归档文件整理规则

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1、归档文件整理规则孙政归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。一、归档文件的收集1、收集工作的意义：收集工作是档案工作的起点，把分散保存的档案资料集中起来，才可能有档案的整理、鉴定、保管、利用等工作。如果没有档案的收集工作，就没有完整的档案，也就没有完整健全的档案工作。2、收集工作的要求与方法：收集工作应该做到“以我为主”，注意文件的系统性、完整性。收集工作应做好文件的收发登记。3、收集工作要建立严格的规章制度：收集工作的制度主要包括归档范围、归档时间、归档文件的质量要求、归档手续。二、归档文件的鉴定1、确定收集的文件材料是否有保存价值，能

2、否转化为档案保存，同时剔除没有保存价值的文件材料。2、对有保存价值的文件材料，根据其价值的大小来确定它的保管期限。三、归档文件的整理单位与装订1、整理单位就是“件”，每份文件为一件，主要是自然件。但在有些情况下两份或两份以上文件可作为一件：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；复制件与原件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册为一件；请示与批复、报告与批示、函与复函如果在同一年度就为一件，如果不在同一年度，哪一年的归入哪一年，不再合为一件。有文件处理签的不用撕掉，形成就保持原样。2、装订：文件装订前要剔除生锈的金属物，字迹模糊的要复印（单面）。永久、长期用不锈钢订书针装订，短期

3、保持原样。过厚的文件用棉线三针法装订。四、归档文件的分类1、分类方法有好多种，但由于单位太小形成的文件材料太少，所以规定分类方法为：保管期限——年度——机构。2、区分年度：年度以文件的落款日期为准。哪一年形成的文件一定归入哪一年，严格区分年度，多个文件合为一件时以在前面的文件时间为准，跨年度的统一在结束年归档。3、区分问题：问题分类要保持连续性，在区分问题时要把同一问题的各种文件材料放在一起，以便于以后的利用，要保持问题排列的连续性。五、归档文件的排列按问题排列，不同问题的按时间的先后顺序，同一时间同一问题的按重要程度。如果出现零散文件没有跟同一问题的文件在一起时，可以在备注中注明零散

4、文件的件号。六、归档文件的编号1、件号：件号应在同一年度同一保管期限内从“1”开始逐件编流水号。2、编号项目：以归档章上的项目为准，逐一填写。3、盖章：每件文件上都要加盖归档章，一般在文件头的中央，空白处，不要压住文件字迹。建水县农业局文件全宗号年度室编件号盒号36200611机构(问题)保管期限馆编件号收文号兽医站永久七、归档文件的编目1、件号与归档章上的件号一致。2、责任者，指制发文单位，以落款的单位名称为准，责任者过多时可适当省略。但立档单位是责任者的必须抄录。3、文号照抄不能省略。4、题名照抄不能省略，如果没有题名或题名不清楚时，要重拟标题并且加[]，会议记录应写明某年的会议记

5、录，人事文件要写出本单位的人的名字加（）5、日期写满八位，如2002年1月2日的文件日期写为20020102。6、页数是每件文件的总页数。7、备注。归档文件目录盒号：1件号责任者文号题名日期页数备注1县政府建政复〔2006〕×号关于×××××××的批复200601065含请示2县农业局建农发〔2006〕×号关于×××××××的规定200601283八、归档文件的装盒1、装盒要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒，不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。在同一保管期限下盒号要按年代顺序从“1”开始编排。2、备考表：整理人、检查人、时间。全宗号建水县农业局36年度2006保管期限

6、永久机构(问题)兽医站起止件号室1-27馆盒号1九、检索工具只要按保管期限和盒号把归档文件目录合在一起就形成了检索工具。十、归档文件的销毁无保存价值的文件要销毁。一般用收文登记簿来作销毁清册，在收文登记薄备注栏盖上“销毁”两字。文件要销毁时应由分管领导批准，二人监销。