职业学校电子档案管理现状及对策

《职业学校电子档案管理现状及对策》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、总第583期管理观察2015年7月第20期ManagementObserver中旬出版职业学校电子档案管理现状及对策杨苏梅（苏州创元教育培训中心，江苏苏州215006）摘要：随着现代计算机飞速发展，为适应新时期职业学校档案工作发展的进程，传统纸质档案已向电子档案转化，对职业学校档案管理工作提出了新的挑战。本文通过对目前职业学校电子档案管理工作的现状和存在问题，进行研究分析，探索和寻求适合职业技术学校进行电子档案管理的方法和对策。关键词：职业学校电子档案管理策略随着科学技术的不断发展,电子文件以其存储空间保存就常常被遗忘，没有及时归档，随意对原始性的电大、传输快捷、可复制等优点，大大提高了

2、档案管理工子稿件进行其改动等操作，处理后的电子文件是否和原作的效率。各类文件不再以单一纸质文件存在,而是以稿一样，有没有归档保存的价值。图片、音像、磁盘、光盘、移动硬盘等介质作为载体，（二）电子信息化程度偏低，电子档案的功能得不到充从而形成了大量的电子文件。由于电子文件愈来愈多，分利用的问题作为电子档案给传统的档案管理工作带来了一次变革，一般职业学校电子信息化程度偏低，档案依旧以纸也给传统档案管理工作带来了一次全新的挑战。如何配质档案为主要保存媒介。学校档案大多只局限于“存”、合职业教育发展的需求，来迎接这种挑战，笔者认为有“查”功能，电子信息管理仅仅被简单地应用到检索、交换、必要了解目

3、前电子档案管理的现状，以及存在的问题，备份等辅助功能中，并没有充分利用网络的检索功能，提出解决的方法和对策。从而提供面向用户的信息服务，也没有充分利用网络的数据分析与判断功能，从而未能为决策层提供相关的服一、职业学校电子档案管理现状务。档案电子化的进程还在推广的探索阶段，要充分发挥电子网络的管理作用。（一）电子文件收集资料不够完整的问题（三）电子文件的保存和电子文件的持续可识读性的问题由于大部分学校领导对档案工作未引起足够多的重档案的保存和载体寿命问题。电子档案与纸质档案视，而一些部门对文件移交归档给档案部门的重要性缺相比短得多，一般仅为15-20年。电子档案载体的寿命乏认识，又加上教学

4、工作任务繁重、导致各部门产生的除了与自身内部诸因素有关外，还与温度和湿度、震动越来越多的电子文件资料不能及时地提交，造成档案资和磁场、空气中灰尘、阳光和空气的影响有关。料大量流失，从而导致归档资料质量不高，缺乏完整性。纸质档案信息与载体安全，信息的可识读性是自然对电子文件原稿保存忽视情况严重，没有采取很好的保而然的。而电子档案却不同，表面看来保存完好的文件护措施。载体，由于受外环境因素的影响，数据信息却可能导致档案工作管理人员依法治档的意识也很淡薄，对档不可读。因此，电子档案的持续可识读性，完全依赖于案疏于管理。对参与第一线的档案收集、归档、立卷的计算机信息系统这一载体。电子文件是以计算

5、机为载体业务指导不够，监督、检查不到位。由于，目前大多数将信息通过编写代码的方式记录在电子信息系统中，也实行办公自动化写文章和起草文件都在电脑上完成，往就是说电子文件的读取和使用必须通过计算机软件才能往一旦文件定稿打印后，作为第一手资料的电子文件的够实现。然而随着计算机技术的发展日新月异，更新发作者简介：杨苏梅（1962-），女，民族：汉，籍贯：江苏苏州，学历：本科，职称：馆员.·148·教育管理展愈来愈快，编码的内容与形式也不断推陈出新，电子源头进行对电子文件形成、收集、积累、保管等工作，档案原有的编码与不断改进的计算机系统运行环境间的因为电子文件不同于纸质文件，出于保留第一手资料的矛

6、盾也越来越显得尖锐。重要的目的，则应对原稿进行收集和积累，如果档案人档案管理要规范统一的软件设计标准和使用设备问题。员不介入进去它很难掌握到甚至接收不到电子文件原件，由于当前档案管理软件开发数量很多，但是国家没这就会影响档案的完整性,而且会影响今后的开发利用。有统一的标准，因此模块设计存在较大差异，在使用过同时，学校要加大档案重量性的宣传力度，各有关人员程中，由于软件功能滞后需要更新软件，往往在需要查增强档案意识，严格执行档案管理制度，控制和维护档阅档案资料时，因时效过期，无法转换。案信息资源的有效性尽量避免电子文件归档出错率，提随着电子信息科技的日新月异，计算机技术不断得高电子档案的归

7、档质量；到改进与完善。由此产生了不少的问题，一方面由于不电子文件收集归档应按照电子文件和纸质文件并存同软硬件环境下形成的电子档案载体互不兼容、难以互的原则，实行电子文件和纸质文件双套制的方法，将电换，使得在需要使用时软件备份的数据已无法转换或读子文件以纸质和电子档案(如DVD光盘、U光盘、移动取。另一方面在长期使用过程中，不可避免的出现磁性硬盘、内存卡等)制作双重备份,并分别归档管理,形成自然减退和载体材料老化等情况，也就造成了电子