归档文件和企事业单位管理文件归档整理方法

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1、归档文件和企业事业单位管理文件归档整理方法一、基本概念1．归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2．归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行分类、排列、编号、装订、编目、装盒，使之有序化的过程。企业事业单位的管理文件材料即党群管理、行政管理、经营管理、生产管理这四类文件材料适用于此方法整理。科技文件即产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器这四类文件材料不适用于此方法。3．件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，但也有不同的，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件

2、，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文（请示）与复文（批复）为一件。二、整理的基本要求1．整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2．质量要求10归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。归档文件应为一份原件，不保存多份。三、整理的步骤文件收集→分类（分年度、分问题、分期限）→排列→编号→装订→编目（录入目录）→装盒→放备考表1．文件收集机关事业单位按照《本单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，企业单位参照《国有企业文件

3、材料归档范围》和《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》，制订本企业的文件材料归档范围。结合各单位的具体情况，把握“以我为主，兼顾其他，宁多勿漏”的原则进行收集。本单位：红头文件白头文件外单位：与本单位有关系的与本单位职能没有直接关系，但要贯彻执行的注意文件的齐全、完整、手续完备2．文件分类把归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。我们一般采用“年度—问题—保管期限分类法”，即先区分年度，再分问题，最后分保管期限来分成若干小类。（1）

4、分年度：10以文件最后的落款时间来确定（个别没有时间的文件就要根据其内容来考证）。（2）分问题：按文件内容所说明的问题来区分，机关事业单位一般分为“党群工作类”、“行政管理类”、“业务工作类”，企业一般分为“经营管理类”、“生产管理类”、“行政管理类”、“党群管理类”。（3）分保管期限：按照《本单位文书档案保管期限表》，企业按照《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》结合各单位的实际情况，掌握“以我为重，职能优先；普发文件，十年保存”的原则来划分。保管期限为永久、定期两种，定期分为30年、10年。永久保管：本单位：红头文件（法规政策

5、、重要业务、重大活动、机构演变、人事任免等）白头文件（计划总结、重要报告、人员名册、综合统计报表、领导会议记录、重要会议材料、房屋买卖、土地征用、重要合同协议、资产登记等）上级单位：有关本单位（机构变化、领导任免、人员编制、集体和个人的奖惩、人事考核、职称评审、重要问题的批复、业务的重要文件等）30年保管：本单位：业务工作、人事管理、后勤事务管理等文件上级单位：需本单位贯彻执行的政策法规、长远规划等。10下级单位：重大问题专题报告、重要请示。10年保管：本单位：年度以下的计划总结及统计材料、召开会议、举办活动、安全保卫、后勤事务管理

6、等一般性文件。外单位：上级单位有关具体业务的一般性文件。市委、市政府及各部门普发的与本单位业务没有直接关系，但要贯彻执行的文件。下级单位报送的年度和年度以上的计划总结及统计材料。3．文件排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内（即保管期限），按时间结合事由、重要程度等排列。（1）排号：文件经过分年度、分问题、分保管期限后就变成系统的若干个小类，例如机关事业单位：2010年党群工作类永久2010年党群工作类30年2010年党群工作类10年2010年行政管理类永久2010年行政管理类30年2010年行政管理类10年2010年业务工作类永

7、久2010年业务工作类30年2010年业务工作类10年在每个小类里（即同一年、同一问题、同一保管期限）10所有文件按时间先后顺序从1开始排到最后为止，各个小类互不相联。例如企业单位：2008年经营管理类永久2008年经营管理类30年2008年经营管理类10年2008年生产管理类永久2008年生产管理类30年2008年生产管理类10年2008年行政管理类永久2008年行政管理类30年2008年行政管理类10年2008年党群管理类永久2008年党群管理类30年2008年党群管理类10年在每个小类里（即同一年、同一问题、同一保管期限）所有

8、文件按时间先后顺序从1开始排到最后为止，各个小类互不相联。（2）注意：在每个小类里，先排上级文件、再排本级、接着排下级；先排有文件号的，再排无文件号的。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可集中排列或装订成册。