收、发文管理

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1、收发文管理办法第一章总则1、为规范公司收发文程序，提高办事效率，制定本办法。2、公司综合部为收发文管理部门。第二章收文管理3、收文范围3.1寄、送给本公司的文件（信函、电邮等）；3.2外出参加会议带回的文件；3.3通过网络下载的电子文件；3.4公司各部门办理的重要文件；3.5电话记录和传真件。公司综合部对电话交办的事情不清楚或没有收到传真、传真件不清楚应在15分钟内告之对方。接收电话应按规定格式做电话记录。4、收文程序4.1签收：收文统一由综合部内勤签收、拆封，急件应注明签收时间；4.2登记：凡以本公司为收文对象的公文一律由综合部内勤登记。综合部内勤收文

2、后将公文标题、字号、发文机关、收文日期、份数等逐项登记并按收文顺序登记；4.3拟办：综合部内勤将收到的公文登记后交综合部主管，由综合部主管提出处理意见。紧急公文，拟办意见中应有明确的办理时限；3.4签批：综合部内勤按综合部主管提出的处理意见分送相关领导签批。3.5分送：由综合部内勤按照综合部主管或有关领导的签批意见分送其他有关领导和有关部门。从签收、登记、拟办到分送，时间一般不得超过一个工作日。4.6传阅：4.6.1公司领导批示的文件由综合部内勤送有关人员和部门阅知。阅文时间一般不超过2个工作日，急件当天阅批。各级领导阅、批公文应仔细、认真，阅毕应签上姓

3、名，并注明日期，不得圈阅；需要签署具体意见的，要明确、具体。4.6.2公文传阅应做到准确、及时，避免漏传、误传。传递公文，应办理签收手续。收件人收到公文后应签署姓名；退回公文时综合部内勤应当面注销，避免丢失；4.7承办：上级机关要求办理、领导批示办理及其他需要办理的公文由有关部门承办。属部门职责范围内的事项由该部门办理。各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级机关批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交综合部送领导签发上报。4・8回传抄告：承办人员办理公文完毕要回复来文单位。把办

4、理情况写明在文件首页或文件办理单上指定位置，将有领导签批的文件首页或文件办理单复印回传给签批过此件的单位或个人；同时把文件连同文件办理单原件传回综合部，承办部门留存复印件。4.9跟踪督办：已送领导传阅批示或交有关部门办理的公文，综合部主管或内勤要及时检查催办，以防漏办或延误。第三章文件保密和归档5、文件保密3.1阅办公文，尤其是重要和涉及商业机密的文件，应严格遵守保密制度和办文规定，任何人不得将文件随意搁放，带到公共场所或带回家中，以防泄密或丢失。5.2文件丢失，应及时报告综合部。对丢失文件造成后果的，按《保密法》有关规定处理。6、文件归档：3.1收文办

5、理完毕后应交回综合部，由综合部内勤统一管理，每年三月上旬移送档案室归档。6.2凡需清退的文件，各部门应在文件办理完成后立即交综合部，由综合部内勤交综合部主管做出存档、销毁或者其他处理决定。第四章发文管理7、起草7.1公司文件的起草由责任部门按要求起草。7.2文件起草必须用统一印制的扬州华盛置业有限公司公文纸和拟文笺（发文稿纸）。4.3拟文笺格式：7.3.1核稿：先由拟稿部门负责人校对，负责人核稿并在相应栏目内签名后交综合部；由综合部主管对文字和内容把关后在核稿栏签字，并按定密要求檣明密级。7.3.2签发：综合部主管核稿后由综合部内勤送相关领导签发。向政府

6、有关部门报送的请示和报告，由分管副总经理审签，法定代表人签发；以公司名义上报和下发的涉及全局性、重大经营项目、重要工作部署的文件，由分管副总审核，总经理签发；其他文件由分管副总签发；有严格时间要求的文件，若主要领导或相关领导因故不在，其委托的其他领导可以代签。未经综合部审核的文稿，公司领导一般不直接受理。以本公司为主的联合发文，在领导签字后由承办部门送联合发文的其它单位领导签字，所有联合发文机关领导签字完毕后印发。7.3.3公司所有对外发文，由综合部统一编号。7.3.4标题：由发文机关名称、文件主题和文种组成。标题中的发文机关用全称，标题写在拟文笺上标题

7、栏内。7.3.5附件：附件名称写在发文稿纸附件栏内，应与附件标题一致。附件装订在文件之后。7.3.6主送：主要受理文件的机关。主送机关应用全称、规范简称或同类机关统称，写在拟文笺上主送栏内。7.3.7抄送：主送机关以外需要告知文件内容的上级、下级和不相隶属的机关，抄送机关按上级机关、平行机关、下级机关顺序排列写在拟文笺抄送栏内。一般不抄送个人。7.3.8份数：按规定需电子公文报送的，由综合部内勤按程序报送后，印2份存档；其他情况视需要确定份数，留2份存档。7.4正文：文件主体。要求：完整、准确地体现发文意图；全面准确地反映客观实际，表述准确，条理清晰，内

8、容充实，结构严谨，文字精练，用语贴切，篇幅简短，标点符号使用正确，文字规范。起草