档案人员经常向领导宣传档案工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。2.实施文书档案管理现代化是加强档案管理工作的必由之路随着改革的深入发展，文书档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直

6、接影响了文件和档案质量等，只有实现文书档案管理现代化，才能有效地加以解决。(1)6掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在档案管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。文书档案管理数字化、信息化是信息社会对文书档案工作的必然要求，也是文书档案工作者的努力方向。所以，文书档案管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文书档案管理人才。(2)利用现代化技术

7、整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优