管理档案的秘诀

《管理档案的秘诀》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、管理檔案的秘訣1•使用「我的文件」：在『桌面』存放檔案有兩個缺點，請務必將個人資料放在C槽以外的磁區以保安全缺點1-開機載入時速度慢缺點2-桌面也是C槽，一格式化資料都沒有了目標資料决位置目標（D：D:

2、還原成預設値®

3、

4、移動（M）…]

5、搜尋目標©-.]1從『我的文件』按右鍵選擇『內容』'可更改『目標資料夾位置』，例如『D:』將系統軟體與檔案分開置於不同的磁區。以便於檔案備份、系統升級或重新安裝。2•使用捷徑來取代：如果需要經常使用的檔案，可以建立捷徑來代替。若要建立捷徑，請用滑鼠右鍵按一下檔案，再按一下『建立捷徑』。您可以將捷徑拖放至桌面或其他位置。3名稱

6、儘量簡短：□QMyDocuments曰亡

7、CreativeWriting日亡）GreatAmericanNovel□亡JFirstDraftOChapterOne雖然Windows可以讓您使用長檔名，但長檔名會讓顯示時，變得雜亂。愈簡單，愈清楚。例如，與其建立一個名爲GreatAmericanNovelChapterOneFirstEffort.doc的檔案，不如像圖1來分層別類。4•將進行中和已完成的工作分開：大約每隔一個月，就要將不再處理的檔案移到其他資料夾或位置。5•將相似的檔案存放在一起：將資料夾限制在單一文件類型（或一種主要類型），可以讓您善加利用『W

8、indows檔案總管』中的圖片、音樂資料夾範本。這樣可以讓您更容易找到檔案。例如，將您所有的圖形都放在『我的圖片』，就能夠輕易地使用檔案總管中的影片檢視及幻燈片功能，尋找正確的圖片。6•避免大型的資料夾結構:OtarejQCJuyCcnranmU1丿门u如杲您需耍將那麼多的子資料夾放在一個資料夾中，就沒辦法一眼看到所有子資料夾，請考慮建立一個字母功能表。範例如「圖2」所示：利用字母功能表來避免大型檔案結構的做法。或利用數字來排序。7•使用縮寫：使用一般縮寫'讓檔案名稱保持簡短'例如：ky”代表嘉義市，”shes”代表世賢。這樣可以讓檔名更具有敘述性，您也比較容易

9、透過『搜尋』功能來找到檔案（必要時）。&資料夾使用縮圖或變更圖示:資料夾圖片要用縮圖檢視的話，您可以將圖片預負:放在這個資斜夾來提醒您資料夾的內容。選搏圖片迥…還原成預設値（R）

10、蠶瞬y躺標準制夾圖示變更變更圖示①…在『縮圖』檢視中搜尋整個資料夾。這樣比較容易查閱，而且您可以將圖片或美工圖案放在資料夾中,讓您更易於辨識，用滑鼠右鍵按一下資料夾，再按一下『內容』。在『內容』對話方塊中，按一下『自訂』標籤。在『資料夾』圖片區域中，按一下『選擇圖片』。也可以用『變更圖示』來標示您的資料夾以利辨識。9•依日期來組織檔案:文件名稱中使用日期。例如：960201表示96年2

11、月1日。可以依日期排序。10•採用一致的方式來命名檔案及資料夾：針對最常建立的檔案種類，發展出一套命名方法並持續使用。※請牢記您的各種個人帳號或密碼。※重要的郵件請另存新檔，建立一個郵件資料夾來保存。而通訊錄可以『匯出』以做備份。