如何做好高校档案管理工作

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1、如何做好高校档案管理工作【摘要】高校档案在高校人才培养和科学研究等领域发挥着基础性的作用。然而，传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求。高校档案是高等院校活动的直接记录，档案和档案管理对于高校发展来说意义重要。随着社会主义建设的不断发展，高校对档案管理的要求也越来越高，对档案管理的信息化程度也有更高要求，然而，我国的高校档案管理工作仍存在着诸多问题，本文针对这些问题和不足，提出了改进的建议和措施。　　【关键词】高校档案现代化管理档案管理档案工作　　【】G271【】A【】1674－4810（2012）02－0041－01　　　　一目前高校档案管理中存在的问题　　1．对档案的

2、重视程度不够　　各级管理层面上的档案意识薄弱，对归档和建档的意义重视不够，高校各教学院（系）及管理职能部门与档案的建立密切相关，但许多基层单位并没有制订和执行档案的归档细则，缺乏规范化操作程序。档案管理人员的服务意识淡薄，只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作，建立的档案缺乏系统性和完整性。由于对档案的建设和管理缺乏足够的认识，导致归档材料的不齐全或不完整。还有的在办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案材料严重丢失，无处寻找，严重影响了档案的完整性。　　2．归档内容程式化，不符合时代发展需求，生成的归档材料缺乏系统性和完整性　　高校教

3、育在结构、类型、层次等方面的多元化发展趋势，使得高校档案的门类、数量、信息量大为增加，档案内容也日趋复杂和多样。但许多高校的档案规范性管理目标不明确，档案资料的整理缺乏统一的分类和可执行标准，档案处理不科学。由此导致了档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高，归档材料不齐，难以全面反映学校的教学管理水平和教学质量。　　3．管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后　　大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，一些归档的材

4、料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人的现实情况，导致档案管理的不完整。　　4．经费不足、设备不全、硬件建设差　　档案工作要有必不可少的物质基础，必须安排一定的专项经费，一是用于档案库房设备的不断完善，保障档案保管的基础条件；二是用于从事档案的科研工作，将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设，科研经费比重大，不重视档案工作，对档案事业的经费投入不足，有的高校根本没有把档案工作经费列入规划行列中，即使列入了规划，所占比例也很少。　　5．对档案工作的宣传不够，群众参与意识薄弱　　由于档案工作宣传力度不深，广度不够，在社会上影响不大

5、，知名度不高，很多人对档案不了解，档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益，还没有被广大群众所认识。　　针对以上档案管理工作中出现的问题，如何做好高校档案管理工作，是目前亟待解决的问题。　　二对策　　1．利用现代化管理手段，开展科学全新档案管理新局面，建立X络实现管理机构现代化　　高校的优势在于具有完善的校园X，各部处为了工作的需要纷纷建立了本部门的主页，X络已真正成为了各类信息的传递中心。要充分利用合校后的有利条件，利用计算机X络开发出各类可行的软件系统，在X上建立档案馆档案信息收存X站，内容涵盖高校所有所需存档的材料，目的是让学校有关人员可随时将相应的资料，通过

6、X络向档案馆提供内容全面、语言简练的信息，使学校档案工作人员在接收各类存档材料时，起到监督和检查的作用。　　2．运用高新技术，实现管理方法的现代化　　现代化体现在管理的科学化和高效率，高校档案管理应逐步向现代化管理型转化，高校档案馆应配备齐全的现代化设备，实现档案计算机管理，建立档案编号系统、姓氏排列系统、科学的归档系统。应广泛采用计算机开发更多、更好的档案管理软件，达到信息交流X络化，咨询业务智能化，档案管理标准化，档案工作程序化。　　三提高高校档案管理工作人员的知识能力　　1．精于档案管理专业知识档案　　档案管理工作看似简单，但实际上却是一个具有很强的专业性和技术性的工作。一个合格

7、的档案管理人员不仅要透彻了解自己本专业的知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，学习相关的理论知识，提高自己的工作能力。　　2．档案管理人员必须具备广博的知识　　档案管理需要进行分类处理，而分类处理是以档案的内容进行区分的，档案内容来自各方面，如果没有广博的知识，根本无法看懂里面的内容，对于分类和管理就无从谈起了。此外，作为一名管理人员，相关的文字编辑是少不了的工作内容，因此，管理人员还要具备一定的语言基础和写作能力，并要有一定的基础进行