文书与档案管理基础知识（第二版） 教学课件 作者 邹绮第七章 档案保管和保护.ppt

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1、课程教学PPT单击此处添加标题文字第七章档案保管与保护学习目标掌握档案保管工作的任务和内容了解进行档案保管的基本工作条件掌握档案库房管理的基本方法了解档案损坏的基本原因掌握档案保护和修复的基本技术第七章档案保管与保护第一节档案保管第一节档案保管教学目标1.了解档案保管工作的任务和内容。2.熟悉进行档案保管的基本工作条件。3.掌握档案库房管理的基本方法。第一节档案保管教学重点1.档案保管的定义。2.档案库房管理规定教学难点档案库房管理方法第一节档案保管档案保管是指对已经整理好并存入库房的档案，根据其内容、形式和材质，采取的科学存放

2、和安全防护措施，是一项日常维护和保护工作。档案保护则是研究档案制成材料损坏规律及科学保护档案技术方法，避免或减缓各种不利因素对档案制成材料的破坏作用，延长档案寿命。档案的保管必须借助一定的物质条件，物质条件的优劣决定着档案保管水平的高低。档案保管的物质条件是指档案保管所需的一切物质装备。第一节档案保管一、档案保管的工作条件1.档案库房存放档案的空间场所（建筑物），应符合档案保管的专业要求，主要有以下具体要求：（1）专用。档案库房不能和办公室合用，也不能放置其他杂物。在楼层安排上应避免“顶天立地”，即尽可能不用底层和最高层做库房。

3、（2）坚固。档案库房必须是正规的建筑物，门窗的封闭性能良好，坚固耐火，并具有防强光和防风沙的功能，不能是临时、简陋建筑。如图7-1所示。第一节档案保管图7-1档案库房第一节档案保管（3）建筑及其材质符合要求。档案库房不能是木质结构；不能使用易燃和保温、隔热性能差的建材；符合防火、防水、防潮、防光、防污染源等基本要求。（4）位置适宜。档案库房不能建在低洼处，要远离水源、火源、污染源；地下室和顶层楼房不能用作档案库房。在交通条件方面，即要方便利用，又要便于必要时档案的疏散搬迁第一节档案保管2.档案库房设备档案库房的基本设备包括防火、

4、防盗装置、空气温湿度监控测试和调节设备。（1）档案库房防火、防盗监控设备主要有无线红外探测器、烟感、温感火灾探测器、自动报警器、气体灭火设备。（2）温湿度监控设备。目前，国内温湿度测量设备有：普通温湿度计、干湿球温湿度计、日记（周记）式温湿度记录仪、智能温湿度记录仪、多路温湿度自动测控仪、温湿度自动监控管理系统等。（3）空调设备主要有中央空调、单体空调（窗式、分体、柜式等）。（4）湿度调节设备有去湿机、加湿器等。第一节档案保管3.档案装具档案装具是放置档案实体的设备器具，是档案馆（室）必备的物质条件之一。主要包括档案箱、档案架和

5、档案柜。（1）档案箱。档案箱一般叠放使用，优点是便于挪动，能防尘、防盗，缺点是造价高，占用空间较多。（2）档案柜。是比较传统的档案装具，使用灵活，便于挪动，有利于防火、防光、防尘、防虫、防鼠，对危害档案的因素有一定的延缓和阻挡作用。如图7-2所示。第一节档案保管图7-2档案装具第一节档案保管（3）档案架。分为开放式档案架和活动式密集架两种。开放式档案架结构简单，造价便宜，空间利用率高，但对于防止和延缓各种有害因素对档案的损坏来说，不如档案箱、柜，所以，开放架适用于能够大范围控制温湿度的库房，一般情况下，档案数量多，保护条件较好的

6、库房可用开放架；活动式密集架提高库房使用面积，使库房单位面积档案的贮存量增加1.5-2倍，并且有利于防火、防光、防尘。但造价较高，调阅档案不及一般档案架方便。对库房承重能力有一定的要求。第一节档案保管4.档案包装材料档案包装后可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的危害，减少档案载体的机械磨损。主要材料包括档案卷皮、卷盒及包装纸等（1）卷皮。卷皮是封面与封底连为一体的半封闭式卷夹，它不仅可以保护文件，同时它本身也是案卷的封面，便于查找利用。分为软卷皮和硬卷皮两种。（2）卷（件）盒。卷盒则是全封闭式的盒子，有利于防光、防尘、减少机械磨

7、损，是目前保管案卷的一种较好的方法。如图7-3所示。（3）包装纸。一些既不适于装订，也不便于装盒的档案，可以用比较结实的纸张包装存放。第一节档案保管图7-3档案盒第一节档案保管知识窗卷皮和卷盒规格软卷皮规格为297㎜×210㎜（A4型文件用纸）或260㎜×185㎜（16开文件用纸），用软卷皮包装的案卷必须装入卷盒中存放。硬卷皮规格为300㎜×220㎜或280㎜×210㎜（长和宽），厚度分别为10㎜、15㎜、20㎜三种。卷盒的外形尺寸为300㎜×220㎜（长和宽），盒脊厚度有30㎜、40㎜、50㎜三种规格。为防止档案散落，卷盒要有

8、绳带等扣紧装置。第一节档案保管二、档案库房管理规定1.人员出入库管理库房管理人员既是库房管理的主体，也是库房管理的对象。一般情况下，档案库房只允许库房管理人员进入，非库房管理人员原则上不允许进入档案库房。因工作需要，如参观、维护库房、设备等需进入库房时，则需对进