归档文件和企事业单位管理文件归档整理方法

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1、归档文件和企业事业单位管理文件归档整理方法一、基本概念1.归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行分类、排列、编号、装订、编目、装盒,使之有序化的过程。企业事业单位的管理文件材料即党群管理、行政管理、经营管理、生产管理这四类文件材料适用于此方法整理。科技文件即产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器这四类文件材料不适用于此方法。3.件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,但也有不同的,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,

2、转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文(请示)与复文(批复)为一件。二、整理的基本要求1.整理原则遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。2.质量要求10归档文件应齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。归档文件应为一份原件,不保存多份。三、整理的步骤文件收集→分类(分年度、分问题、分期限)→排列→编号→装订→编目(录入目录)→装盒→放备考表1.文件收集机关事业单位按照《本单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,企业单位参照《国有企业文件材料

3、归档范围》和《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》,制订本企业的文件材料归档范围。结合各单位的具体情况,把握“以我为主,兼顾其他,宁多勿漏”的原则进行收集。本单位:红头文件白头文件外单位:与本单位有关系的与本单位职能没有直接关系,但要贯彻执行的注意文件的齐全、完整、手续完备2.文件分类把归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有机体系的过程。包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。我们一般采用“年度—问题—保管期限分类法”,即先区分年度,再分问题,最后分保管期限来分成若干小类。(1)分年度

4、:10以文件最后的落款时间来确定(个别没有时间的文件就要根据其内容来考证)。(2)分问题:按文件内容所说明的问题来区分,机关事业单位一般分为“党群工作类”、“行政管理类”、“业务工作类”,企业一般分为“经营管理类”、“生产管理类”、“行政管理类”、“党群管理类”。(3)分保管期限:按照《本单位文书档案保管期限表》,企业按照《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》结合各单位的实际情况,掌握“以我为重,职能优先;普发文件,十年保存”的原则来划分。保管期限为永久、定期两种,定期分为30年、10年。永久保管:本单位:红头文件(法规政策、重要业

5、务、重大活动、机构演变、人事任免等)白头文件(计划总结、重要报告、人员名册、综合统计报表、领导会议记录、重要会议材料、房屋买卖、土地征用、重要合同协议、资产登记等)上级单位:有关本单位(机构变化、领导任免、人员编制、集体和个人的奖惩、人事考核、职称评审、重要问题的批复、业务的重要文件等)30年保管:本单位:业务工作、人事管理、后勤事务管理等文件上级单位:需本单位贯彻执行的政策法规、长远规划等。10下级单位:重大问题专题报告、重要请示。10年保管:本单位:年度以下的计划总结及统计材料、召开会议、举办活动、安全保卫、后勤事务管理等一般性文

6、件。外单位:上级单位有关具体业务的一般性文件。市委、市政府及各部门普发的与本单位业务没有直接关系,但要贯彻执行的文件。下级单位报送的年度和年度以上的计划总结及统计材料。3.文件排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内(即保管期限),按时间结合事由、重要程度等排列。(1)排号:文件经过分年度、分问题、分保管期限后就变成系统的若干个小类,例如机关事业单位:2010年党群工作类永久2010年党群工作类30年2010年党群工作类10年2010年行政管理类永久2010年行政管理类30年2010年行政管理类10年2010年业务工作类永久2010年

7、业务工作类30年2010年业务工作类10年在每个小类里(即同一年、同一问题、同一保管期限)10所有文件按时间先后顺序从1开始排到最后为止,各个小类互不相联。例如企业单位:2008年经营管理类永久2008年经营管理类30年2008年经营管理类10年2008年生产管理类永久2008年生产管理类30年2008年生产管理类10年2008年行政管理类永久2008年行政管理类30年2008年行政管理类10年2008年党群管理类永久2008年党群管理类30年2008年党群管理类10年在每个小类里(即同一年、同一问题、同一保管期限)所有文件按时间先后

8、顺序从1开始排到最后为止,各个小类互不相联。(2)注意:在每个小类里,先排上级文件、再排本级、接着排下级;先排有文件号的,再排无文件号的。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可集中排列或装订成册。

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