收发文管理切入归档文件

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1、靖档字[2011]10号文附件：收发文管理切入归档文件“随办随归”工作的具体操作方法一、收（发）文登记1、进入GD2000档案管理系统，将鼠标移至“收发文管理”，点击“收文管理”或“发文管理”，如下图：2、在“文件题名”、“来文单位”、“文件编号”、“文件流水号”、“发文时间”、“收文时间”、“页数”和“份数”等栏目输入相应内容，“来文单位”填写可规范简称，如“中共靖西县委”、“靖西县府办”但不能只写“县委”或“县府办”；“文件流水号”填写一个年度内收文的编号，如“2011-215”就是2011年内收到的第215个文件。如下图所示：11“图像文件”是导入文件所在的

2、路径，方法是在录入时用鼠标点击“图像预览”前的按钮，如图所示：“选择文件类型”为“全部文件（*.*）”，在“查找范围（I）”选定文件所在的文件夹（特别说明，这是收文所在的文件夹，可事先在硬盘上建立一个文件夹用来保存公文传输下载的文件，如下图显示的文件是存放于D盘上“我的文归”中的“2011年公文接收”文件夹；如果收文是纸质的，能扫描成电子文件的也保存于这个新建的文件夹；如不能扫描的，“图像文件”栏目可不填写），然后点击选择所收的文件，最后用鼠标点击“选定”。如下图所示。11“保管期限”一栏，如能确定其保管期限的可在录入时选定，也可留空，待年底归档时再注标。3、点击

3、“记录存盘”，如同时要收几个文件的，可在点击“记录存盘”前，可以根据需要选择在“连续录入选择”下给“来文单位”、“文件流水号”、“收文时间”或“份数”方框内打“√”，使其选项内容自动带到下一条新记录，减少录入工作量。如下图。4、点击“记录上翻”——“文件传阅”，在文件呈批传阅单上的“拟办意见”一栏中填写拟办意见，并在“选择打印文件传阅单”上选定符合自己意愿的文件传阅单格式（一般使用“文件传阅单3”）。如图所示。115、点击“打印文件传阅单”按钮，如打印预览显示窗口所示出来的传阅单正合自己的意愿即可点击打印机图标进行打印，这样，打印机即可打印出呈领导批阅的文件批阅单

4、。此单与文件原件装订在一起（批阅单在前）呈有关领导批阅。如图所示。图为文件传阅单3样表11图为文件传阅单2的样表二、收（发）文查询每隔一个星期或一个月将所登记的收发文数据通过点击“数据入库”后即可进行电脑查询，在2-3秒的时间内将查询到某一个收发文的编号，根据这个编号可迅速从文件盒中取出该文件供领导或工作人员使用，也可以通过“图像预览”查阅到某一个文件的电子版本直接在电脑上阅读文件内容。1、在收（发）文管理模块中点击“文件检索”，出现的页面有“文件题名”，“保管期限”等七个检索栏目，“开始检索”，“详细阅览”，“图像预览”，“收文借阅”11等九个操作按钮。可以任意

5、输入一项检索栏目，系统会根据查询条件，查找总数据库中符合条件的记录，并将检索结果罗列在表格中。“收文检索”功能模块，具有智能模糊检索功能，用通配符“_”（下划线）、“%”（百分号）可以取代一个或多个字符，这使用户可以方便地检索相关内容的收文数据。页面下方有检索结果总数标识。如需要，可按“文件流水号”显示的编号从档案盒中调出该文件的原件。如下图所示：图为以“绩效考评”为关键词进行检索所得到查询结果图为以文号“靖办发〔2011〕133号”进行检索所得到查询结果112、可用鼠标点击该文件，再启动“详细阅览”按钮，随时点击“图像预览”查看文件内容。如下图所示：图为点击“详

6、细阅览”后的显示结果图为点击“图像预览”后的显示结果113、可用鼠标点击该文件，再启动“收文借阅”或“收文归还”按钮，随时可进行借阅、归还操作。一旦进行了借阅、归还操作之后，“打印借阅”按钮将会启动，可以打印输出借阅情况。如下图所示。图为点击“收文借阅”后显示的窗口，并在其内容输入借阅日期和姓名图为点击“打印借阅登记表”后显示的借阅文件登记表11三、收（发）文归档收（发）归档就是实现系统总数据库中收（发）文数据向文书归档文件管理、企事业卷内文件管理模块的“转向”，也就是归档。收（发）文数据在归档后仍驻留在收文管理中，而归档文件管理（企事业卷内文件管理）模块则在录入

7、页面中自动增加了对应于收文数据的数据信息。这是各单位每年年底进行文件归档时不需要重新进行电脑录入，直接将平时收（发）文数据“转向”归档文件录入的过程，避免了归档工作中的重复劳动。1、在收文管理模块中点击“收文归档”，然后在“文件流水号”一栏中输入“2011-%”，点击“开始筛选”按钮，就得到了以下的结果。如下图所示，如平时能对每份文件都进行保管期限的鉴定，也可以用在“保管期限”一栏中输入相应的保管期限，如“10年”，然后点击“开始筛选按钮”进行筛选来归档，如下图所示：2、点击“全选”按钮，“转向”11所有收发文数据；如以文件流水号筛选出的数据，其中必有不应归档的收

8、文数据列在