文件归档、归档文件整理.ppt

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1、文件归档、归档文件整理裴军一、文件归档1、归档的含义与意义2、归档范围3、归档方法4、归档要求5、归档时间6、归档手续二、归档文件的整理1、立卷的整理方法2、单件归档的整理方法一、文件归档1、归档的含义与意义含义：机关、团体、企业、事业单位的文书处理部门在文件输完毕后，按有关规定，对其中有查考保存价值的文件，按照它们在形成过程中的自然规律和特点，进行分类、排列、编目，使之有序化，并向档案室或档案人员移交的过程。归档意义：归档是文件向档案的转化标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。2、归档范围（1）机关文件材料的归档范围：上级机关、同级机关、下级机关、本机关

2、收文发文，有凭证、查考（2）机关文件材料不归档范围：上级机关普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；本机关文件材料中的重份文件，临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，电话记录等等。同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料。下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。（3）企业文件材料归档范围党群工作形成的文件材料。行政管理工作形成的文件材料。经营管理工作形成的文件材料。生产技术管理工作形成的文件材料。3、归档方法严格登记：可以采用计算机登记，或收、发文登记簿登记。登记的内容包括：来文的文

3、件题名、责任者、密级、收文编号、收文时间等。平时归类：文书人员在公文办理完毕后，及时把文件归入有关类目。及时检查。注意“账外”文件的收集。（账外：未经收发文登记的文件）4、归档要求：齐全完整、系统科学、优质精练、及时迅速、手续完备5、归档时间属于文书档案的文件材料一般应在第2年上半年归档。6、归档手续根据案卷目录详细清点——签字——归档文件简要说明，移交清单文件移交清单文号文件名日期部门出文人接收人备注归档文件移交清单序号文件资料名称页数档案类别（文书、教学）保管期限移交部门移交人交接时间二、归档文件的整理归档文件的整理方法有两种：立卷和单件归档。1、立卷的

4、整理方法（1）案卷由若干互有联系的文件构成的组合体，是档案基本保管单位。立卷，就是把零散的文件，组合成若干个案卷的过程。（2）立卷原则遵循形成规律和特点——按其历史原貌；保持有机联系——同一问题，同一案卷；区分不同价值——价值相近可组为一卷；便于保管利用——立小卷。（3）立卷的方法步骤文件收集判断——文件分类（区分年度、机构、问题、保管期限）——组卷——卷内文件排序——卷内文件编页码——填“卷内文件目录”——填“备考表”——拟案卷标题——填写案卷封面——装订案卷——案卷排列及上架——编制案卷号——编制案卷目录——编制档案目录——编制目录号——编制档号。文件分

5、类：分类方法：按“年度——内设机构——（问题）——保管期限”的分类方法。按“年度——（问题）——保管期限”的分类方法。分类步骤：年度、机构、问题、期限。组卷：将分好类的文件材料组合成案卷。卷内文件排序：可按日期进行排列；可按重要程度排列；可按姓氏笔画排列；本单位文件在前，上级与下级送来的文件在后；定稿在前，历次稿依次在后；转发文在前，被转发文在后；正文在前，附件在后。卷内文件编页码：卷内文件编流水顺序号，并用号码机打在文件页面上端外侧的角上。双面印刷的要编为两页。空白的不编号，卷内目录也不编号。填写“卷内文件目录”：永久、30年案卷的卷内目录应打印一式三份；

6、10年案卷的卷内目录一式两份。卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注填写“备考表”主要是说明卷内文件的特殊情况，便于了解卷内文件的特点。拟定案卷标题即案卷名称。由作者、问题、名称三部分组成。填写案卷封面：要标明立档单位、组织机构或类别、案卷所属年度、案卷号、案卷标题和卷内文件页数。封面装订案卷：要拆除文件上的金属物，对破损和大小不一的文件要进行修补、切齐和折叠。左边和下边取齐，左边三孔一线装订。案卷排列上架：区分保管期限，照顾案卷之间的联系和重要程度。步骤：期限（永久、30年、10年）——组织机构、问题——案卷之间的联系和重要程度

7、编制案卷号：方法一：分保管期限大流水编号。单位较小，三本目录可用若干年。方法二：按年度分保管期限小流水。档案数量多的单位，每年三个，每年形成三本目录。编制案卷目录：不同保管期限的案卷要分别按顺序填写案卷目录。编制档案目录：由立卷说明、案卷目录、卷内文件目录三部分，外加硬质封面组成。编制目录号：大类代字+保管期限代号+目录顺序号编制档号：全宗号+目录号+案卷号+页号（件号）立卷：案卷各部分的排列格式是：案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。编制档号——加盖档号章档号的编制：  封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。  全宗号：档案馆指

8、定给立档单位的编号。  目录号：全宗内案卷所属目