档案的整理与装订

《档案的整理与装订》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、档案的整理与装订科技档案的整理工作，就是由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分。科技档案整理的原则：遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。 科技档案的整理方法大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。（一）分类科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。 1、工程项目分类法。它适

2、用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。2、型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。3、专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。如：汽机、锅炉、电气各专业都应该分开存档。（二）案卷组织与排列案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。 科技文件材料

3、的排列要注意以下几点：（1）基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列；（2）设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列；（3）案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列；（4）图样材料的排列。有两种情况：一是对于有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系排列；（5）图文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，图样材料在后；（6）有译文的外文资料的排列。译文在前，原文在后。（三）案

4、卷编目科技文件组成案卷并进行系统排列后，就要对案卷进行编目，装订。通过案卷编目来固定案卷内科技文件的位置，揭示其内容，便于日后查找和利用。案卷编目工作内容包括编制卷内科技文件材料页号，填写卷内科技文件材料目录，填写卷内备考表，装订案卷、编制案卷封面和案卷脊背五项工作。1、案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号，以每卷为单位按卷内科技文件排列顺序采取阿拉伯数字从“１”开始依次逐页标注。页号编写的位置在其右下角编写页号。2、填写卷内科技文件材料目录。卷内目录是案卷内每一份科技文件材料或每一张图样的明细表，它放在卷内文件之首。其项目有：序号

5、、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注（如下图）。 3、填写卷内备考表 。卷内备考表是用来记载和说明归档前和归档后案卷内科技文件材料基本情况和变化的一种表格，其格式项目与填写方法如下：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，具体包括卷内文件材料缺损、更改、补充、移出、销毁等情况。立卷人：应由责任立卷人签名。立卷日期：应填写完成立卷的日期。检查人：应由案卷质量审核者签名。检查日期：应填写检查审核的日期。互见号：应填写反映同一内容而形式不同另行保管的档案保管的档号。档号后应注明档案载体形式，并加括号

6、。卷内备考表排列在卷内文件材料之后。4、填制案卷封面、编制案卷背脊。 案卷封面，是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。同时，它又对案卷内的科技文件起着保护作用，封面编制的质量和水平，将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制，关系到科技档案的管理和开发利用。封面的内容项目，主要由3部分组成。①档号项。包括档号，即本案卷的科技档案号，由目录号、分类号和卷号组成。如漳山一期工程锅炉采购合同，其档号为0100-8031-001。②案卷题名。又称案卷标题，是案卷内科技文件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征，是直接指引和帮助

7、利用科技档案的向导。③案卷的管理性内容项目。这一部分包括：立卷单位填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责人；编制日期，指案卷内科技文件形成的起止日期；保管期限，填写经鉴别划定的保管期限，即永久、长期、短期。；密级，密级是根据保密规定填卷内文件材料的最高密级，即绝密、机密、秘密。 编制案卷背脊标签。背脊标签，是管理和使用案卷的必备工具，其项目有保管期限、档号、案卷题名。 5、案卷装订装订前应对案卷内的文件材料进行必要的修整，使卷内文件材料达到整齐一致的要求。装订前要将案卷内不同尺寸的科技文件材料按要求折叠为统一的幅画。对规格不同不易装订的文件

8、材料，应当平行或阶梯式托裱在标准幅面白纸上，并按自左至右、自上而下的顺序在被托裱文件材料的右下角自“1”起编写出固定号。案卷的装订要选用线绳，采用三孔一线装订法，使