归档文件整理方法

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1、归档文件整理规则第一节《归档文件整理规则》出台的背景和意义一、《归档文件整理规则》出台的背景2000年国家档案局发布了《归档文件整理规则（DA/T22－2000）》，《规则》在充分调研国内稳步归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。原《规则》10多年以来，对规范化和加强单位档案整理、促进档案工作更好服务经济社会发展发挥了积极作用。近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，信息化在档案管理的作用越来越大，原《规则》的一些内容经过

2、实践证明可以进一步规范统一。因此2014年起国家档案局组织力量对原《规则》进行修订，于2015年10月25日正式对外发布。二、《归档文件整理规则》出台的意义一是在遵循文件整理工作基本规律的基础上，简化整理步骤，提高文件整理效率；二是适应档案管理现代化需要，尤其是信息化在档案中的作用越来越大，归档文件整理要适应计算机存储、利用档案的需要；三是在实践的基础上，进一步规范统一归档文件整理，更有利于档案信息资源共享。23三、新《归档文件整理规则》与原《规则》相比内容的变化1、扩大适用范围2、优化整理流程，细化操作指引3、增加档号内容4、明确装订要求5、统一馆编、室编件号6、增加页

3、码编制要求第二节《归档文件整理规则》内容一、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。二、整理将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。新《规则》将纸质文件和电子文件的整理统一起来，同时把纸质文件和电子文件特有的整理要求单位列出，做到总分结合、条理清晰。三、件与档号1、件的定义：件是指归档文件的整理单位。232、档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件

4、的类别和排列顺序。四、归档文件整理原则1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。五、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。（一）文件材料齐

5、全完整的含义文件材料齐全完整，就一个机关而言，是指归档的文件材料能够全面地、真实地反映本单位的工作面貌，通过查看立档单位的全部档案，就能了解该单位的整个历史。（二）帐外文件的收集即“白头文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件。23（1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。（2）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。（3）合同、协议、出版物原稿。（4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词等材料。六、归档范围确定归档范围，

6、就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。（《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8号）（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。（二）不归档文件材料的范围231、上级机关的文件材料中，普发性不需本机

7、关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。七、一般要求：（一）组件件的构成：归