文书与档案管理基础知识（第二版） 教学课件 作者 邹绮第十一章 档案登记与统计.ppt

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1、课程教学PPT单击此处添加标题文字第十一章档案登记与统计学习目标了解档案登记的基本概念、内容和重点掌握档案登记工作的工作形式了解档案统计的基本概念掌握档案统计工作的基本要求和步骤第十一章档案登记与统计第一节档案登记工作第一节档案登记工作教学目标1.了解档案登记的基本概念、内容和重点2.掌握档案登记工作的主要形式第一节档案登记工作教学重点1.档案状况登记的主要形式2.档案工作登记的主要内容教学难点：档案状况登记与档案工作登记的联系和区别第一节档案登记工作档案登记是指利用簿、册、表、单等形式，对档案的接收、移交、鉴定、保管、利用、销毁等情况进行随时随地记载的工作。档案登记是档案统计

2、的基础，档案登记成果是档案统计的重要素材，两者之间的关系极为紧密。第一节档案登记工作档案登记工作可分为档案状况登记和档案工作登记两大部份。一、档案状况登记档案状况登记是对档案的数量、存在与保管的状态、档案变化情况进行的登记。进行登记的具体形式包括以下几种。第一节档案登记工作1.案卷目录与卷内文件目录案卷目录与卷内文件目录在档案管理中具有多重性质和作用。它们是两种最基本的登记记录，反映着档案的数量与存在状态。案卷目录记录每一个案卷的基本情况，卷内文件目录记录每一份档案文件的基本情况，这两种目录的总体又记录着所有案卷及文件的总数量与总体秩序和状态。案卷目录和卷内文件目录的登记格式分

3、别见表11-1、表11-2。第一节档案登记工作序号档号案卷题名案卷起止日期件数页数保管期限备注序号文号责任者题名日期页次备注表11-1案卷目录表11-2卷内文件目录第一节档案登记工作2.档案接收登记簿专门记录档案进入规模较大的档案馆（库、室）的簿册式登记形式。它以档案进入的次数为单位进行登记，即每接收一次，都要登记一个条目。登记格式见表11-3。表11-3档案接收登簿顺序号收进日期移交单位文据（名称日期、号数）全宗（或一部份名称）所属年度数量档案状况简要说明全宗号备注案卷米第一节档案登记工作3.档案成份和数量变化情况报告表这是档案馆（室）向档案行政管理机关报送的一种登记表，旨在

4、报告所管现档案（以全宗为单位）的变化情况。登记格式见表11-4。表11-4档案成份和数量变化情况表全宗号全宗名称新收进移出年12月31日全宗内档案总数备注组织机构（类别名称）年度组织机构（类别名称）年度已整理编目未整理编目（米）卷米第一节档案登记工作4.全宗名册档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记时需要使用全宗名册。登记格式见表11-5。表11-5全宗名册全宗号初次入馆日期全宗名称移出说明备注第一节档案登记工作5、全宗单详细登记每一个全宗的登记形式。主要用于档案馆和保存较多全宗的档案室，其形式为单页。每一张全宗单登记一个全宗的详细情况，且登记内容比

5、全宗名册要详细得多。其格式见表11-6。表11-6全宗单全总名称的起止日期全总名称全宗初次入馆日期全宗卡片包送情况档案检索工具及其编制说明旧全宗号备注第一节档案登记工作6.案卷目录登记簿是档案馆（室）以案卷目录的本、册为单位，对所有全宗案卷目录进行的登记，每一本、册案卷登记为一个条目。登记格式见表11-7。表11-7案卷目录登簿顺序号全宗号目录号目录名称所属年度案卷数量目录页数目录份数移出说明备注第一节档案登记工作7.档案总登记簿全面系统地记录反映档案的收进、移出及数量变化情况。登记格式见表11-8。表11-8档案总登记簿顺序号全宗号目录号目录名称所属年度案卷数量目录页数目录份

6、数移出说明备注第一节档案登记工作二、档案工作登记档案工作登记则是对档案工作过程中的重要情况和工作行为、事实、数据进行的登记。档案资源开发、提供利用情况，是档案登记工作的重点内容。第一节档案登记工作1.档案出入库登记这是档案借阅登记的辅助手段，也是档案库房管理的具体手段。登记簿放置在库房入口或库房中的固定位置，只要发生档案调出或归入，均应进行登记。登记格式见表11-9。表11-9档案出库登记表出库日期出库时间（时刻）档号数量原因（用途）经手人备注第一节档案登记工作2.档案清点、检查登记档案清点、检查登记是指在对档案进行定期或不定期的清点、检查过程中，及清点、检查完毕之后所进行的档

7、案登记。登记格式见表11-10。表11-10档案清点、检查登记簿日期清点检查的原因过程所发现的问题结论经手人备注第一节档案登记工作3.档案借出登记档案被借出档案机构之外时需填写档案借出登记簿，此登记簿档案馆和档案室均可使用。登记格式见表11-11。表11-11档案借出登记簿序号日期单位案卷或文件题名利用目的数量借出人签字档案馆经手人归还日期归还人签字档案馆经手人累计借出档案数量借阅人次第一节档案登记工作4.档案利用效果登记档案利用登记簿是一种全面、系统地记录档案提供利用情况的综合性登记。它既