如何做好高校档案收集工作

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1、如何做好高校档案收集工作摘要：高校档案收集工作在高校档案管理工作中占有非常重要的位置，它相当于高校档案管理工作的地基，由此可以看出，只有做好高校档案收集工作，才能保证高校档案管理工作的顺利开展。本研究就将针对”如何做好高校档案收集工作”这一主题进行阐述，使广大民众对这方面的内容有一个更加深入而且全面的了解。关键词：高校档案收集工作原则前言：高校在开展工作的时候，会产生很多档案资料，在这种情况下，学校档案机构就需要将这些档案资料收集起来，并将其合理的存储，便于日后的使用。其实，高校档案收集工作是较为繁琐的，它在高校档案工作中也发挥着不可替代的作用。而为了使高校档案收集

2、工作更加顺利的进行，相关工作人员需要熟练掌握档案收集技能，合理的应用档案收集方法。笔者也希望本研究所阐述的内容能够对相关工作人员做好高校档案收集工作有些许帮助。[1]一、高校档案收集工作的工作原则5高校档案收集工作的工作原则，具体如下：（1）收集的档案资料要完整、准确、真实，与高校的发展历史相吻合，这样才能在日后的使用中成为依据；（2）收集的档案资料要具有使用价值；（3）收集的档案资料不可以是复印件；（4）相关工作人员需要正确区分文件和档案，正在使用的文件不能称之为档案；（5）相关工作人员要有较为丰富的专业知识，较强的专业技能，除此之外，还要有较强的责任心，对自己的

3、工作非常的认可。[2]二、高校档案收集工作存在的问题1.高校档案资料内容失真高校的材料收集归档工作是高校档案收集工作的首要步骤，它是高校档案收集工作完成质量高低的决定因素之一。如今，我国的高校档案收集工作总是会出现这样的问题，像，档案资料残缺不全、内容失真，档案资料质量不达标，无法全面且系统的再现高校的活动历史、发展历史。这也就意味着，这种档案资料失去了它原本应有的使用价值。2.高校档案收集手段不完善，档案收集工作人员工作水平有限5如今，我国的科学技术水平在不断提高，计算机网络技术也在迅猛发展。在这种情况下，档案信息网络化是势在必行的。高校档案收集工作如果想高效、顺

4、利的开展，就必须要对档案资料进行现代化管理。然而，我国的高校档案收集手段还不是十分的完善，档案收集人员的工作技能也存在诸多问题，例如：（1）管理设备较为老旧；（2）档案收集手段不够现代化、专业化；（3）档案收集工作人员所掌握的知识不符合时代发展的潮流，其思想观念也过于保守；（4）档案部门缺乏专业人才。[3]3.高校档案收集制度不完善由于我国缺少高校档案收集制度，不少档案收集工作人员对自己的工作不够重视，没有及时对档案资料进行归档、整理，收集的档案资料也残缺不全，由此可以看出，完善高校档案收集制度是非常有必要的。三、如何做好高校档案收集工作1.制定明确的高校档案收集制

5、度制定明确的高校档案收集制度：（1）档案收集人员要明确自己的工作内容，对自己的工作要高度的重视，并且要承担相应的责任；（2）确保档案资料的完整性、真实性和准确性；（3）将档案资料进行科学、系统的分类，这样，便于工作人员的查找；（4）在规定时间内，将各部门的档案资料需要进行归档处理，各个部门的归档时间要根据工作性质、工作内容来确定；（5）在规定时间内，相关工作人员需要及时交接档案资料；（6）归档的档案资料要含有领导、负责人以及档案专员的签字（盖章）；（7）纸质档案与电子档案要同步归档；（8）电子档案的存储要设置账号、密码，相关工作人员在查找电子档案的时候，要按照相关程

6、序并得到上级许可才能进行查找。2.提升高校档案收集人员的专业素质53.提升高校领导对档案收集工作的重视程度4.掌握高校档案利用情况高校应该增加馆藏资源，这样，才能更加高效、便捷的了解高校档案利用情况。档案收集人员通过了解档案利用情况，可以了解哪些档案资料被阅览的频率更高，从而有针对性的对档案资料进行保管，日后的档案收集工作也会因此更易于进行。5.调整归档范围高校的职能活动不是一定的，它是随着时代的发展而变化的。高校的档案部门是记录这些职能活动的重要组成部分，这也就意味着，高校档案部门的记录方法、归档范围是要随着职能活动的改变而改变的。所以，高校档案收集人员就要用科学

7、的方法及时调整归档范围。6.提高档案工作现代化管理水平档案工作现代化管理水平的提升是一种必然趋势，提高档案工作现代化管理水平的方法，具体如下；（1）要对纸质档案和电子档案进行同步处理；（2）建立网络档案信息分享平台；（3）确保电子档案资料的准确性、安全性；（4）提升电子档案管理人员的档案处理水平；（5）建立档案收集网络。7.完善档案收集形式5档案收集形式是有很多种的，具体如下：（1）集中收集。就是统一收集高校各个部门在每年的年初形成的档案资料。这种收集方法一般都用于普遍性材料的收集；（2）专题收集。专题收集一般都应用于高校活动材料的收集，像招新大会、新生欢迎会、