浅谈如何做好医院档案收集和保管工作

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1、浅谈如何做好医院档案收集和保管工作中国医学科学院肿瘤医院深圳医院广东深圳518000摘要：众所周知，医院档案收集工作是一项长期性的工作，有着一定的复杂性与专业性，档案室应对该项工作给予做够的重视。目前，随着医疗卫生体制改革的不断深化，医院档案资源的数量逐渐增多，涉及内容日趋广泛，对医院档案收集工作带来前所未有的挑战，使得当前医院档案收集工作出现了数量不足、材料不全、质量不高、收集不主动等问题。鉴于此，木文对医院档案收集工作的现有问题及其产生原因进行了分析，在此基础上，就如何改进医院档案收集工作提出了一些思路与对策，供同行参考。关键词：医院；

2、档案收集；问题；对策；档案整理；保管1、医院档案收集工作中的现有问题目前，我国医院档案室在档案收集工作中普遍存在以下几个问题：1.1归档材料数量不足目前，许多医院档案材料数量低于预期，这是因为许多应归档的档案资料未被及时归档，具体原因括以下几点：1)一些其他部门的工作人员缺乏归档意识，认为在自身工作过程中形成的档案资料应由自己保管，因而未能及时将一些需要归档的资料交给档案室；2)—些部门认为资料交给档案室后，一旦需要查找调用将大费周章，因此宁愿自己保管这些资料，以便自己今后取用；3)由于缺乏归档意识，一些部门的工作人员在发生岗位变动时，仅仅

3、将手头的工作对新人进行了交接，而档案材料却往往被忽视，导致档案资源流失；4)一些医院的档案归档工作较为繁琐，在医疗工作任务十分繁重的情况下，许多部门的工作人员不能及时对相皮材料进行归控。1.2归档材料不全目前，许多医院档案室在档案收集中存在材料不全的问题，主要表现为：1)卷内文件材料不全。由于文件材料的形成部门未能认真对待立卷工作，导致部分档案资料丢失，进而造成卷内材料不齐全，例如奋些关于设备购入或建设项0的文书档案，仅有医院向上级的请示报告而没有批复文件；2）归档材料载体单一。一些档案信息是以电子文档、音像制品、实物等形式存在的，因此，在

4、医院档案收集过程中，那些与医院各项管理、科研、医疗业务奋关的光盘、视频、电子、录像带等等均应被一并纳入档案资料中，但事实上，很多医院在收集档案资料时仅重视纸稿资料，忽视了对其他载体的档案资料的收集。1.3归档文件质量偏低目前，我国许多医院档案室在档案收集过程中缺乏规范性控制，导致归档文件的质量参差不齐，现冇问题主要有：1）文稿不规范。许多档案形成部门不重视文稿的规范性，一些文书档案上缺乏落款单位、落款吋间；部门批复文件上缺乏负责人的签字；文稿的书写未按要求使用碳素笔，而是用蓝色墨水、圆珠笔等书写；2）未按要求归档。如纸张大小不整齐，未按要求

5、编排贞码，金属钉的使用不规范或未按要求去除金属钉，纸稿的排列顺序不规范，分类不符合归档要求，未按要求设置0录，缺乏负责人签字等等。1.4归档不及时医院档案的收集工作，需要档案收集人员与档案形成部门共冋努力来完成。而一些部门在档案收集方面的主动性不足，很多档案资料都不能被及吋归档。加之医院许多部门工作较为繁忙，即便档案室工作人员经常催促，也冇很多档案不能被及吋归档，而档案室对这种情况却常常无可奈何。2、医院档案收集工作改进对策为解决上述问题，进一步提升医院档案收集工作的效率与质量，应采取以下几项改进对策：2.1树立归档意识提升医院各部门工作人

6、员的归档意识，对于提升档案收集工作效率和质量有着重要的意义，对此，医院档案室应积极开展档案知识宣传教育，引导医院全员逐步树立归档意识，对此可采取以下措施：1）积极宣传国家关于医院档案管理的法律法规，医院档案室的规章制度，引导医院各部门工作人员按照国家和医院要求自觉归档；2）结合各部门工作的性质与特点，向其宣传归档的范围、要求、内容等等，使各部门准确认识归档工作，在归档过程中有的放矢，事半功倍，进而消除其对归档工作的困惑与厌烦；3）联合医院领导和人事部门，对在归档工作中表现良好的部门和个人给予适当的奖励，使其发挥模范带头作用，促进其他部门和个

7、人效仿先进部门和个人，形成一种竞争的氛围，以充分激发医院全员在档案收集工作中的积极性。2.2强化指导与监督强化对归档过程的指导与监督，对于提升档案质量和促进及吋归档奋着重要的意义，对此可采取以下措施：1）做好档案人员的培训和指导。定期对医院各部门档案负责人员进行归档知识和技能培训，及吋解答档案人员在档案形成过程中的疑问和难题，指导其规范归档，此外，档案收集人员还可以针对不冋的档案类别或根据归档部门的需要灵活开展集中培训、个别指导及上门指导、电话指导、网上指导等；2）强化归档工作的监督与控制。医院档案收集人员应对正在归档部门的归档工作进行监督

8、，对归档中的常见问题，如归档不及吋、材料不规范、材料不齐全等问题进行及吋纠正，从源头上控制好归档文件的质量；3）强化档案收集规范化建设。为了提升医院归档文件的整体质量，档案收集人