提高高校学院办公室工作效能的探讨与实践

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1、提高高校学院办公室工作效能的探讨与实践　　【摘要】高校学院办公室效能代表了学校教学质量，也是高校发展效率的主要影响指标。文章分析了学院办公室的功能，并且对学院办公室的具体特点进行阐述，提出了几种可以提高办公室工作效能的方法，希望为高校建设发展做出贡献。【关键词】高校学院；学院办公室；工作效能新时代教育体系不断改革，高校管理制度也发生了很大的转变，学校由传统管理方法逐渐转向宏观管理。高校将权利下放，将管理重心放在基层管理之中，加强办学与管理工作的自主权，有效提高学院管理水平。而作为基层的管理部门，学院办公室的工作方式与职能发生了极大的变化。如何有效提高学院办公室

2、工作效能，完善教学管理体系，为教育改革提供支持，是高校管理必须重视的问题。一、学院办公室的特点（一）工作量大7高校学院办公室作为基层核心管理部门，具有工作量大的特点。在高效管理体制中，学院管理部门与学院日常工作是通过学院办公室进行沟通的，教学、学生、科研等工作需要通过办公室进行传达、实施。而且学院发展过程会发生很多问题，这些问题都需要学院办公室进行协调与处理，可以说学院办公室肩负了高校整体运营的所有问题。（二）时间性强社会发展速度不断提高，而学院管理也更加重视时效性，相关职能部门需要在任务下达后，通过规定时间完成任务。如果单一部门无法在规定时间内完成任务，需要

3、配合其他部门进行工作，如果没有良好的沟通，就会发生矛盾问题。任务超时完成或者质量下降都会影响学院正常运行效果，也会造成部门工作水平整体下降。（三）工作要求高学院办公室作为高校管理的窗口，其工作效果对学校形象的影响较大。学校办公室与各级部门、兄弟院校的合作交流中，工作水平直接影响学校发展速度，学校领导层将交流与沟通的重任交给学院办公室，对工作人员办公水平自然有很高的要求。工作人员必须具备一定业务水平与职业素质，使部门工作更加迅速，有效提高学院管理水平。（四）突发事件多学院办公室日常工作较为被动，与其他独立性较强的部门有很大差别，而且工作需要面对许多突发事件。为了

4、处理事项时符合学校管理发展方针，也要达到管理标准，处理的方式与程序就无法随意改变，这种被动处理法会增加事务处理难度，导致加班现象经常出现。7（五）人员素质不平均许多学院办公室存在重视实际工作的现象，而没有对工作人员进行定期培训，也有一些人员没有明确学院办公室的管理重点，造成办公室只能处理日常琐碎事务，工作效率不断降低。办公室内部缺乏沟通，同院系工作人员没有进行统一培训与交流，一些办公人员属于分配岗位，并没有专业的现代管理技能。这些问题都会导致管理人员缺乏专业水平，办公室人员也无法明确前进与发展的目标，服务职能不明确，管理方法较为落后。（六）工作方向多作为基层管

5、理机构，学院办公室可以提供事务处理、问题咨询、关系协调、参与政务等功能。学院办公室的日常工作大多是事务工作与服务工作，其中包括组织会议、处理公文、教学管理、研发管理、学生管理、后勤保障等，学院办公室即服务了相关部门、管理部门、广大职工，也为全体学生提供了帮助。目前高校主要使用的办公室功能为事务性服务，作为学院管理的枢纽，学院办公室必须沟通学生、教师、管理者的关系。二、提高学院办公室工作效能策略（一）优化人员结构7管理队伍的素质水平，直接影响学校发展的成败。为了提高学院办公室管理水平，首先需要优化管理队伍结构，通过科学的管理方法，提高工作人员素质。1.为了合理划

6、分办公室结构，需要在设置岗位与人员分配上，合理调控人员组成，根据职称、年龄、性别、学历进行划分，并且按照实际工作能力与人员流动情况，定期进行补充与调动，加强工作人员职业素质与思想政治水平。由于办公室工作繁琐，所以经常被人称为“打杂人员”，工作人员不仅要面对每天繁琐的工作任务，还无法被人理解。所以需要培养办公人员的幕后精神，加强思想政治教育，培养出爱岗敬业、默默奉献的革命精神。2.提高办公室的工作效率，必须具有高度契合的人员协助能力。办公室工作十分繁琐，虽然进行了简单的分工，但是许多事务工作成分复杂，有时两者互相协作与配合，可以有效提高工作效率。办公室成员必须凝

7、聚在一起，齐心协力为学校发展做出贡献。在办公室中实施首问责任制是非常有效的方法，无论什么问题与工作，只要有办公人员进行询问，被询问者必须认真回答，并且积极帮助办公人员完成任务，不能推卸非自己职责范围的工作，充分体现出办公室协作精神。73.学院办公室的工作效能，归根结底是每一位工作人员业务水平的外在表现，所以必须提高人员专业水平与职业素质。学院办公室虽然工作较为繁琐，但是也需要较高的业务素质与水平，高校必须定期对办公人员进行培训。在办公过程中，请专业管理专家开展讲座，帮助办公室人员学习新的管理方法，并且定期组织管理人员到其他高校学习管理经验，也可以通过学院之间的

8、交流，提高兄弟院校亲密度。（二）完善管