人事档案整理装订的现状与实践感悟

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1、人事档案整理装订的现状与实践感悟尹丽华（黑龙江省农垦哈尔滨就业服务中心，黑龙江哈尔滨150036）摘要：人才中心人事档案整理与装订工作一直都没有得到有效的开展。业务量大，需设专人管理；不直接与效益挂钩，也就不能引起重视等方面的现状不容忽视。木文依据实践经验做一些大胆的设想，力求探索出一条适合人才中心人事档案整理与装订的新思路。关键词：人事档案；整理装订；现状；实践感悟人事档案材料的整理和装订也是档案管理日常工作中很重要的一项，因其工作量大、实践性强、不能直接体现经济效益等特点。所以究其现状，确实不容乐观。1档案整理的现状1.1H常

2、业务量大，不能达到兼做整理工作有关部门规定。每管理1000份档案，可配备1名专职档案人员，可现实的情况是每一个单位都不能按此标准配备人员。具一项调查显示，一个市级人才中心管理的人事档案有几万份之多，每年人事档案接收也在2000份左右，但只配备3个人管理档案。分别做窗口接收、传递档案、查阅并录入电脑的业务。那么每个工作日应付这样大量的工作就耗费了很多时间。所以兼做整理装订很难实现。1.2没有直接与效益挂钩，也就不能引起重视整理装订既费时乂费力，如果设专人管理的话，加之整理装订材料与设备的费用，也是一笔很大的开销，又不能带来宜接的经济

3、效益。即便是设专人整理装订，按现有的《干部档案条例》里规定的的制度，每天最多整理装订5份,一年的工作日全部算上，也只能装订不到1500份，还有历年来未整理的档案。所以这一项繁杂的工作，对于人才中心来讲，的确很难有序的开展起来。1.3监管力度不够，缺少考核档案整理装订的机构和有效的办法多年来，有关部门只对有档案管理权限的企事业单位进行档案年度执法检查，而作为人才中心，这类专业管理档案的部门却很少有机构对其监督管理。这样一来在传统观念里，档案存放在库房中，人才中心只需对档案做简单的维护,保证其安全就完成了任务，实际上在档案信息资源受到

4、高度重视的今天，档案成了人才中心所有经济效益的核心，那么作为最基本的整理与装订工作确应引起关注。此外，档案年度执法检查在实践中也存在一些弊端，档案年度执法检查特点是检查的内容多，涵盖了档案工作全领域，其不足是在于检查吋间短，检查项目又多，只能留于表面。对核心业务一一收集、整理、保管工作质量检查时间少。1.4整理装订档案，还没有明确的适合人才中心的标准人爭档案的整理装订一般是按《干部档案条例》的规定，将收集起来的每一份档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、加工、装订成卷和归档。并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。程序特别繁琐，

5、要求对缺失项不能及时补充就不能按照目录的十项基本内容装订成册，而缺失材料的收集又是一项复杂费吋的工作。《干部档案整理工作细则》要求：“每个干部的档案材料，必须装订成卷。”而装订后的档案，还要做到卷面整洁，全卷整齐、平坦，对于过窄或破损未空出装订线的档案材料，则要在左边缝一条纸边，有时还要把同属一类的材料贴连在一起。这些不但影响到人事档案装订的进度，也造成档案在利用时不方便借出和影响复制的效果。1.5档案利用时查阅困难，现实紧迫装订问题急待解决代理单位每年都要派人来中心核查职工的档案，有时遇到特殊情况还需直接借出到社保局更改信息，由

6、于没有整理装订，档案内散页过多。另外没有整理也就不能对缺少的材料及吋收集，核对信息的过程既费时又费力，这直接影响到人事档案的有偿利用。从某一个角度来讲也是人才中心失职的表现。所以这个问题一直处在不解决不行，解决又被许多因素困扰的黏着状态。以上是对人事档案整理装订现状的粗浅认识，因为长期参与过装订档案的工作，也有一些在实践中的感悟，现做如下归纳：2实践中的感悟2.1利用业余时间，集中整理。达成效果后可只设一专人管理先集中突击整理装订原有的档案，可流水作业。实践证明，有整理材料、有切割打孔、有登记目录、有压制成册……每个人负责一个环节

7、，便于一个工种迅速达到熟练程度，优化于一个人的操作。待完成一定的档案数量后，可配备一专人陆续整理装订。2.2减少成本，可以印制统一的人才中心标识的档案盒、目录及隔页胶纸原有机关组织部门的档案夹，一是适合有一定级别和工作经历的干部档案，二是产生的费用较高。不适合档案内容较少，更换数量较多的人才中心使用。中心可根据实际情况印制统一标识打孔压制的的档案盒。方便随时填充内容，也可把档案的十项基本内容直接印制到目录上面，整理装订时只需用笔标出材料的页数及发生的时间。此外可把原有的隔页纸和隔页角换成隔页胶纸。使用时也减少了中间涂抹浆糊的环节。

8、这样一来既统一了标识又节约了成本，实用性也得到了强化。2.3加大监管，切实把档案整理与装订的工作落到实处各主管部门应加大监管的力度，档案局更应加强对人才中心进行档案年度执法检查。尤其是对核心业务一一收集、整理、保管等工作，档案局在定制检查计划时应多